Hvordan bruke HelpDesk-portalen til å sende innmeldinger på skrivebordet

I denne artikkelen vil vi gå gjennom hvordan du logger inn og sender en innmelding ved hjelp av HelpDesk-portal, skrivebordsversjonen av Dalux HelpDesk.

Logg inn på HelpDesk-portalen

For å sende en henvendelse i Dalux på skrivebordet, må du først logge inn på Dalux HelpDesk-portalen. For å gjøre dette trenger du en URL-lenke fra eieren av Dalux-instansen som ser slik ut:

https://helpdesk.dalux.com/xxxx

Innloggingssiden vil se slik ut:

Hvis eieren av instansen ikke har satt noe annet som nødvendig, trenger du bare å skrive inn din e-post og klikke på 'Logg inn'. 

Tilleggs krav for innlogging

Etter at du har logget inn vil du bli tatt til din side i HelpDesk-portalen hvor du kan (1) se din profil, (2) opprette nye innmeldinger, og (3) se dine eksisterende innmeldinger:

Hvordan sende en innmelding

For å sende en innmelding, klikk på Ny innmelding. Dette vil lede deg til en ny side hvor du må velge en lokasjon på kartet eller velge en bygning for innmeldingen:

Hvis du rapporterer en innmelding i en bygning, kan du angi nøyaktig plassering ved å plassere den direkte på en etasjetegning () eller ved å velge et rom fra rullegardinmenyen.

Det er viktig å velge riktig lokasjon for å gjøre det lettere for driftsansvarlig å finne problemet.

Plasser på etasjeplan

Hvis denne funksjonen er aktivert, kan du klikke på for å velge et bestemt rom i bygningen eller et sted på bygningens etasjetegning. Hvis du er usikker på navnet på bygningen, klikk på for å velge den fra kartvisningen.

Plassér på kartet

Hvis innmeldingen ikke er relatert til en bygning, kan du plassere den direkte på kartet ved å klikke på . Klikk på innmeldingens plassering på kartet og bekreft med Velg plassering.

Velg et emne

Når du har gitt innmeldingen din en lokasjon ved å plassere den på kartet eller etasjetegningen, må du velge et emne for innmeldingen som passer til problemet. Emner kan være gruppert i kategorier. Du kan åpne en gruppe og velge et emne fra listen.

I dette tilfellet valgte vi 'Heating and Ventilation'-emnet for å få fikset et problem med radiatorene i rommet '00.11 GROUP'.

Etter å ha valgt et emne, legg inn en beskrivelse av problemet og legg ved bilder eller dokumenter for å hjelpe driftsansvarlig å forstå det bedre.

Når du har lagt til all relevant informasjon, klikk på 'Send innmelding':

Når innmeldingen er sendt, får du en bekreftelse og kan klikke 'Hjem' for å komme tilbake til hovedsiden. Du vil også motta en bekreftelse på e-post.

Mine innmeldinger

For å se henvendelsene dine på HelpDesk-hovedsiden, klikker du på Mine innmeldinger. Av personvernhensyn vil en 4-sifret kode bli sendt til e-posten din, som du må skrive inn før du kan få tilgang til dine innmeldinger.

Dette vil ta deg til en ny side hvor du kan se alle dine åpne innmeldinger:

Når en innmelding er løst, vil du få en varsling på e-post om at den er utført.

Du kan også se dine fullførte og lukkede henvendelser ved å klikke på Lukkede innmeldinger:

Meldinger

Klikk på en innmelding for å åpne den. Her ser du all relevant informasjon og kommunikasjon mellom deg og fasilitetslederne. Skriv nye meldinger og send tilleggsbilder eller vedlegg:

Når fasilitetslederen svarer deg med en beskjed, vil du motta et varsel på e-post om dette.

Deadline

Hvis tidsfrister er aktivert, vil du også kunne se når en innmelding forventes løst. Dette vises i 'Forventet' kolonne under Mine innmeldinger:

HelpDesk-brukere

Hvis din konto er opprettet som en HelpDesk-bruker, kan du se andre brukeres innmeldinger basert på dine tillatelser. Dette er en nyttig funksjon for brukere som ikke trenger å samhandle med HelpDesk, men må kunne få en oversikt over innmeldinger i systemet.

Du kan lese mer om HelpDesk-brukere her: HelpDesk-brukere.

For å se andre brukeres innmeldinger, klikk på Mine innmeldinger og deretter klikk Oversikt på innmeldinger for å se de henvendelsene du har lov til å se:

Herfra kan du Søk eller filtrere kolonnene for å finne de innmeldingene du trenger å se.

Akkurat som alle andre brukere som bruker HelpDesk, kan du klikke på en henvendelse for å se innholdet. Vennligst merk at du ikke kan redigere henvendelsen, kun se innholdet.