Bestandsgebieden

Dit artikel legt uit wat bestandsgebieden zijn en hoe deze te gebruiken binnen je project.

Wat zijn bestandsgebieden en waarom gebruik je ze?

Bestandsgebieden zijn gebaseerd op de ISO19650 en worden gebruikt voor het beheren van toegang tot bestanden, tijdens verschillende fases van ontwerp en uitvoering. 

Er zijn 3 bestandsgebieden:

Bestanden

Gedeelde bestanden

Gepubliceerde bestanden (Published)

'Bestanden' kunnen worden gezien als de plaats voor bestanden waar (bijvoorbeeld) tijdens de ontwerpfase nog aan gewerkt wordt.

'Gedeelde bestanden' (alleen Box Pro) worden gebruikt voor samenwerking van verschillende ontwerpteams aan bestanden voordat ze worden gepubliceerd. Het kan ook dienen als een plaats voor bestanden die klaar zijn voor beoordeling.

Zaken om in de gaten te houden ten aanzien van 'Gedeelde bestanden':

• Je kunt metadata in Gedeelde bestanden niet wijzigen, behalve de status als je de Status-functie gebruikt binnen je project.
• Je kunt nog steeds Mark-ups aanbrengen in gedeelde bestanden
• Je kunt bestanden niet uit Bestanden verwijderen zonder ze eerst uit de Gedeelde bestanden te verwijderen

Gepubliceerde bestanden zijn bestanden die klaar zijn om gepubliceerd te worden aan de overige projectdeelnemers. Bijvoorbeeld als de bestanden 'Gereed voor uitvoering' zijn.

Zaken om in de gaten te houden ten aanzien van 'Gepubliceerde bestanden':

• Je kunt metadata in gepubliceerde bestanden niet wijzigen (zelfs niet de status)
• Je kunt geen Mark-ups maken
• Je kunt geen bestanden verwijderen uit Bestanden zonder ze eerst uit de Gepubliceerde bestanden te verwijderen

Deze splitsing in de drie soorten bestandsgebieden maakt het gemakkelijker om bestanden gefaseerd en gevalideerd vrij te geven (voor bijvoorbeeld uitvoering). Dit kan worden gebruikt om te voldoen aan ISO19650-bestandsverwerking.

Bestanden - Informatie in ontwikkeling door de oorspronkelijke maker of taakteam, niet toegankelijk voor anderen

Gedeelde bestanden - Informatie goedgekeurd voor delen met andere geschikte taakteams en leveringsteams of met de opdrachtgevende partij

Gepubliceerde bestanden - Informatie geautoriseerd voor gebruik in meer gedetailleerde Design, voor constructie of voor Asset management

Dalux houdt een registratie van wijzigingen aan de bestanden bij via metadata en bestandshistorie, en behoudt een archief van de audittrails.

Hoe bestandsgebieden in te stellen

Om bestandsgebieden te gebruiken, moet je eerst selecteren welke gebieden je wilt activeren. Om dat te doen ga naar

Instellingen Box 'Bestandsgebieden'.

In het nieuwe venster selecteer tussen 'Bestanden en gepubliceerde bestanden' of 'Bestanden, gedeelde bestanden en gepubliceerde bestanden' en klik 'Volgende':

Na het klikken op 'Volgende', word je gevraagd om de locatie te selecteren waar alle (eventueel) reeds geüploade bestanden binnen je project moeten worden opgeslagen. Dit zal bepalen of deze bestanden direct gepubliceerd zullen worden en wel/niet direct toegankelijk worden voor iedereen binnen het project (met rechten op de map waar de bestanden in opgeslagen zijn).

Klik vervolgens op 'Opslaan' en uw bestandsgebieden verschijnen in de Box-sectie:

Goedkeuren en autoriseren van bestanden voor het Gedeelde en/of Gepubliceerde bestandsgebied

Er zijn twee manieren om bestanden goed te keuren en te autoriseren voor het gedeelde en/of gepubliceerde bestandsgebied. De eerste is de directe goedkeuring/autorisatie door de projectmanager of door een gebruiker met autorisatie om dit te mogen doen.

Om een bestand direct goed te keuren of te autoriseren, ga naar

Box Vind en selecteer het bestand in de mappenstructuur Meer Klik Goedkeuren naar gedeelde bestanden of Autoriseer naar gepubliceerde bestanden:

Het goedkeuringsproces voor bestanden hangt af van de projectinstellingen en kan gedaan worden door de personen die verantwoordelijk zijn voor de specifieke bestanden of tekeningen.

Dalux Box heeft een standaard gebruikersgroep 'Projectmanager'. Gebruikers in deze groep hebben de standaard de rechten om bestanden goed te keuren en te publiceren, evenals het opzetten van bestandsflows.

Als je wilt dat een andere gebruikersgroep ook bevoegd is om bestanden goed te keuren of te publiceren, moet je hen daarvoor apart toestemming geven.

Om toestemming te geven, ga naar

Instellingen Gebruikers Klik op de gebruikersgroep Toevoegen:

De tweede optie (naast het direct goedkeuren of autoriseren) is om een strikter proces voor het goedkeuren en autoriseren van bestanden te implementeren door middel van bestandsflows. Als een gebruiker niet de benodigde rechten heeft om een bestand direct goed te keuren, dan kunnen ze het bestand ter goedkeuring indienen via een goedkeurings-/autorisatiestroom. Het bestand wordt dan zichtbaar zijn voor de projectbeheerder of de geautoriseerde persoon die het kan goedkeuren.

Gebruikersrechten en toegang tot bestandsgebieden

Wanneer je de gewenste bestandsgebieden geactiveerd hebt, moet je ervoor zorgen dat je de juiste gebruikers toegang geeft tot de juiste gebieden. 

Om de rechten van een gebruikersgroep te bewerken, ga naar

Instellingen Gebruikers Selecteer de gebruikersgroep die u wilt bewerken Mappen:

Je kunt de gebieden en mappen wijzigen waartoe de gebruikersgroep toegang heeft, het type toegang dat ze moeten krijgen, en bepalen of ze bestanden kunnen goedkeuren en/of autoriseren.