Hoe Bestandsflows in te stellen

In dit artikel bespreken we hoe je de functie 'Bestandsflows' (ook wel: FileFlows genoemd) in je Dalux-project kunt instellen. Bestandsflows zijn nauw verbonden met de functie Bestandsgebieden, die in het project moet worden geactiveerd voordat bestandsflows kunnen worden ingesteld.

Bestandsgebieden zijn gebaseerd op ISO19650 en worden gebruikt om toegang tot bestanden te beheren, die mogelijk nog niet vrijgegeven kunnen worden voor iedereen in het project. 

Er zijn 3 bestandsgebieden:

Bestanden

Gedeelde bestanden

Gepubliceerde bestanden (Published)

'Bestanden' kan worden gezien als een plek voor bestanden die in ontwikkeling zijn, terwijl 'Gedeelde bestanden' kunnen worden gezien als een plek voor bestanden die klaar zijn voor beoordeling of om gedeeld te worden met andere ontwerpteams. 'Gepubliceerde bestanden' is voor bestanden die bijvoorbeeld 'gereed zijn voor uitvoering'.

Bestandsflows zijn processen en werkstromen die bepalen hoe bestanden bewegen tussen deze 3 bestandsgebieden. Het proces van bestandsflows omvat het definiëren van de triggers (op welke map is de flow van toepassing), de verantwoordelijke personen en de workflow van de bestanden. Met behulp van bestandsflows definieer je hoe bestanden handmatig en automatisch worden goedgekeurd en gepubliceerd naar hun map in het volgende bestandsgebied. Het proces van bestandsflows omvat het definiëren van de triggers (op welke map is de flow van toepassing), de verantwoordelijke personen en de workflow van de bestanden. Met behulp van bestandsflows definieer je hoe bestanden handmatig en automatisch worden goedgekeurd en gepubliceerd naar hun map in het volgende bestandsgebied.

Bestandsgebieden en bestandsflows activeren

Eerst moet je de functie 'bestandsgebieden' activeren. Hiervoor ga je naar Instellingen Box 'Bestandsgebieden':

Ten tweede, je moet de optie 'bestandsflows' activeren. Om dit te doen, blijf in Instellingen en klik op 'Bestandsflow' en vervolgens op 'Activeren':

Bestandsflows instellen

Om een bestandsflow in te stellen, ga naar Instellingen Box 'Bestandsflows':

Hiermee open je een nieuw venster waarin je bestandsflows kunt creëren en bewerken.

Vanuit dit nieuwe venster, klik op Toevoegen om een flow te creëren. Hier kun je kiezen voor het creëren van een flow voor:

• Goedkeuring naar 'Gedeelde bestanden', of voor

• Autorisatie naar 'Gepubliceerde bestanden':

Dit opent een nieuw venster waarin u de flow instelt. Vanaf hier creëert u de bestandsflow door het creëren van een workflow, te bepalen hoe de flow geactiveerd moet worden, wie deze moet starten en wie verantwoordelijk is voor afgewezen bestanden:

• Flowtrigger: wat is de trigger voor het starten van de bestandsflow 
  • Je kunt kiezen tussen een map, een status, of beide, waarbij een bestand zich moet bevinden in de gekozen map en/of de gekozen status moet hebben om het bestandsflow te kunnen starten
• Flowstarters: gebruikers (bijvoorbeeld document controllers) die bestanden kunnen indienen voor goedkeuring/autoriteit en daarmee de workflow 'handmatig' starten
• Verantwoordelijke voor geweigerde bestanden: gebruikers die bestanden afhandelen die zijn geweigerd
• Gebruiker(s) toevoegen om bestanden te beoordelen: Dit zullen de persoon/personen zijn die het bestand kunnen goedkeuren of autoriseren.

Flowstart

Een bestandsflow kan op twee manieren worden gestart. De flow kan worden gestart door de gebruiker ingesteld als de Flowstarter of de flow kan worden gestart door de Flowtrigger(s) die zijn ingesteld in de flow.

• Flowstarter: Het bestand zal via een bestandsflow aangeboden worden wanneer de flowstarter handmatig een bestand stuurt voor goedkeuring/autorisatie. De flowstarter kan een bestand sturen vanuit elke map waar zij toegang toe hebben, maar kan het alleen sturen in de gedefinieerde bestandsflows.
• Flowtrigger: Het bestand zal via een bestandsflow aangeboden worden wanneer het bestand wordt geüpload naar de geselecteerde map en/of de geselecteerde status krijgt. Als alleen een map is geselecteerd, wordt elk nieuw bestand in de map voor goedkeuring/autorisatie verzonden. Als alleen een status is geselecteerd, worden alle bestanden met de status in alle mappen in de bestandsflow verzonden. Als beide zijn geselecteerd, moet een bestand aan alle criteria voldoen om in de bestandsflow te worden verzonden.

Voorbeeld

In dit voorbeeld zal de bestandsflow starten wanneer een bestand wordt geüpload naar de tekeningen en modellen mappen en de status 'Geschikt voor publiceren' krijgt:

Workflow

Een workflow creëren houdt in dat er bepaalde stappen voor het verloop van de bestandsflow worden vastgesteld.

Om een bestand goed te keuren, moet het alle stappen in de flow doorlopen. De laatste stap, genaamd 'Publiceren', staat standaard ingesteld op handmatige goedkeuring, maar je kunt dit indien nodig wijzigen naar automatische goedkeuring.

Voor een handmatige stap moet ten minste één gebruikersgroep zijn toegevoegd voordat de bestandsflow kan worden geactiveerd.

Om stappen aan de werkstroom toe te voegen, klik Stap toevoegen:

Bij het toevoegen van een stap kun je kiezen uit 3 typen:

• Stap goedkeuring voor een enkele functie: Een enkele persoon (functie/gebruiker) moet het bestand goedkeuren.
• Stap goedkeuring voor meerdere functies: Meerdere personen (functies/gebruikers) moeten het bestand goedkeuren
• Vertakkende stap: Vertakt zich in twee paden waarbij de gebruiker beslist welk pad het bestand moet volgen, zoals wie het bestand moet goedkeuren

Je kunt zoveel stappen en gebruikers toevoegen als je wilt.

Deadlines

Je kunt een aantal werkdagen instellen voor elke stap in een goedkeurings- of autorisatieworkflow.

Wanneer een deadline is ingesteld, zal de Goedkeurder/Autorisator deze deadline zien in het goedkeurings-/autorisatieproces.

Dit wordt getoond in de e-mail notificatie, op het dashboard, en ook in de lijstweergave voor Goedkeuringen/Autorisaties:

Een dag voor een deadline verloopt, worden de verantwoordelijke gebruiker(s) genotificeerd. De gebruiker die ervoor gezorgd heeft dat de flow gestart is, zal ook een notificatie ontvangen wanneer de deadline is overschreden.

Status

Om statussen te gebruiken in bestandsflows, moeten ze eerst worden ingesteld. Om te leren hoe dat moet, kun je artikel lezen over het instellen ervan: Status metadata voor bestanden.

Als de statusfunctie is ingesteld in het project, moet je aangeven welke status het bestand krijgt zodra deze de gehele flow succesvol doorlopen heeft

Wanneer een of meerdere statussen zijn gecreëerd, kun je ze gebruiken in de bestandsflows. Ze kunnen worden gebruikt als triggers voor bestandsflows, zoals hierboven beschreven, en de status kan ook wijzigen als gevolg van een doorlopen bestandsflow.

Om de status van een bestand tijdens een bestandsflow te wijzigen, deactiveer simpelweg de flow (indien deze actief is) om deze te kunnen bewerken en stel de 'Status in gedeelde bestanden als goedgekeurd/Status in gepubliceerde bestanden als geautoriseerd' in op uw gewenste status:

Wanneer een bestand wordt goedgekeurd via de bestandsflow, zal de status automatisch veranderen als onderdeel van het proces.

De bestandsflow activeren

Wanneer je klaar bent met het aanpassen van de bestandsflow, moet je de bestandsflow activeren om deze in het project te kunnen gebruiken. Dit doe je door rechtsboven in het venster van de bestandsflow editor op 'Activeren' te klikken:

Kopiëren van bestandsflow sjablonen

Je kunt bestandsflow sjablonen dupliceren. Wanneer je een bestandsflow wilt aanmaken die bijna identiek is aan een reeds bestaande, zal deze functie je veel klikken besparen.

Het gedupliceerde bestandsflow sjabloon zal alle instellingen kopiëren van de bestaande bestandsflow, maar zal standaard gedeactiveerd zijn. Om een bestandsflow te dupliceren, ga naar:

Instellingen Box 'Bestandsflows' Selecteer een bestandsflowsjabloon om te dupliceren Kopiëren:

Stel communicatiestructuren in voor opmerkingen

Wanneer een bestand zich in een bestandsflow bevindt, heeft de huidige gebruiker (de beoordelaar) de mogelijkheid om opmerkingen te maken. Deze opmerkingen kunnen worden gemaakt bij het goedkeuren of afwijzen van een bestand. Bijvoorbeeld, er kan een opmerking worden gemaakt voor de persoon die verantwoordelijk is voor het afhandelen van afgewezen bestanden of voor de plaatser van het bestand. Bij het maken van een opmerking kan de gebruiker kiezen uit beschikbare communicatiestructuren en opmerkingstypen.

De meest voorkomende use-case is het aanmaken van een communicatiestructuur tussen de gebruikers die de flow initiëren (hetzij als flowstarters, hetzij als uploaders) en de gebruikers die beoordelen in de workflow. Op deze manier kunnen gebruikers, die deel uitmaken van een stap, opmerkingen maken die de reden voor afwijzing verder uitwerken.

Om meer te leren over opmerkingen, communicatiestructuren en hoe je ze instelt, lees dit artikel: Hoe opmerkingen in te stellen.