Hoe Apartments in te stellen

Dit artikel beschrijft hoe je Apartments in Dalux instelt.

Apartments is ontworpen om communicatie, documentatie en afspraken op een centrale plaats per woning te kunnen beheren. Het hoofddoel van de functie is om een goede communicatie tussen nieuwe bewoners, de projectleiders en de onderaannemers mogelijk te maken.

Je kunt meer lezen over hoe een (toekomstig) bewoner van een woning Apartments kan gebruiken in dit artikel: Hoe Apartments te gebruiken.

Hoe Apartments te activeren

Om te activeren ga naar Instellingen Field Toevoegen functies 'Apartments' Activeren:

Hoe Apartments in te stellen

Algemene instellingen

Je kunt een afbeelding dashboard instellen, die voor alle bewoners getoond zal worden. Dit wordt gedaan via:

Instellingen Field Apartments 'Dashboard afbeelding'.

Zones

Elke wooneenheid moet één zone zijn.

Om de zones in te stellen, kun je dit artikel lezen: Zones en zonelagen.

Je kunt selecteren welke zonelaag je wilt gebruiken voor het Bewonersportaal via:

Instellingen Field Apartments 'Zonelaag' Selecteer de juiste zonelaag om te gebruiken:

Wooneenheden aanmaken

Om eenheden aan te maken, ga naar Apartments Eenheden Eenheid toevoegen.

Eenheden kunnen automatisch gegenereerd worden vanuit de verschillende zones op je geselecteerde zonelaag voor Apartments door 'Aanmaken vanuit zones' te selecteren. Als je zonelaag correct is ingesteld, maakt dit het proces zeer snel en gemakkelijk.

Eenheden kunnen ook handmatig aangemaakt worden. Geef de eenheid een naam, voeg een beschrijving toe indien relevant en voeg een zone toe.

Indien nodig kun je de nieuwe bewoners de mogelijkheid geven om taken aan te kaarten. Om dit te doen, vink het 'Ingeschakeld' vakje aan, en selecteer een start- en einddatum voor de huiseigenaren om hun taken in te dienen.

Bewoners toevoegen

Om bewoners toe te voegen, kun je hen uitnodigen via hun e-mailadres. Om dit te doen, selecteer hun eenheid en klik op Toevoegen onder 'Bewoners'.

Bij het toevoegen van bewoners kun je meer informatie invoeren, zoals naam, telefoonnummer en een aangepaste uitnodigingsboodschap. Opmerking dat wanneer een bewoner zich aanmeldt, ze hun eigen naam invoeren, die de door jou toegevoegde naam zal overschrijven.

Soorten vergaderingen

Soorten vergaderingen helpen je je vergaderingen te categoriseren met of voor bewoners. Je kunt verschillende soorten vergaderingen aanmaken door te gaan naar:

Instellingen Field Apartments 'Vergaderingstypen' Toevoegen.

Hoe Apartments te gebruiken als beheerder

Taken inschakelen en deadlines instellen

Je kunt de bewoner(s) toestaan om taken direct in Dalux aan te maken. Taken moeten geactiveerd worden voor elke eenheid en een indieningsstart en deadline moeten ingesteld worden. Om taken in te schakelen, selecteer één of meer eenheden en klik op Bewerken. Schakel vervolgens taken in en stel een begin- en einddatum in.

Als je de datums bijwerkt, kun je selecteren om de bewoners via e-mail op de hoogte te brengen.

Taken zien en oppakken die door bewoners zijn verzonden

Om taken die door bewoners zijn verzonden te behandelen, ga naar Alle taken. Deze inbox bevat zowel nieuwe, lopende, als afgesloten taken.

De kwesties worden weergegeven in een lijstweergave, en je kunt meer lezen over zoeken en het gebruik van filters in dit artikel: Zoeken en filters in Field.

Open een issue door dubbel te klikken of een issue te selecteren en op Tonen te klikken.

• Afsluiten - Sluit de taak met een bericht aan de bewoner. Of het nu is omdat een kwestie is opgelost of als het niet relevant is. Afgesloten taken worden verplaatst naar Afgesloten.
• Antwoord - Stuur een bericht naar de bewoner, zoals een update dat de taak behandeld wordt of als je meer informatie nodig hebt. Beantwoorde taken worden verplaatst naar Lopende.
• Link naar - Koppel de kwestie aan een nieuwe Field-taak. Dit wordt hieronder in detail uitgelegd

Je kunt een taak koppelen aan een nieuwe taak. Dit zal een nieuwe taak in Field aanmaken volgens de ingestelde workflow. Je kunt dit alleen doen voor taaktypes en aan verantwoordelijken waarvoor je normaal gesproken gebruikersrechten hebt.

Selecteer vervolgens de verantwoordelijke (onder)aannemer of leverancier (je kunt ook een deadline toevoegen, bijvoegsels en aan de beschrijving toevoegen):

De gekoppelde taak wordt bovenaan de taak weergegeven en kan snel geopend worden. Je kunt ook de status van de gekoppelde taak zien. Wanneer de taken zijn opgelost, kan de kwestie worden afgesloten.

Documenten delen met bewoners

Om documenten met de bewoners te delen, ga naar:

Apartments Bestanden Uploaden.

Zodra de documenten op het platform staan, vergeet dan niet te klikken op Delen met eenheden, en selecteer welke wooneenheden toegang moeten hebben tot elk document:

Aankondigingen naar de bewoners sturen

Om informatie naar bewoners te sturen, ga naar:

Apartment Aankondigingen Nieuwe aankondiging.

Selecteer vervolgens de eenheden die de informatie moeten ontvangen, schrijf een titel en een bericht, en bepaal of er een zichtbaarheidstermijn moet zijn. Stuur de aankondiging vervolgens door op 'Sturen' te klikken.

De bewoners ontvangen een e-mailnotificatie met je bericht. De aankondiging is ook zichtbaar in Dalux.

Vergaderingen aanmaken

Je kunt bewoners voor vergaderingen uitnodigen. Elke vergadering kan slechts voor één eenheid zijn. Om een vergadering aan te maken, ga naar:

Apartments Kalender Nieuwe vergadering

Vanaf hier selecteer je het volgende:

• Soort vergadering
• Eenheid
• Locatie
• Beschrijving
• Tijd - Om een tijd te vinden, kun je meerdere opties voorstellen in plaats van slechts één. Klik hiervoor op Alternatief tijdstip toevoegen. Je kunt maximaal 3 opties toevoegen.
• Deelnemer(s) - Je kunt meer deelnemers uitnodigen door te klikken op Deelnemer toevoegen
• Gerelateerde issue(s)