Hvordan sette opp Innsendinger

Denne artikkelen dekker hvordan du setter opp innsendinger for prosjektet ditt.

Innsendinger brukes til å administrere og spore planlagte filleveranser/innsendinger på prosjekter. Innsendingsfunksjonen lar deg tilpasse en gjennomgangsprosess og dokumentere gjennomgangsprosessen i Dalux.

Hvordan sette opp innsendinger

Aktiver innsendinger

For å aktivere innsendinger, gå til

Innstillinger Box Legg til funksjoner  'Innsendinger' Aktiver.

Et nytt funksjonskort vil vises i innstillingsmenyen, hvor innsendingsfunksjonen kan settes opp.

Hvordan sette opp pakker

Hensikten med pakkene er å strukturere det store antallet innsendinger som vil bli opprettet i prosjektet. Pakker er nødvendige for innsendinger.

En typisk pakke kan for eksempel være arkitekter/ingeniører, som leverer filer som tegninger og spesifikasjoner, eller underleverandører som leverer filer som tekniske/produkt spesifikasjoner.

For å opprette og administrere pakker, gå til Innstillinger Box Innsendinger: 'Pakker'

En pakke er nødvendig for en innsending og velges når en ny innsending opprettes.

Hvordan angi rettigheter for pakker

Pakkene er knyttet til brukergrupperettigheter. Rettighet angis for spesifikke brukergrupper.

For å sette rettigheter, gå til

Innstillinger  Brukere Åpne en tilpasset brukergruppe Rettigheter (Tilføy) Innsendingspakker.

Du kan tildele brukergrupper følgende rettigheter på pakkenivå:

• Les - Vis, skriv ut og eksporter alle innsendinger innen pakken.
• Opprett - Opprett innsendinger, angir innsendere, og send til innsendere.
• Administrer - Slett innsendinger og angi brukergrupper for 'Innsendingsansvarlig', 'Revisor', og 'Godkjenner'. De kan også fullføre alle gjennomganger.

Du kan se mer informasjon om nivået av rettigheter ved å klikke på -ikonet.

Dette gjør at du kan gi spesifikke grupper forskjellige rettigheter for de forskjellige pakkene - som for eksempel arkitekter som får lov til å opprette sine leveranser, men bare har visningsadgang i andre.

Leserettighetene gir også muligheten til å gi spesifikke brukergrupper en observatørrolle for innsendinger innen visse pakker.

Hvordan sette opp spesifikasjonsseksjoner

Spesifikasjoner er ikke nødvendige for innsendinger, men kan brukes som referanser for innsendingsobjekter innen en spesifikk seksjon av prosjektets byggebeskrivelser. Som for eksempel fagspesifikke spesifikasjoner, eksisterende forhold, brannbeskyttelse, og så videre.

Disse referansene kan hjelpe innsenderen med å slå opp spesifikasjoner som de må ta hensyn til når de leverer filene sine.

For å opprette og administrere 'Spesifikasjonsseksjoner', gå til

Innstillinger Box Innsendinger: 'Spesifikasjonsseksjoner'.

Du kan også kopiere og lime inn flere rader i spes. seksjonsvinduet, som når du oppretter pakker (se ovenfor).

Spes. seksjoner kan velges når du oppretter en ny innsending.

Hvordan sette opp innsendingsforløp

Innsendingsforløp styrer hvordan innsendinger beveger seg gjennom innsendingsprosessen. Hver pakke kan ha flere innsendingsforløp, og du kan tildele flere pakker til det samme innsendingsforløpet.

For å opprette og administrere innsendingsforløpene dine, gå til:

Innstillinger Box Innsendinger: 'Innsendingsforløp'.

Et nytt vindu vil åpne, hvor du kan se alle dine innsendingsforløp, og hvilke forløp som er knyttet til hvilken pakke. Du kan Tilføy nye, Rediger eksisterende, eller Slett eksisterende innsendingsforløp.

For å opprette et nytt innsendingsforløp, klikk Tilføy.

Følgende felt er påkrevd:

• Et navn for innsendingsforløpet.
• Hvilke pakke(r) innsendingsforløpet er knyttet til.
• En godkjenner er ansvarlig for den endelige godkjenningen (eller avvisningen) - bare én brukergruppe kan legges til som godkjenner.
• En frist, som du kan sette som informativ. Hvis det er obligatorisk, vil innsendinger som ikke ble fullført, settes som 'godkjent'.

Det er mulig å utvide innsendingsforløpet ved å legge til følgende:

• En innsendingsansvarlig kan starte den faktiske gjennomgangen eller sende innsendingen tilbake til innsenderen. Om nødvendig kan en innsendingsansvarlig også legge til flere grupper til gjennomgangen, før de sender filene for gjennomgang.
• Angi én eller flere revisorer som kan kommentere innsendingene og gi et samlet svar på gjennomgang. Revisorer kan ikke avvise en innsending - dette kan kun gjøres av godkjenneren.

Når du er ferdig med å opprette innsendingsforløpet, klikk 'Lagre'.

Automatisk distribusjon av innsendingsfiler

Når du setter opp et innsendingsforløp, kan du også sette opp distribusjonen av godkjente filer. Dette gjøres i distribusjonsområdet på bunnen av innsendingsforløpet.

Tilpassede innsendingsforløp kan utløse et filforløp eller distribuere godkjente filer til forskjellige filområder. Dette lar deg automatisere hva som skjer med filene når en innsending er godkjent, enten ved å sende dem direkte til delte/publiserte filer eller starte en godkjenningsautorisasjon.

Med denne funksjonen er det viktig bare å bruke de normale forløpstriggerne eller en innsendingsforløpstrigger.

Du kan også velge å distribuere filer til fordelingslister, ved å klikke Tilføy til fordelingsliste i distribusjonsområdet.

Hvordan sette opp gjennomgangssvar

Du kan tilpasse en liste over gjennomgangssvar, for å gjøre det enklere for brukerne å svare på gjennomganger med samme formaterte og fargekodede svar.

For å sette opp gjennomgangssvar, gå til: 

Innstillinger Box Innsendinger: 'Svar på gjennomgang'.

Dette åpner et nytt vindu for å opprette og administrere svar på gjennomgang.

For å opprette et nytt svar på gjennomgang, klikk Tilføy. Svarene kan tastes inn i tekstboksen.

Rekkefølgen av svar kan endres ved å dra og slippe svarene til ønsket rekkefølge.

Hvis det er nødvendig, kan du fargekode svaret ved å klikke på den fargekodede blokken. Du kan velge fra en forhåndsdefinert liste over farger eller legge til dine farger ved bruk av HEX- eller RGB-koder.

Hvordan gjenopprette en slettet innsending

Slettede innsendinger kan sees og gjenopprettes fra Innstillinger 'Slettede innsendinger'.