Hvordan opprette en ny innsending

Denne artikkelen vil forklare hvordan du oppretter en ny innsending.

En innsending består av ulike metadata som bidrar til å oppnå sporbare leveranser, som:

• Innleveringsfrist
• Innsender (brukergruppe som må levere filene)
• Beskrivelse
• Målmappe (hvor filene skal lastes opp i Dalux Box)
• Plassholdere (en liste over plassholder filer som må leveres før det kan sendes inn)

Innsending administrerer og sporer de planlagte filleveransene/innsendingene på prosjekter. Innsendingsfunksjonen lar deg skreddersy en gjennomgangsprosess og dokumentere gjennomgangsprosessen i Dalux.

Forståelse av innsendingsprosessen

Roller i innsendinger

En innsendingprosess i Dalux har følgende roller:

• Innsendingsansvarlig
• Innsender
• Granskningsansvarlig (valgfritt)
• Revisor (valgfritt)
• Godkjenner

Innsendingsansvarlige

Innsendingsansvarlige er ansvarlige for å opprette nye innsendinger. Det er også mulig å tillate oppretting av nye innsendinger i forskjellige pakker, på et brukergruppe-nivå. Innsendinger opprettes alltid som utkast, og det er innsendingsansvarliges ansvar å starte innsendingen med 'Send til innsender'-handlingen.

Innsender

Innsendere er angitt for hver innsending og er de spesifikke brukergruppene som kan sende inn filer. Når innsenderen har lastet opp filene sine, er de ansvarlige for å merke filene som innsendt for å starte neste steg i prosessen.

Granskningsansvarlige

Det er mulig å sette en granskningsansvarlig, som et valgfritt trinn før gjennomgangsprosessen. Granskningsansvarlig vil være ansvarlig for å sjekke innsendte filer, før innsendingen sendes til 'Gransking'. Hvis nødvendig, har en granskingsansvarlig mulighet til å tilføye flere grupper til granskningsprosessen før filer sendes for gransking. Granskningsansvarlige kan også returnere innsendingen til forrige steg.

Revisor

Forskjellige grupper kan angis som revisorer og er ansvarlige for å gjennomgå og kommentere de avleverte filene før fristen. Når en gruppe er ferdig med gjennomgangen, kan de sette statusen til 'Fullført'. Hvis fristen utløper og er satt som obligatorisk, endres flyten automatisk til 'Fullført'.

Godkjenner

Godkjenneren er det siste trinnet i innsendingprosessen og er ansvarlig for å godkjenne eller avvise innsendingen.

Innsendingsstatus

En innsendingprosess kan ha følgende stadier:

• Kladd
• Avventer
• Innsendt
• I gransking (Hvis et granskningssteg er lagt til i granskningsforløpet)
• Venter på godkjenning
• Fullført

Kladd

Nye innsendinger opprettes i en kladdstatus. All metadata på innsendingen kan endres, og innsendingen vil ikke være synlig for innsenderne, granskningsansvarlige eller godkjennere ennå. Ingen varsler blir sendt. Filer kan ikke lastes opp til innsendinger i kladdstatus.

Avventer

Når innsendingprosessen starter, endres statusen til avventer. Innsendingen venter nå på at innsenderen skal laste opp filer. En e-postvarsling vil bli sendt ut, og innsendingen er synlig for innsenderen i 'Mine innsendinger'-mappen. Innsendingen er ikke synlig for granskningsansvarlig eller revisorer ennå. Filer kan lastes opp til innsendingen.

Innsendt

Etter at filene er blitt lastet opp, kan innsenderen sende inn filene, og statusen vil endres. Hvis en granskningsansvarlig er lagt til i forløpet, vil de motta en varsel.

I gransking

Innsendte filer vil gå inn i granskningsstatus hvis et granskningsstadium er i innsendingforløpet. Hvis en granskningsansvarlig også brukes, må de sende filene for gransking. Brukere i granskningsgruppen(e) mottar en varsling.

Når en innsending er i granskningsstatus, vil den flyttes til Granskninger-mapper i Box.

Fullført

Når en innsending er godkjent, vil den bli merket som fullført og arkivert i Dalux.

Hvordan opprette en ny innsending

For å starte et innsendingforløp, må en ny innsending opprettes. For å gjøre dette, gå til
Box Innsendinger Alle innsendinger Ny.

Legg merke til at du også kan opprette nye innsendinger fra de forskjellige pakkene. Denne metoden setter automatisk pakken for den nye innsendingen.

Når en ny innsending opprettes, vil et nytt vindu vises, hvor innsendingen kan konfigureres.

• Navn - Navn på innsendingen vist i listevisninger
• Pakke - Hvilken innsendingspakke innsendingen er knyttet til
• Forløp - Hvilket granskingsforløp som skal brukes for innsendingen
• Innsender - Hvilken brukergruppe som sender inn filer
• (Spesifikasjon) seksjon - En måte å kategorisere innsendingen på
• (Spesifikasjon) underseksjon - Hvis nødvendig, kan du ytterligere kategorisere innsendingen
• Frist - En frist for innsending av filer
• Målmapper - Hvilke mappe(r) de avleverte filene kan lastes opp til
• Beskrivelse - Hjelpetekst for å legge til kontekst til innsendingen

Når du er ferdig, klikker du på 'Lagre'. Hvis du lager flere innsendinger, kan du krysse av for 'Opprett annen', og et nytt vindu vil dukke opp etter at du klikker på 'Lagre'. Nye innsendinger opprettes alltid som et utkast.

En innsending er delt inn i flere områder. Som et utkast er det mulig å endre all metadata for innsendingen.

1. Knappen for å endre status ligger øverst på skjermen. Merk: Fordi innsendingen er i kladdstatus og alt kan endres, er det også mulig å Send til innsender uten å opprette plassholdere, til tross for at det er angitt som et krav ved oppretting av en ny innsending. Sørg for at innsendingen er klar før du sender den til innsenderen.
2. Statusen til innsendingen kan sees her.
3. Forløpet kan sees øverst på innsendingen. I kladd- og avventerstatus er det mulig å endre gruppene knyttet til hvert trinn, ved å klikke på dem og velge en annen brukergruppe.
4. Plassholdere for filer opprettes og vises her - se nedenfor hvordan filplassholdere opprettes.
5. Den overordnede informasjonen for innsendingen kan sees her. Disse verdiene kan redigeres mens de er i kladd- eller avventerstatus, ved å klikke på -ikonet.
6. Vedlegg kan legges ved innsendingen. Kun filer fra Dalux Box kan legges ved.
7. Den komplette historikken til innsendingen vises her og oppdateres automatisk.

Hvordan sette opp filplassholdere

Hvis nødvendig kan du spesifisere hvilke filer som må lastes opp til innsendingen. Dette steget er valgfritt.

Plassholdere kan legges til manuelt eller kopieres og limes fra et 2-kolonne regneark.

For å legge til en filplassholder, klikk Legg til.

Den opplastede filen kan ha hvilket som helst navn, men den må matche plassholderfilen navn for å fylle plassholderen og sende inn filene.

Innsenderen har muligheten til å laste opp filer med forskjellige filnavn direkte til plassholderen, men Dalux vil gi nytt navn til filen for å matche plassholderen.

Alle filer som lastes opp utenfor plassholderne vil bli lagt til som 'Flere filer' i innsendingen.

Når innsendingen er satt opp som ønsket, kan prosessen startes ved å klikke på Send til innsender. Denne endrer statusen til 'Avventer' og varsler brukerne som mottar innsendingen.