Hvordan bruke filforløp

I denne artikkelen vil vi dekke hvorfor du bør bruke 'Filforløp'-funksjonen og hvordan du bruker den.

Filområder er en underliggende funksjon for filforløp ettersom forløpene brukes til å godkjenne og autorisere filer mellom de 3 filområdene:

Filer

Delte filer

Utgitte filer

Filer kan ses som et sted for filer som er under arbeid, mens delte filer kan ses som et sted for filer som er klare for gjennomgang. Det utgitte filområdet er for filer som er klare til å publiseres til prosjektdeltakere.

Filforløp er prosesser og arbeidsflyter som bestemmer hvordan filer beveger seg mellom de forskjellige stadiene av fildeling og dermed hvordan de beveger seg mellom disse 3 forskjellige filområdene.

Godkjennelse av filer

Det er to måter en fil kan bli godkjent på: Direkte godkjenning eller via filforløp. I denne artikkelen skal vi dekke bruken av filforløp. Hvis du vil lære hvordan du direkte kan godkjenne filer kun ved hjelp av funksjonen for filområder, les vår artikkel om Filområder.

Hvordan starte filforløp

Når et filforløp har blitt startet, vil filen bli flyttet til sitt første stadium hvor den trenger å bli godkjent. Filen vil vises for brukeren som er angitt til å godkjenne trinnet i filforløpet, i Avventer min godkjennelse seksjonen:

Filen vil bare bli godkjent/autorisert hvis filen passerer alle trinnene. Hvis brukeren i det første trinnet godkjenner, men brukeren i neste trinn ikke gjør det, vil ikke filen passere filforløpet.

Start filforløpet

Når forløpet er aktivert, kan den som er forløpsstarter (i vårt eksempel, arkitekten) sende inn en fil for å bli godkjent/autorisert under

Box Filer Velg fil(er) Mer Start autorisasjonsflyt Velg godkjenningsflyt.

I det nye vinduet vil du se en oversikt over hva som vil skje med hver fil. For å starte flyten, klikk på 'Start flyt'.

Filen vil deretter gå til seksjonen Godkjennelse til utgitte filer Venter godkjennelse fra andre. For personen som trenger å godkjenne filene, vil de bli plassert under Avventer min godkjennelse:

Hvordan godkjenne/autorisere filer i filforløp

Brukeren som trenger å godkjenne/autorisere en fil vil bli varslet via e-post.

De kan også se når filer trenger godkjenning/autorisering ved at det vises en teller på Box-modulen i sidestolpen, og tellerne i sidemenyen for

• Godkjennelser for delte filer
• Avventer min godkjennelse
• Autorisering til utgitte filer

De kan deretter velge å godkjenne/autorisere eller avvise filen. For å gjøre dette, gå til

Godkjenne:

Godkjennelser for delte filer Avventer min godkjenning Velg filen Godkjenn eller Avvis:

Autorisere:

Autorisering til utgitte filer Avventer min godkjennelse Velg filen Godkjenn eller Avvis:

Opprette kommentarer i et filforløp

Når en fil er i et filforløp, kan den aktuelle brukeren (som er godkjenneren) ha muligheten til å lage kommentarer. Disse kommentarene kan opprettes når man godkjenner eller avviser en fil. For eksempel kan en kommentar gjøres for personen som er ansvarlig for å håndtere avviste filer. Når man oppretter en kommentar, kan brukeren velge blant tilgjengelige kommunikasjonsflyter og kommentartyper.

For å opprette en kommentar, gå til:

Venter på min godkjennelse Velg filen Vis Ny kommentar.

Opprett en markering, fyll ut kommentarskjemaet til høyre, og klikk 'Opprett':

Få en oversikt over filer i forløp og deres status

Prosjektadministratorer og prosjektplanleggingsansvarlige kan finne et filflyt-dashbord på startsiden i Dalux Box.

Dashbordet kan gi deg en oversikt over fremdriften for filflytene i prosjektet ditt og hjelper med å identifisere potensielle flaskehalser. Dashbordet viser forfalte og kommende frister for filflyt, samt hvordan disse er fordelt på brukergrupper.

Når filforløpene er opprettet, kan du få en oversikt over statusen til filene i forløp ved å bruke listevisningen. Dette gjøres ved hjelp av kolonnene i listevisningen som kan vise deg:

• 'Siste versjon i godkjennings-/autorisasjonsflyt' kolonnen;
  • Hvis den siste versjonen av en fil er i et filforløp:

• 'Siste versjon i delte/utgitte filer' kolonne
  • Hvis den siste versjonen av en fil er i de delte/utgitte filområdene:

• 'Startet' (Dato)-kolonnen og 'Startet av' (Bruker)-kolonnen
  • Når et forløp ble startet og av hvem

Filflyt-rapporter

Du kan skrive ut eller eksportere en PDF-filflytrapport for godkjente eller autoriserte filer. PDF-rapporten inkluderer et miniatyrbilde av filen, versjonen, Box-mappen den ligger i og filflyt-historikken. Du kan se hva eller hvem som utløste flyten og hvem som fullførte hvert trinn, samt når hvert trinn ble fullført.

Du kan skrive ut filflyt-rapporten fra listevisningen eller direkte fra filen.