Dit artikel legt uit hoe je statussen kunt instellen en gebruiken in Dalux Box. Statussen in Box is een vorm van metadata voor bestanden in jouw project die moeten worden geactiveerd en die ook kunnen worden geïntegreerd met bestandsgebieden en bestandsflows. De functie wordt gebruikt om de status van je bestanden bij te houden.
De status is nauw verbonden met bestandsgebieden en bestandsflows, aangezien het kan worden gebruikt in de bestandsflows als triggers en de status van een bestand automatisch kan veranderen wanneer het bestand wordt goedgekeurd/geautoriseerd.
Als een bestand een specifieke status krijgt (bijvoorbeeld klaar 'ter controle'), kan dit een bestandsflow in gang zetten, waardoor de status van het bestand verandert en het beoordelingsproces wordt gestart. Na de beoordeling kan het bestand (automatisch) naar een ander bestandsgebied worden verplaatst.
Daarnaast kan de status van bestanden handmatig worden gecontroleerd om hun voortgang binnen diverse bestandsgebieden te zien, ook als er geen bestandsflows worden gebruikt. Bovendien kan het statusmetadata-veld naar wens worden aangepast, zodat je het kunt instellen zoals gewenst.
Hoe status in te stellen
Om checklists te Activeren, ga naar
Instellingen
Box
Functies toevoegen
'Statussen'
Activeren.
Om gebruik te maken van status moet je deze eerst instellen.
Om status aan te maken, ga naar Instellingen
Box
'Status instellen':
Vanuit dit venster kun je je status toevoegen, verwijderen en bewerken.
Klik Toevoegen om een nieuwe status aan te maken. Kies een naam voor de nieuwe status en eventueel een bestandsgebied als je die functie hebt geactiveerd.
Voor de bestandsgebieden kun je kiezen tussen
- Alle gebieden
- Bestanden/Gedeelde bestanden
- Gepubliceerd
Als ingesteld op 'Bestanden/Gedeelde bestanden' kan de status alleen in deze twee bestandsgebieden worden ingesteld en zal het niet mogelijk zijn om bestanden met deze status in Gepubliceerde Bestanden te hebben.
Als ingesteld op 'Gepubliceerd' kun je deze status niet instellen bij het uploaden van bestanden of bij het wijzigen van de status van bestanden in Bestanden of Gedeelde bestanden.
Dus, deze status kan alleen worden geselecteerd bij het goedkeuren of autoriseren van een bestand.
Status instellen in bestandsflows
Technische informatie
Je moet de bestandsflows geactiveerd hebben om status daarin te gebruiken. Je kunt meer lezen over bestandsflows in dit artikel: Hoe bestandsflows in te stellen.
Om statussen met je bestandsflows te gebruiken, ga naar Instellingen
Box
'Bestandsflows'
Selecteer een flow
Bewerken:
Bij het bewerken van de bestandsflow kun je de status als een flowtrigger instellen. Je kunt ook de bestandsflow instellen om de status van een bestand te wijzigen wanneer het bestand vervolgens wordt goedgekeurd of geautoriseerd:
Hoe de status van een bestand te wijzigen
Om de status van een bestand te wijzigen om bijv. een bestandsflow te starten, ga naar
Box
Zoek het bestand dat je zoekt
Selecteer het/de bestanden
Bewerken
'Status'
Kies de status uit de lijst: