Maler for oppgavenotifikasjon i Dalux kan opprette en tilpasset forside for oppgavenotifikasjoner. Flere maler for oppgavenotifikasjon kan opprettes og brukes. Dette betyr at maler kan opprettes for forskjellige typer påminnelser eller stadier i prosjektet. Maler for oppgavenotifikasjon er opprettet fra plassholder-tagger for ulike automatisk genererte data fra prosjektet og fritekstfelt.
Hvordan sette opp en mal for oppgavenotifikasjon
Brukerrettigheter
Oppsett for maler for oppgavenotifikasjon må utføres av en prosjektadministrator eller Field-administrator. Maler for oppgavenotifikasjon kan aktiveres i:
Innstillinger
Legg til funksjoner
'Maler for oppgavenotifikasjon'
Aktiver.
For å begynne å opprette eller redigere maler for oppgavenotifikasjon, gå til
Innstillinger
Field
'Maler for oppgavenotifikasjon' på oppgavefunksjonskortet:
Dette åpner et nytt vindu, hvor maler for oppgavenotifikasjon kan opprettes og administreres. For å opprette en ny mal for oppgavenotifikasjon på prosjektet, klikk Legg til. Nye maler kan opprettes eller importeres fra firmaprofilen. For å starte med en ny mal, klikk 'Opprett ny'.
Emne, rapporttype og plassholdere
En mal for oppgavenotifikasjon må ha et 'Emne'. Dette er navnet på malen som vil vises når du velger en mal å bruke for oppgavenotifikasjoner. Emnet brukes også for filnavnet til rapporten.
Det er tre rapporttyper for maler for oppgavenotifikasjon:
- Oppgaverapport - Inkluderer hver oppgave som en separat oppgaverapport (Max. 10 oppgaver per rapport)
- Statusrapport - Inkluderer oppgavene i en statusrapportoversikt (Max. 50 oppgaver per rapport)
- Ingen rapport - Inkluderer kun forsiden generert fra malene for oppgavenotifikasjon
I alle tilfeller vil oppgavene som er valgt for en påminnelse, vises i e-posten som sendes til mottakeren. Når du bruker maler for oppgavenotifikasjon, kan du kun sende til en mottaker om gangen.
De blå plassholderne til høyre i vinduet kan legges til malen ved å klikke på dem.
Nedenfor er en tabell som forklarer de forskjellige plassholderne. Alle dataene i plassholderne er hentet fra Dalux.
| Plassholdernavn | Tag brukt i Dalux | Forklaring |
| Nummer | {NO} | Viser prefiks og nummer for valgte oppgave(r) i én linje, med hvert oppgavenummer adskilt med komma. |
| Titler | {TITLES} | Viser tittel(r) fra oppgave(r) i én linje med hver tittel adskilt med komma |
| Tabell over frister | {TASK_TABLE} |
Oppretter en oppgavetabell som inneholder kolonner for oppgavens 'Type', 'Nr.', 'Emne' og 'Rom'. Tabellen inneholder også informasjon om frister og når siste påminnelse ble sendt. |
| Prosjektnavn | {PROJECT_NAME} | Skriver navnet på prosjektet |
| Prosjektlogo | {PROJECT_LOGO} | Legger til et lite miniatyrbilde av prosjektlogoen |
| Prosjektfoto | {PROJECT_PHOTO} | Legger til et lite miniatyrbilde av prosjektfotoet |
| Firmalogo | {COMPANY_LOGO} | Legger til et lite miniatyrbilde av firmalogoen (fra firmaprofilen) |
| Avsendelsesdato | {SENT_DATE} | Skriver dato og tid for når påminnelsen ble sendt i måned-dag-år-tid (f.eks. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Dato for forrige sendte oppgavepåminnelse | {PREV_REMINDER_SENT_DATE} | Skriver den siste datoen og tiden påminnelsen sist ble sendt, i måned-dag-år-tid (12-timers klokke) (f.eks. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Avsenders signatur | {SENDER_SIGNATURE} | Skriver navnet på personen som sender påminnelsen |
| Avsenders telefonnummer | {SENDER_PHONE} | Skriver telefonnummeret til personen som sender påminnelsen |
| Avsenders arbeidstittel | {SENDER_WORK_TITLE} | Skriver arbeidstittelen til personen som sender påminnelsen |
| Avsenders firmatittel | {SENDER_COMPANY_NAME} | Skriver firmanavnet til personen som sender påminnelsen |
| Avsenders firmaadresse | {SENDER_COMPANY_ADDRESS} | Skriver adressen til firmaet til personen som sender påminnelsen |
| Mottakers navn | {RECIPIENT_NAME} | Skriver navnet på personen som mottar oppgavepåminnelsesrapporten |
| Mottakers telefonnummer | {RECIPIENT_PHONE} | Skriver telefonnummeret til personen som mottar oppgavepåminnelsesrapporten |
| Mottakers arbeidstittel | {RECIPIENT_WORK_TITLE} | Skriver arbeidstittelen til personen som mottar oppgavepåminnelsesrapporten |
| Mottakers firmanavn | {RECIPIENT_COMPANY_NAME} | Skriver firmanavnet til personen som mottar oppgavepåminnelsesrapporten |
| Mottakers firmaadresse | {RECIPIENT_COMPANY_ADDRESS} | Skriver adressen til firmaet til personen som mottar påminnelsen |
| Kontraktnavn | {CONTRACT_NAME} | Skriver navnet på kontrakten knyttet til entreprisen personen som mottar oppgavepåminnelsen er i (Se nedenfor hvordan du arbeider med kontrakter) |
| Kontraktdato | {CONTRACT_DATE} | Skriver datoen for kontrakten knyttet til entreprisen personen som mottar oppgavepåminnelsen er i (se nedenfor hvordan du arbeider med kontrakter) |
Opprette kontrakter for maler for oppgavenotifikasjon
Merk
Kontrakter må aktiveres i firmaprofilen før de kan brukes på prosjekter.
Dette kan gjøres i:
Standardisering
Biblioteker
'Fieldbibliotek'
'Maler for oppgavenotifikasjon'
Kontrakter kan aktiveres på prosjekter ved å gå til
Innstillinger
Field
Legg til funksjoner
'Kontrakter'
Aktiver.
Et 'Kontrakter' funksjonskort vil da vises i innstillingene. For å legge til eller redigere kontrakter i prosjektet, klikk 'Kontrakter'. Fra her kan kontrakter legges til, redigeres eller slettes.
Opprett en ny kontrakt ved å klikke Legg til. Kontrakten krever et navn og en dato. Om nødvendig kan en arbeidspakke knyttes til.
Når du oppretter maler for oppgavenotifikasjon, hvis du bruker kontraktplassholderne, vil kontraktnavnet og datoen bare vises under to betingelser.
- For det første må en arbeidspakke knyttes til en kontrakt.
- For det andre må mottakeren være en del av den samme arbeidspakken som den tilknyttede kontrakten.
Vær oppmerksom på at hver arbeidspakke kun kan være knyttet til én kontrakt, men én kontrakt kan ha flere arbeidspakker.
Eksempel på en mal for oppgavenotifikasjon
Nedenfor er et eksempel på en mal for oppgavenotifikasjon i Dalux.
Hvordan bruke maler for oppgavenotifikasjon
For å bruke malen for oppgavenotifikasjon til å notifisere Dalux-brukere, gå til:
Field
Oppgaver
Alle oppgaver
Velg oppgaven(e)
Mer
Påminn.
Du kan ikke sende en påminnelse til flere forskjellige ansvarlige brukere samtidig.
I neste vindu velger du hvilken bruker som skal påminnes. Deretter merker du av 'Opprett rapport med tilpasset forside' og velger hvilken mal for oppgavenotifikasjon som skal brukes.
Dalux vil deretter sende en e-post til mottakeren med en generert forside og oppgavene vedlagt i henhold til den valgte malen. En kopi vil også bli sendt til avsenderen.
Tips og triks
Hvis du vil teste hvordan rapporten ser ut før du sender den, kan du følge prosessen ovenfor, men bare velge ditt navn som mottaker. Hvis du ikke er fornøyd med hvordan rapporten ser ut, kan malen redigeres.