Mailarchief

Gebruik het Dalux-mailarchief om projectrelevante e-mails automatisch te archiveren in een of meer mailarchieven in Dalux Box. Elk archief dat in Dalux is aangemaakt heeft een uniek e-mailadres. Bij het sturen van e-mails die u in Dalux wilt archiveren, kan het Dalux-mailarchiefadres worden toegevoegd aan de CC- of BCC-velden. Het is ook mogelijk om e-mails direct naar het Dalux-mailarchiefadres te sturen/door te sturen. Toegang tot de e-mailarchieven wordt beheerd door gebruikersgroepen, en alleen gebruikers op het project kunnen e-mails sturen naar de mailarchiefadressen.

Houd er rekening mee dat elke afzonderlijke e-mail momenteel beperkt is tot een maximale grootte van 10 MB.

Hoe e-mailarchieven in te stellen

Om e-mailarchieven te activeren, ga naar Instellingen Box 'Mailarchief' 'Activeren'.

Wanneer e-mailarchieven zijn actief, verschijnt er een nieuwe tab in de Dalux Box genaamd Mailarchief. Om e-mailarchieven aan te maken en te beheren, ga naar Box Mailarchief.

Van hier kunnen nieuwe inboxen worden toegevoegd en bestaande kunnen worden beheerd. Om een nieuwe inbox aan te maken klikNieuw.

Elke inbox moet een naam krijgen. De naam heeft geen invloed op de e-mailnaam die Dalux genereert. Wanneer de inbox is benoemd, klik dan op 'OK'. De inbox wordt aangemaakt, en een e-mailadres wordt gegenereerd.

Om de naam van een inbox te wijzigen, selecteer deze in het lijstoverzicht en klik Bewerken. Om een inbox te wissen, selecteer deze in het lijstoverzicht en klik Wissen. Het is niet mogelijk om het e-mailadres te wijzigen.

Om een inbox te openen, klik op een inbox in het lijstoverzicht en klik Tonen in het bovenste menu of dubbelklik op de inbox. Wanneer de inbox is geopend, kan het e-mailadres worden gekopieerd door te klikken op Kopieer e-mailadres.

Hoe mailarchief te gebruiken

E-mails die naar de e-mailadressen van het Dalux-mailarchief worden verzonden, worden automatisch aan de archieven toegevoegd. Het is ook mogelijk om e-mails handmatig naar de inbox te uploaden indien nodig. De inbox-specifieke e-mail die in Dalux is gegenereerd kan als elke andere e-mail worden gebruikt. Of u nu e-mails direct naar de e-mail verzendt of CC-/BCC gebruikt, de e-mail wordt naar de Dalux-inbox verzonden en gearchiveerd.

Om handmatig e-mails toe te voegen aan de inbox, open de inbox en klik op Toevoegen e-mail en lokaliseer vervolgens de e-mail(s) op uw computer.

U kunt ook een of meer e-mails direct naar de inbox slepen en neerzetten vanaf uw computer. Een pop-upvenster verschijnt in Dalux dat u een overzicht geeft.

Klik op 'Uploaden', om de e-mail(s) toe te voegen aan de inbox. Elke e-mail in de Dalux-mailarchiefinbox kan worden bekeken, gedownload en gewist.

Hoe toegang tot e-mailarchieven te beheren

Toegang tot de e-mailarchieven wordt beheerd op gebruikersgroep niveau Dit betekent dat specifieke gebruikersgroepen toegang moeten krijgen tot het mailarchief om de e-mails te kunnen zien of downloaden.

Om dit te doen, ga naar:

Instellingen Gebruikers Selecteer de gebruikersgroep die toegang nodig heeft tot het mailarchief/de mailarchieven Toevoegen 'Mailarchief'.

Dit opent een nieuw venster waarin toegang tot de verschillende e-mailarchieven kan worden ingesteld. Gebruikers met toegang tot e-mailarchieven kunnen alle e-mails tonen en alles downloaden. Selecteer welke archieven de gebruikers in de groep toegang moeten hebben en klik vervolgens op 'Opslaan'.

De gebruikers in de gebruikersgroep zullen nu toegang hebben tot het mailarchief (en).