Gebruikersgroepen worden gebruikt om individuele gebruikers aan bepaalde groepen toe te voegen. Hierdoor is het een stuk eenvoudiger om autorisaties voor bepaalde functies te beheren.
Gebruikersgroepen zijn meestal verdeeld in rollen en disciplines in het project. Binnen deze groepen kunnen de verschillende autorisaties in het project ingesteld worden.
Dit artikel legt de standaard Dalux gebruikersgroepen uit en hoe je zelf groepen kunt aanmaken en beheren.
Hoe gebruikersgroepen in te stellen
Gebruikersrechten
Alleen de personen in de groep Projectbeheerder kunnen gebruikersgroepen aanmaken. Alleen projectbeheerders kunnen nieuwe gebruikers uitnodigen voor alle groepen. Sommige uitzonderingen worden later in dit artikel behandeld.
Houd er rekening mee dat alle gebruikers in het project toegang hebben tot het Gebruikers tabblad in
Instellingen en kunnen alle andere gebruikers en de groepen zien.
In de zelf aangemaakte gebruikersgroepen kan een groepsbeheerder geselecteerd worden, die dan gebruikers aan hun groep kan toevoegen en verwijderen.
Alle gebruikers in een Dalux project (behalve de beheerders van het bewonersportaal) hebben toegang tot Locatie en
Gebouwen.
Om gebruikers aan gebruikersgroepen toe te voegen, open de gebruikersgroep en klik op Toevoegen. Een gebruiker kan via e-mail worden toegevoegd. Ze zullen een uitnodiging voor het Dalux-project ontvangen. Gebruikers die uitgenodigd zijn maar de uitnodiging nog niet hebben geaccepteerd, zullen middels rode tekst zichtbaar zijn.
Als je de rol van bedrijfsbeheerder hebt, zie je een tabblad 'Alle projecten'. Van daaruit kun je gebruikers van andere projecten binnen dezelfde bedrijfsomgeving toevoegen door ze vanuit een lijstoverzicht te selecteren.
De stappen om gebruikers te bewerken of te verwijderen zijn als volgt: open de gebruikersgroep, selecteer een gebruiker en klik op Bewerken of
Verwijderen.
Tips en trucs
Als je veel gebruikers aan een groep wilt toevoegen of je wilt voorkomen dat elk e-mailadres afzonderlijk geschreven moet worden, kun je een lijst van gebruikers importeren. Dit doe je als volgt:
Ga naar de gebruikersgroep
Meer
Gebruikers-importsjabloon downloaden.
Voer de gegevens van de gebruikers die je aan de groep wilt toevoegen in het verstrekte sjabloon in. Ga daarna terug naar de gebruikersgroep in Dalux.
Klik Meer
Gebruikers importeren
Kies de ingevulde sjabloon met de informatie van je computer:
Standaard gebruikersgroepen in Dalux
Dalux heeft verschillende vooraf ingestelde gebruikersgroepen die gebruikt worden om toegang te krijgen tot verschillende instellingen.
Meer informatie
Als je niet zeker bent over het toewijzen van gebruikers aan gebruikersgroepen, klik dan op het -icoon. Een pop-up zal de verschillende autorisaties binnen de groep uitleggen.
Projectbeheerders
Projectbeheerders hebben toegang tot alle projectinstellingen en zijn verantwoordelijk voor het beheren van het Dalux-project, Field, Box en de gebruikers in het project.
Projectbeheerders hebben ook toegang tot alle bestanden in Dalux Box.
Ze kunnen nieuwe gebruikersgroepen aanmaken en autorisaties instellen in elke zelf aangemaakte gebruikersgroep. Ze kunnen gebruikers toevoegen en verwijderen uit alle gebruikersgroepen in het project.
Let op dat de Tender- en Handover-modules, en de Apartments-functie, elk afzonderlijke beheerdersgroepen hebben die worden gebruikt voor het beheer van deze modules.
Projectbeheerders hebben geen toegang tot Tenders, tenzij ze ook in een Tender-gerelateerde gebruikersgroep zitten.
Field-beheerders
Field beheerders hebben toegang tot alle instellingen in de Field module. Ze kunnen werkpakketten en workflows instellen, en sjablonen aanmaken/beheren die worden gebruikt in de verschillende Field functies (taken, formulieren, testplannen, keuringsplannen, goedkeuringen, enz.)
Ze kunnen geen gebruikers toevoegen of verwijderen uit het project.
Zij kunnen gebruikers toevoegen of verwijderen uit andere vooraf gedefinieerde Field-gebruikersgroepen.
Coördinator van taken en checklists
Een coördinator van taken en checklists wordt automatisch toegevoegd aan makerrollen in alle workflows voor taken, testplannen en keuringsplannen in alle werkpakketten. Dit betekent dat zij nieuwe registraties kunnen aanmaken, zoals taken, checklists en controleplannen, die gekoppeld zijn aan de workflows.
Belangrijk!
Als je andere verantwoordelijkheden hebt naast het beheren van Dalux binnen het betreffende project, raden we aan om geen lid te worden van deze groep. Wanneer je in deze groep bent geplaatst, word je beschouwd als AANMAKER in ALLE takenworkflows, wat andere rollen vanuit de werkpakketten in het project overschrijft.
Field waarnemers
Field waarnemers hebben toegang tot de meeste informatie in de Field-module. Ze kunnen echter geen vergaderingen en hoeveelheden bekijken. Om hen toegang tot deze te verlenen, is het noodzakelijk om specifieke autorisaties binnen een zelf aangemaakte gebruikersgroep toe te wijzen. Field waarnemers kunnen data exporteren uit de Field module.
Ze kunnen alle projecttaken bekijken, maar kunnen geen concepten zien of notificaties ontvangen over wijzigingen in taken/goedkeuringen.
Ze kunnen geen gebruikers toevoegen of verwijderen uit het project.
Veiligheidsmanagers
Veiligheidsmanagers zijn verantwoordelijk voor de veiligheidsfuncties. Ze worden automatisch toegevoegd aan Veiligheidsworkflow in elk werkpakket waar een Veiligheidsworkflow is toegevoegd. Ze kunnen gebruikers en functies in de veiligheidsworkflows wijzigen. Ze kunnen de veiligheidsjablonen niet bewerken. Ze ontvangen automatisch veiligheidsobservaties.
Ze kunnen geen gebruikers toevoegen of verwijderen uit het project.
Projectmanager
Projectmanagers hebben toegang tot alle instellingen gerelateerd aan Box en Locaties. Dit omvat het creëren en beheren van locaties en Gebouwen inclusief de mappenstructuur in Box. Ze kunnen Dossiers, Distributielijsten, Reviewpakketten en Opmerkingen aanmaken. Ze hebben de autorisatie om bestandsgebieden en bestandsflows te beheren, inclusief de mogelijkheid om bestanden te publiceren en goed te keuren.
Ze kunnen gebruikers toevoegen en verwijderen aan de gebruikersgroep 'Projectmanager'.
Submittalmanager
Bij het gebruik van de submittals-functie is er een groep voor inzendingsmanagers beschikbaar. Submittalmanagers hebben toegang tot alle instellingen voor submittals en kunnen submittals beheren.
Tender beheerders
Tender beheerders hebben toegang tot alle tenderinstellingen. Ze kunnen tenders aanmaken en beheren en hebben toegang tot functies, zoals bieders toevoegen en vragen beantwoorden. Alleen gebruikers in deze gebruikersgroep kunnen nieuwe Tenders aanmaken. Ze hebben geen toegang tot de data in Field of Box.
Ze kunnen gebruikers toevoegen en verwijderen aan alle tendergebruikersgroepen in de individuele tenders.
Handover beheerders
Handover beheerders hebben toegang tot alle instellingen en functies gerelateerd aan de Handover module. Ze beheren de Handover werkpakketten en workflows en kunnen assets aanmaken en voorbereiden. Ze kunnen de status van assets wijzigen. Ze hebben toegang tot het activiteitenlog voor Handover.
Ze kunnen gebruikers toevoegen en verwijderen uit alle Handover gebruikersgroepen.
Handover waarnemers
Handover waarnemers hebben toegang tot alles binnen de Handover module. Ze kunnen niets wijzigen of assets aanmaken.
Zij kunnen geen gebruikers toevoegen aan of verwijderen uit het project.
Handover beoordelingsmanagers
Handover review managers worden automatisch toegevoegd in de review manager-functie in Handover-werkpakketten. Ze hebben toegang om alle assets te bekijken, toegang tot alle documenten en alle taken. Zij kunnen assets vergrendelen en taken aanmaken op assets.
Zij kunnen geen gebruikers toevoegen aan of verwijderen uit het project.
Beheerders bewonersportaal
Beheerders bewonersportaal hebben toegang tot alle instellingen en functies gerelateerd aan de Apartments functie. Alleen gebruikers in deze gebruikersgroep kunnen eenheden aanmaken en beheren. Ze zullen zich bezighouden met het ontvangen en doorsturen van vragen van bewoners naar de juiste persoon.
Ze kunnen gebruikers toevoegen of verwijderen uit de gebruikersgroep Beheerders bewonersportaal.
Zelf gebruikersgroepen aanmaken
Om een nieuwe gebruikersgroep aan te maken, ga naar
Instellingen
Gebruikers
Groep toevoegen.
De gebruikersgroep moet eerst een naam krijgen. Autorisaties kunnen worden gekopieerd vanuit een andere groep in het project. Dit kan het aanmaken van gebruikersgroepen versnellen als je een sjabloon gebruikersgroep aanmaakt met specifieke autorisaties, bijvoorbeeld voor alle onderaannemers.
Standaard hebben alle gebruikersgroepen 'view'-toegang tot Locaties, maar het is mogelijk om 'bewerk'-rechten in te stellen.
Tips en trucs
Je kunt ook het -icoon gebruiken om over te schakelen naar de lijstweergave om een overzicht van alle gebruikers en hun groepen te krijgen. Je kunt terugkeren naar de rasterweergave door te klikken op het
-icoon.
Rechten in een zelfgemaakte gebruikersgroep
Zelf gemaakte gebruikersgroepen worden gebruikt voor het beheren van toegang en rechten in het project. Bepaalde functies in Dalux kunnen alleen gebruikt worden als de gebruikersgroep de juiste permissies heeft. Het is mogelijk om vrij precies in te stellen waartoe gebruikers in bepaalde groepen toegang hebben.
In aangepaste groepen kan een groepsbeheerder worden toegevoegd. De beheerders van een groep kunnen andere gebruikers aan de groep toevoegen of uit de groep verwijderen. Ze kunnen ook gedeelde filters aanmaken voor verschillende hulpmiddelen zoals Taken, checklists, bestanden, en meer.
Om toegang te krijgen tot de rechten van een zelfgemaakte gebruikersgroep, klik op de groep om deze te openen. Klik daarna op Toevoegen.
Deze rechten variëren, afhankelijk van welke functies actief zijn.
Het is ook mogelijk om een standaard verantwoordelijke en groepsbeheerder in te stellen. Een standaard verantwoordelijke zal altijd als de verantwoordelijke worden ingesteld wanneer de gebruikersgroep aan een Taak-workflow wordt toegevoegd. Deze instelling wijzigt niet automatisch workflows die al zijn aangemaakt. Het wordt daarom aanbevolen om de standaard verantwoordelijke in te stellen, voordat u workflows aanmaakt.
Een groepsbeheerder kan filters opslaan in Field, Box en Locaties voor iedereen in hun gebruikersgroep.
Selecteer een gebruiker
Meer
Stel in als verantwoordelijke of
Instellen als groepsbeheerder.
Meer informatie
Als er twijfel is bij het toewijzen van gebruikersrechten, klik dan op het -icoon om een uitleg te zien van wat de verschillende gebruikersrechten inhouden.
Gebruikersgroepen toevoegen aan Workflows
Het is aan te raden om Gebruikersgroepen te gebruiken in werkpakketten en workflows in plaats van individuele gebruikers toe te voegen. Op deze manier hoeft u slechts één keer een werkpakket op te zetten. Wijzigingen qua gebruikers kunnen beheerd worden door gebruikers toe te voegen aan of te verwijderen uit de gebruikersgroepen.
Het toevoegen van een gebruikersgroep aan een workflow gebeurt door te klikken op de betreffende stap in de workflow. Kies vervolgens de gebruikersgroep en klik op 'Toevoegen'.
Een opmerking over bedrijfsbeheerders
De rechten van een bedrijfsbeheerder hebben voorrang op de rechten van een gebruikersgroep. Wanneer een bedrijfsbeheerder ook in een zelfgemaakte gebruikersgroep opgenomen is, kan deze gebruiker meer zien vergeleken met andere gebruikers in dezelfde gebruikersgroep.