Hvordan sette opp HelpDesk

I denne artikkelen vil vi gjennomgå HelpDesk-instillinger og hvordan de påvirker HelpDesk-instansen. Innstillingene vil hjelpe Dalux FM-administratorer med å tilpasse instansen til deres organisasjons behov.

Du finner HelpDesk-innstillingene for å sette opp din HelpDesk i

InnstillingerHelpDesk

Innstillinger for innlogging

I 'Innloggingsinnstillinger', styrer du hvordan brukere bør logge inn til HelpDesk og hvilken informasjon de må oppgi når de registrerer en ny konto:

Påkrevd innloggingsinformasjon

Hvis du bruker brukerområder i din instans, aktiver 'HelpDesk-ID'.

HelpDesk-IDer er tildelt forskjellige brukerregioner som identifiserer en spesifikk region når du får tilgang til HelpDesk. Å kreve disse ID-ene ved innlogging gir enklere kontroll over hvilke bygninger brukere kan se og opprette billetter for.

De vil bare se bygningene assosiert med området der HelpDesk-ID-en er oppgitt.

Når denne innstillingen er aktivert, må brukere angi HelpDesk-IDen ved innlogging.

For å se hvordan dette påvirker brukerens innlogging, kan du lese: Hvordan sende innmeldinger ved bruk av HelpDesk mobilappen.

Det er også mulig å angi navn og telefonnummer som obligatorisk informasjon. Disse feltene er alltid tilgjengelige når du logger inn, selv når de ikke er påkrevd.

Innstillinger for innloggingsbekreftelse

Krev tofaktorautentisering 

Aktiver tofaktorautentisering for å øke sikkerheten for din instans. Dette vil sende en 4-sifret kode til brukeren som de må angi før de kan logge inn (for å se hvordan dette ser ut for brukeren, kan du lese: Hvordan sende innmeldinger ved bruk av HelpDesk mobilappen.) Denne koden sendes til brukerens e-postadresse.

Merk at brukere alltid må angi en 4-sifret kode når de åpner sine tidligere billetter i 'Mine innmeldinger', uavhengig av om tofaktorautentisering er aktivt eller ikke.

Krev GDPR-samtykke

Hvis brukere må gi sitt samtykke til GDPR-dokumenter ved innlogging til din HelpDesk-instans, kan du aktivere og lenke til dokumentene her.

Hvis du aktiverte 'Krever GDPR-samtykke', kan du legge til en URL til dokumentene i 'URL til GDPR-samtykkedetaljer'.

Når du logger inn, må brukere godta vilkårene som lenker til URL-en du har lagt til:

Legg til en adresse i 'Samtykke e-post' hvis informasjonen om noen bruker som gir GDPR-samtykke, skal sendes til en e-postaddresse:

Domeneinnstillinger

Valider e-postdomene (krever et spesifikt domene for innlogging)

Hvis du ønsker å tillate kun opprettelse av Innmeldinger for brukere av spesifikke e-postdomener, kan du aktivere 'Valider e-postdomene'.

Dette er spesielt nyttig hvis du har plassert QR-koder på offentlige steder, men ønsker å sikre at kun internt personell kan sende inn HelpDesk-Innmeldinger.

Klikk på Legg til og Type inn et domene for å legge det til i listen over gyldige domener. Du kan legge til flere domener for ulike toppnivådomener eller andre situasjoner.

Du kan teste gyldigheten av oppsettet ved å klikke Testvalidering og skrive inn en e-post i feltet.

HelpDesk-innstillinger

'HelpDesk-innstillingene' lar deg sette opp generelle innstillinger for HelpDesk på din instans.

• Vis etasjeplaner: Lar brukerne plassere sine innmeldinger på en etasjeplan i stedet for bare et bygg.
• Vis tidsfrist: Hvis aktivert, kan brukere som sjekker sine åpne Innmeldinger i 'Mine innmeldinger' se 'Forventet' kolonnen som planlagt tidsfrist.
• Vis historikk: Brukere kan se alle endringer folk har gjort til deres innmelding.
• Aktiver assets: Brukere kan opprette billetter på spesifikke assets i stedet for på etasjeplaner eller bygninger.
• QR-skanning: Brukere kan skanne QR-koder fra HelpDesk-appen for å automatisk plassere innmeldinger på et spesifikt sted.
• Vis QR-snarvei: En snarvei for QR-skanning er tilgjengelig i hovedmenyen i HelpDesk-appen.

Skriv ut QR-etiketter for rom

Når du klikker på 'Skriv ut QR-koder for rom', kan du velge ett eller flere rom for å skrive ut QR-koder.

Bruk filteralternativene for å begrense resultatene før du velger rom.

For å gjøre det, velg et rom (Shift+klikk eller Ctrl+klikk for å velge flere) og klikk Generer QR-etikett.

QR-koder gjør det enklere for rapportøren å legge til stedsinformasjon for sine billetter ved å skanne koden.

Kvittering for reporter

Funksjonen 'Kvittering for rapportør' lar deg designe kvitteringen rapportører får når de oppretter en innmelding i HelpDesk-portalen eller fra HelpDesk-appen. 

Du har grunnleggende tekstformateringsverktøy for å tilpasse kvitteringen, som for eksempel fet, kursiv, og understrek. Legg til lenker til kvitteringen etter ønske og klikk på 'Forhåndsvis' for å se hvordan kvitteringen ser ut for brukeren.