Hvordan opprette et Anbud

Anbud administrerer alle anbudene i prosjektet ditt og de innkommende budene. Dette gjøres ved å opprette anbud, sette opp krav og invitere anbudsgivere. En seksjon for spørsmål og svar og andre verktøy i Anbud brukes til å administrere anbudsprosessen på en vellykket måte.

I denne artikkelen vil vi gå gjennom hvordan du oppretter og setter opp anbud og deres krav.

Hvordan opprette et anbud

Gå til AnbudKlikk på en anbudsgruppe Legg til anbud 'Opprett nytt anbud'.

Generell informasjon er forhåndsutfylt basert på malen for anbudsgruppen. Gå gjennom og juster detaljene etter behov før du lagrer.

Navn: Navnet på anbudet, synlig for anbudsgivere.

Kunde: Navnet på kunden, synlig for anbudsgivere.

Status

• Kladde: Anbudet er bare synlig for anbudsorganisasjonen og kan ikke nås av anbudsgivere.
• Pågående: Anbudet er aktivert og, avhengig av forhåndskvalifisering og startinnstillinger, kan det være synlig og tilgjengelig for inviterte anbudsgivere.

Kontaktperson: Navn, telefonnummer og e-postadresse til personen som er ansvarlig for å svare på spørsmål knyttet til anbudets innhold.

Anbudsbeskrivelse: Gi en kort beskrivelse av anbudet for å gi anbudsgivere en klar forståelse av omfanget. Dette er spesielt nyttig for offentlige anbud, da det bidrar til å sikre at bare relevante anbudsgivere registrerer seg.

Anbudformat: Anbudformatet brukes kun til filtrering og søkeformål og påvirker ikke anbudets innhold eller oppførsel. Det er synlig for anbudsgivere og må overholde alle lovkrav i din region eller ditt land.
Du kan angi et anbudformat selv, eller du kan velge anbudformatet mellom:

• Privat anbud
• Designkonkurranse
• Offentlig anbud med forhåndskvalifisering
• Offentlig anbud uten forhåndskvalifisering
• Flerstegs-anbud

Kontrakttype: Kontrakttypen brukes kun til filtrering og søkeformål og påvirker ikke anbudets innhold eller oppførsel. Det er synlig for anbudsgivere og må overholde alle lovkrav i din region eller ditt land.
Du kan angi en kontrakttype selv, eller du kan velge mellom:

• Hovedkontrakt
• Generell entreprise
• Underentreprenørsentreprise

Se bud før fristen: Dette lar anbudsansvarlig se innsendte bud før fristen og må være aktivert før anbudets status endres til 'Pågående'. Anbudsgivere vil bli varslet hvis dette alternativet er aktivert når de leverer et bud.
Denne innstillingen er ikke tilgjengelig for forhåndskvalifisering eller offentlige anbud (se nedenfor).

Forhåndskvalifisering/Offentlig anbud: Hvis du velger alternativet 'Forhåndskvalifisering/Offentlig anbud', vil en delbar lenke bli generert som gir tilgang til anbudet uten å kreve invitasjon fra anbudsansvarlig.

Publiseringsdato: For å aktivere tidlig, begrenset tilgang til anbudet, huk av 'Publiseringsdato'-boksen og velg en dato nedenfor. 
Dette tillater forhåndskvalifiserte parter eller offentligheten å vise anbudsfilene uten å levere et bud, og gir alle potensielle anbudsgivere en sjanse til å gå gjennom dokumentene før anbudsprosessen begynner.

Frister og datoer: Når du setter status til 'Pågående', må du bestemme anbudets start og frist.

• Anbudsstart: Dette definerer når anbudsgivere kan begynne å samhandle med anbudet, for eksempel ved å laste ned anbudsfilene og avgi bud.
• Anbudsfrist: Dette definerer hvor lenge anbudsgivere kan avgi sine bud, og dermed når anbudet avsluttes. Anbudsgivere kan redigere sine bud fram til fristen for anbudet, men budene vil bli låst når fristen har passert.

Filer: Huk av denne boksen hvis du ønsker at alle filer automatisk skal synkroniseres til dette anbudet fra filene i anbudsgruppen. Dette gjelder alle nåværende filer og eventuelle nye filer som legges til senere, men ikke for nye versjoner av eksisterende filer (se filversjoner nedenfor).

Bruk denne funksjonen for å sikre at alle filer som er lastet opp til anbudsgruppen også er tilgjengelige i dette anbudet.

Filversjoner: Huk av denne boksen hvis du ønsker at alle nye versjoner av filer som allerede er lagt til i dette anbudet, skal oppdateres automatisk når de oppdateres på nivået for filene i anbudsgruppen.

Bruk denne funksjonen for å sikre at eventuelle nye filversjoner som lastes opp til anbudsgruppen, automatisk oppdateres i dette anbudet.

Spørsmål og svar: Ved å bruke funksjonen for spørsmål og svar kan du enkelt håndtere spørsmål fra tilbyderne i anbudet ditt med flere alternativer for hvordan svarene kan gis. Merk av i 'Aktiver spørsmål og svar' for å aktivere dem.

Anbudsgivere vil ikke kunne sende spørsmål før anbudet har startet. Spørsmål vil som standard være private, men kan deles med tilbydere av anbudsansvarlig hvis svaret er relevant for alle. Kryss av for 'Offentlige spørsmål' for å gjøre alle spørsmål synlige for alle som standard.

Anbudskrav 

For å sikre at anbudsgivere oppfyller anbudskravene dine, kan du angi spesifikke krav som tekst, liste, nummer, dokument eller et European Single Procurement Document (ESPD). 

Obligatoriske krav må være oppfylt før et bud kan sendes inn, noe som bidrar til å håndheve standarder og redusere feil.

Opprett anbudskrav

Alle anbud vil bli opprettet med ett krav i form av et dokument kalt 'Dokument'. 

Du kan endre på dette kravet om nødvendig.  Et anbud må alltid ha minst ett krav satt opp.

For å opprette anbudskravene dine, gå til

Anbudskrav Rediger eller Kopier fra firma:

Du kan deretter lage nye anbudskrav eller importere dem fra firman din profil.

I dine anbudskrav har du muligheten til å inkludere:

• Tekst
• Liste
• Heltall eller Desimal
• Dokument
• ESPD-dokument

Som standard er de valgfrie, men du kan sette dem som obligatoriske for anbudsgivere før de kan laste opp et bud.

Nye anbud vil alltid kreve et dokument kalt "Dokument". Du kan endre dette under oppsettet, men minst ett nødvendig felt er påkrevd.

Administrer anbudsfiler

Filer og mapper administreres på anbudsgruppenivå. Les denne artikkelen for mer informasjon: Hvordan opprette en anbudsgruppe.

Fra anbudet kan du se hvilke Versjoner som er blitt lagt til, eller Fjern en fil helt. 

Å fjerne en fil fra et 'Pågående' anbud vil varsle alle anbudsgivere om endringen.

Anbudsgivere

En anbudsgiver er en person som leverer et forslag for å vinne en kontrakt.

Disse rollene finnes i AnbudVelg anbudetAnbudsgivere.

Anbudsgivere er organisert i brukergrupper, vanligvis etter firma. En anbudsgivergruppe kan inkludere flere brukere, men bare én bruker er ansvarlig for å levere budet.

• Anbudsgivere: Inviterte anbudsgivere for dette anbudet som for øyeblikket kan laste ned, avgi et bud, og vil bli varslet om endringer.
• Slettet / abonnement avsluttet: Tidligere anbudsgivere som har blitt fjernet av en ansvarlig eller som har avsluttet abonnementet selv. De vil ikke bli varslet om endringer.

Hvis du vil lære mer om å invitere anbudsgivere, kan du lese denne artikkelen: Inviter anbudsgivere til anbud.

Kopier et anbud

For å spare tid kan du kopiere et allerede opprettet anbud. Dette kan også brukes for å få et annet tilbud fra et utvalgt par anbudsgivere, ettersom du kan velge hvilke anbudsgivere som skal kopieres til det nye anbudet.

For å duplisere et anbud, gå til Anbudsgruppe Legg til anbud 'Opprett en kopi':

I dette tilfellet er 'Foundations' blitt duplisert for å få et tilbud i andre runde fra to anbudsgivere. Dermed har kun MVA-nummeret, totalsum og prisliste fra anbudskravene blitt kopiert.