Hvordan gjennomgå filer i innsendinger

Denne artikkelen vil forklare gjennomgangsfunksjonene til innsendinger. Alle revisorer kan gjennomgå parallelt og oppretter formateringer og kommentarer på de avleverte filene. Å legge til en gjennomgang i innsendingsflyten er valgfritt.

Hvordan legge til kommentarer og markups

Granskningsledere og godkjennere har muligheten til å legge til kommentarer i trinnene 'Send til gjennomgang' og 'Godkjenn'.

Kommentarer fungerer på samme måte som i alle andre Box-funksjoner og kan brukes til å kommunisere utenfor innsendingprosessen.

For å gjøre dette, gå til

BoxInnsendingerVelg innsendingen dinÅpne en filNy kommentar

Aktive revisjoner finner du i Box Revisjoner Mine revisjoner.

Åpne en gjennomgang ved å dobbeltklikke på den eller velge fra listen og klikke Vis.

Hvis en bruker tilhører flere brukergrupper som er lagt til i gjennomgangstrinnet, vil de bli bedt om å velge hvilken granskerolle de har.

En gjennomgang er organisert slik:

1. Knapp for å skifte status er plassert øverst på skjermen. Klikker Fullfør gjennomgang vil avslutte gjennomgangen for hele gjennomgangsgruppen.
2. Statusen til innsendingen kan sees her.
3. Forløpet kan sees øverst på innsendingen. Den uthevede boksen (i dette tilfellet 'Gjennomgang' viser den nåværende fasen av innsendingen.
4. Filene som er til gjennomgang kan sees her. Klikk på en fil for å åpne den og få tilgang til kommentar- og formateringsfunksjonene.
5. Den generelle informasjonen for innsendingen kan sees her.
6. Vedlegg lagt til innsendingen kan finnes her.
7. Hele historien til innsendingen vises her og oppdateres automatisk.

Ved å klikke på en fil åpnes den, og herfra er det mulig å legge til og se bemerkninger og kommentarer for filen.

Bemerkninger i innsendinger har ikke en mal som kan justeres, og er ikke tildelt noen.

De er ment å være enkle merknader der granskere kan gi sine meninger om filene. Granskere kan slette sine kommentarer (før de fullfører sin gjennomgang), men kan ikke slette kommentarene til andre granskere.

Nye merknader kan legges til ved å klikke på Ny merknad.

Du må opprette minst én merknad ved å bruke verktøyene fra verktøylinjen nederst i visningen.

Når en markering er lagt til, kan en tittel og beskrivelse for kommentaren skrives.

Alle kommentarer kan sees som markeringer på filen, eller i en listevisning i sidepanelet.

Dette kan slås av og på ved å klikke Vis merknader og velge et alternativ.

Du kan også velge å bare se kommentarer fra gruppen din ved å aktivere 'Vis bare gruppekommentarer' i sidepanelet.

Du kan åpne en kommentar ved å klikke på markeringen eller fra listevisningen i sidepanelet. Da er det mulig å skrive en melding på bemerkningen. Hver brukergruppe i gjennomgangen kan legge til meldinger til hverandres kommentarer.

All korrespondanse lagres i innsendingen når gjennomgangen er fullført.

Hvordan fullføre en gjennomgang

Når en gjennomgangsgruppe er ferdig med å legge til merknader i innsendingen, kan de markere gjennomgangen som fullført, ved å klikke på Fullfør gjennomgang. Hvis granskingssvar er lagt til, kan de velges fra popup-vinduet, og det er mulig å legge til en melding.

Hvordan slette eller redigere kommentarer

Det er mulig å redigere eller slette en bemerkning under gjennomgangsprosessen for din nåværende gjennomgangsgruppe. Merk at du ikke kan redigere markeringene for kommentarer, kun tittelen og meldingen.

Redigering av en merknad kan gjøres ved å åpne en merknad og klikke på ikonet ved siden av enten tittelen eller beskrivelsen.

For å slette en merknad, hold musen over den i listevisningen og klikk . Du blir bedt om å bekrefte om du vil slette bemerkningen.

Hvordan godkjenne eller avvise en innsending

Når alle gjennomganger er merket som fullført, eller en tidsfrist har passert, kan brukerne med godkjennerrollen evaluere innsendingen og enten godkjenne eller avvise den.

Godkjenneren vil se en oversikt over aktiviteter fra gjennomgangen. De kan raskt hoppe til kommentarene fra hver gjennomgangsgruppe og se granskingssvarene som brukes.

En oversikt for hver gruppe vises, og merknader kan åpnes ved å klikke på ikonet .

Når du ser bemerkningene gjort under gjennomgangen, kan du tildele dem direkte til innsenderen.
Det er også mulig å tildele dem manuelt hvis noen andre enn innsenderen skal være ansvarlig.

Du kan godkjenne/autoriser individuelle filer, men avvise innsendingen som helhet. For dette må gjennomgangen ha satt opp 'Distribusjon' av godkjente filer (Hvordan sette opp Submittals).

Åpne en fil i din Innsending og klikk på Godkjenn til delte filer eller Autoriser til publiserte filer, henholdsvis. Filer som du godkjenner på denne måten individuelt, følger den oppsatte distribusjonen av innsendingen, selv om du avviser resten av innsendingen.

Når innsendingen er evaluert, kan den godkjennes eller avvises med Godkjenn eller Avvis innsending.

Fullførte og godkjente innsendinger vil bli merket med 'Fullført' status og kan sorteres og filtreres i Alle innsendinger eller Alle gjennomganger mappene.

De vil også bli lagt i Revisjoner Arkivert-mappen.

Hvis en innsending avvises, må en ny tidsfrist settes, og det er mulig å skrive en melding. Innsendingen vil gå tilbake til 'Avventer' status, og nye filer kan legges til innsendingen. Avvisningen blir loggført i innsendingshistorikken.