Hoe taken in te stellen

Dit artikel gaat in op de settings die je nodig hebt voordat je Taken kunt aanmaken en gebruiken in je Dalux project.

Takensjablonen

Taaksjablonen worden gebruikt om het type taak (betreft het een oplevering of bijvoorbeeld alleen een vastlegging) en de inhoud (welke velden kunnen er ingevuld worden) ervan te definiëren. 

Voordat je taken kunt aanmaken, moeten er taaksjablonen beschikbaar zijn. Om taaksjablonen aan te maken, ga naar:

Instellingen Field 'Taaksjablonen'.

Dit opent een nieuw venster waar je drie opties krijgt om taaksjablonen aan te maken. Je kunt:

• Een nieuw taaksjabloon aanmaken
• Kopieer een taaksjabloon vanuit een ander project waar je ook projectbeheerder bent
• Een taaksjabloon kopiëren vanuit de bedrijfsomgeving (een bedrijfslicentie is vereist)

Takensjablonen worden vaak aangemaakt om snags, defecten, afwijkingen, informatieverzoeken en andere soortgelijke taken te behandelen. Het is raadzaam om takensjablonen te creëren die specifiek zijn voor het project.

Het gebruik van beschrijvende en geschikte namen voor de taken zal gebruikers helpen de juiste taak voor de werkzaamheden gemakkelijker te selecteren.

Taaksjablonen aanmaken

Wanneer je een nieuw taaksjabloon aanmaakt, moet je deze een naam en een voorvoegsel geven. De naam beschrijft het taaktype, en het voorvoegsel wordt gebruikt om de uiteindelijke taken te categoriseren. Elke aangemaakte taak zal worden geïdentificeerd met een voorvoegsel en een uniek nummer. Bijvoorbeeld, als het voorvoegsel 'S' wordt gebruikt, zal de eerste taak gemarkeerd worden als S1, de tweede taak als S2, en zo verder.

Taaksjablonen worden opgebouwd op basis van verschillende datavelden. De inhoud kan worden aangepast aan de hand van data/informatie die voor dat taaktype van toepassing is. Je kunt meer lezen over elk dataveld in dit artikel: Datavelden voor taken en checklists.

Alle nieuwe taaksjablonen bevatten standaard de volgende velden:

• Onderwerp (moet ingevuld worden)
• Verantwoordelijke (moet ingevuld worden)
• Deadline (kan gedeactiveerd worden)
• Locatie
• Bijvoegsels
• Beschrijving

Het is mogelijk om de deadline, de locatie en de beschrijving als verplichte velden in te stellen. Dit betekent dat deze gegevens verplicht ingevuld moeten worden voordat de taak verstuurd kan worden. De deadline kan indien gewenst gedeactiveerd worden.

Om dit te doen, klik op een van de gegevensvelden of beweeg de muis over een van de gebieden en klik op het -icoon Bewerken of Verwijderen.

Het sjabloon kan worden aangepast door de datavelden vanuit de lijst aan de linkerkant naar het sjabloon te slepen. Om gegevens te verwijderen, kunnen deze naar het -icoon gesleept worden.

Als je de naam van de taak of het voorvoegsel wilt veranderen, klik op Instellingen bovenaan. Vanuit dit menu is het ook mogelijk om de volgende zaken in te stellen:

• Inschakelen van het aanmaken van nieuwe taken - Dit bepaalt of het takensjabloon actief is of niet.
• Kan na aanmaak worden goedgekeurd - Dit geeft aan of de taak direct bij aanmaak kan worden goedgekeurd.
• Kan workflow wijzigen - Hiermee kan een taak van de ene workflow naar de andere worden verplaatst. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als taken van de ene naar de andere onderaannemer moeten worden verplaatst.
• Foto vereist bij het melden als gereed (de eerste keer) - Als een reagerende functie een taak als gereed meldt, moeten zij een foto aan de taak toevoegen als bewijs.

Taken en takensjablonen wissen

Om een taak als 'Stopgezet' te markeren, ga naar

Field Taken Klik op de taak  Meer Markeer als stopgezet.

Om alle taken van een bepaald taaktype te wissen, ga eerst naar:

Instellingen Field 'Taaksjablonen' Klik op het taaktype Bewerken.

Hierdoor wordt het bewerkingsvenster voor dat Taaktype geopend.

Klik Meer 'Taken wissen' 'Code verzenden' Typ de code in die je per e-mail hebt ontvangen 'Taken wissen'.

Let op! Dit is alleen mogelijk als er minder dan 20 taken zijn aangemaakt voor dat specifieke taaktype.

Om een Taaksjabloon te wissen, moet je ervoor zorgen dat er geen Taken meer van dat type zijn. Je kunt sjablonen wissen via:

Instellingen Field 'Takensjablonen' Selecteer een sjabloon Wissen.