Werkpakketten en de diverse soorten workflows

Dit artikel legt uit hoe werkpakketten en workflows worden gebruikt om de diverse informatiestromen te beheersen.

Werkpakketten en workflows worden in combinatie met gebruikersgroepen opgezet. Ze vormen de basis van een Dalux-Field project, aangezien ze samen de communicatiestroom bepalen en autorisaties en zichtbaarheid regelen.

Werkpakketten en workflows worden gebruikt voor het beheren van processen met betrekking tot:

• Taken en goedkeuringen
• Checklists en Hold Point checklists
• Controleplannen en keuringsplannen
• Veiligheidsissues

Video

Hoe een nieuw werkpakket aan te maken

Werkpakketten en workflows worden aangemaakt en bewerkt via:

Instellingen Field Werkpakketten.

Een nieuw werkpakket kan worden aangemaakt door te klikken op Werkpakket toevoegen.

Bij het aanmaken van een nieuw werkpakket is een naam vereist. Het is ook mogelijk om in te stellen welk vakgebied en welk bedrijf gerelateerd zijn aan het werkpakket.

Let op: Als er geen werkpakketten in het project zijn aangemaakt en geen projectstandaard vanuit de bedrijfsomgeving wordt gebruikt, moet er eerst een nieuw leeg werkpakket worden aangemaakt.

Als er al wel werkpakketten in het project of bedrijfsprofiel zijn aangemaakt, heb je de volgende instellingen:

Importeren vanuit een ander project maakt het mogelijk om alle of geselecteerde werkpakketten en workflows te kopiëren vanuit verschillende projecten (waarin jij bent opgenomen als Projectbeheerder).

Aanmaken vanuit projectstandaarden is alleen mogelijk als je een bedrijfsomgeving en projectstandaarden hebt ingesteld. Je kunt hier meer over lezen: Bedrijfsprofiel: Projectstandaarden.

We raden aan te beginnen met een basiswerkpakket dat bijvoorbeeld voor elke onderaannemer in het project hergebruikt kan worden.

Merk op dat controleplan- en keuringsplanworkflows niet zullen worden gekopieerd, omdat ze alleen worden aangemaakt wanneer een plan wordt toegevoegd.

De opbouw van een workflow in Dalux

Bij het aanmaken van workflows wordt elke stap in de flow gedefinieerd als een 'functie'. Er moet altijd een 'Maakt' functie zijn, maar het is optioneel of er ook 'Reactie' functies zijn. Een workflow in Dalux is als volgt opgebouwd:

1. Het is mogelijk om elke stap in de workflow een naam te geven. De 'Naam functie' wordt hier getoond. De functie zal ook worden getoond wanneer een verantwoordelijke (de persoon aan wie de taak wordt toegewezen) voor taken wordt gekozen.
2. De gebruikersgroepen en gebruikers die in de functie zijn opgenomen worden hier getoond, en meer gebruikers kunnen worden toegevoegd door te klikken op Gebruikers toevoegen
3. Het -pictogram toont dat de persoon verantwoordelijk is voor de functie. Dit is de naam van de gebruiker die wordt weergegeven bij het selecteren van een verantwoordelijke voor taken. Aan elke rol kunnen meerdere gebruikersgroepen of gebruikers worden toegewezen, maar er kan maar één hoofdverantwoordelijk zijn voor elke stap in de workflow.
4. Het -icoon wordt gebruikt om in de volgende stap van de workflow een nieuwe functie aan te maken.
5. Geeft aan dat de workflow een vertakking heeft. Dit betekent dat een taak aan één van de vertakkende functies/stappen kan worden toegewezen.
6. Door te klikken op het -icoon kun je de gebruikersrechten bewerken voor de gebruikersgroep (bekijken/bewerken of alleen bekijken), de gebruikersgroep zelf bewerken of de gebruikersgroep uit de functie verwijderen.

Hoe workflows toevoegen

Workflows worden toegevoegd aan werkpakketten door de muis boven de naam van het werkpakket te houden. Klik vervolgens op het -pictogram Workflow toevoegen.

Vervolgens kun je kiezen wat voor soort workflow je wilt toevoegen.

Zodra je workflows hebt aangemaakt, kun je Werkpakketten uitvouwen om vooraf ingestelde filters te gebruiken. Deze filters helpen je het overzicht te behouden als je een groot aantal workflows in je project hebt. Daarnaast kun je Filter toevoegen gebruiken voor nog meer gedetailleerde filteropties.

Hoe gebruikers aan workflows toe te voegen

Gebruikers en gebruikersgroepen kunnen worden toegewezen aan workflow functies. Het wordt ten zeerste aanbevolen om gebruikersgroepen in plaats van individuele gebruikers toe te voegen.

Dit maakt het veel gemakkelijker om de werkpakketten te beheren. Zodra iemand niet meer werkzaam is binnen het project, dient dit dan alleen maar aangepast te worden in de specifieke groepen waar deze persoon in opgenomen is.

Het is ook eenvoudiger om de autorisatie van gebruikers te beheren en je kunt sneller meerdere mensen aan dezelfde functies/stappen toevoegen.

Het toevoegen van gebruikers kan op twee manieren:

• Klik op een functie/stap waar nog geen gebruikers aan toegevoegd zijn
• Klik op Gebruikers toevoegen

Beide opties openen een venster waar één of meer gebruikersgroepen/gebruikers kunnen worden toegevoegd aan de functie/stap. Selecteer ze uit de lijst en klik op 'Toevoegen' om ze aan de functie/stap toe te voegen.

Meerdere gebruikersgroepen/gebruikers worden op alfabetisch volgorde toegevoegd, met de eerste in volgorde ingesteld als de hoofdverantwoordelijke voor de functie/stap - zorg er dus voor dat je dubbel controleert en de gewenste persoon als verantwoordelijke voor de functie/stap instelt.

Hoe een workflow bewerken of wissen

Een workflow kan worden bewerkt of verwijderd door de muis over de naam van de workflow te bewegen en vervolgens op het -icoon te klikken.

Bij het bewerken van een takenworkflow kun je de naam én de taak of checklist die eraan gekoppeld is wijzigen.

Je kunt geen workflows wissen als er momenteel taken of checklists aan gekoppeld zijn. Deze moeten eerst opnieuw worden toegewezen.

De verschillende workflows begrijpen

Deze sectie zal de verschillende soorten workflows binnen Dalux beschrijven. Workflows kunnen aan werkpakketten worden toegevoegd door op het -icoon te klikken en Workflow toevoegen te selecteren.

In Dalux Field zijn verschillende soorten workflows beschikbaar:

• Goedkeuringsworkflow (eenrichtingsworkflow)
• Takenworkflow (tweerichtingsworkflow)
• Veiligheidsworkflow (voor de Veiligheidsmodule)
• Hold Point checklists
   

Goedkeuringsworkflows

Goedkeuringen worden doorgaans gebruikt in workflows waarbij alleen in de laatste stap kan worden goedgekeurd. Bijvoorbeeld: de onderaannemer legt iets vast waarbij de hoofdaannemer dat goed- of afkeurt. De initiator is niet de beslisser. Je kunt alles lezen over goedkeuringen in dit artikel: Goedkeuringen.

Een goedkeuring kan nog steeds een stap terug in de workflow, maar alleen als de gebruikers in de actieve stap de input afkeuren.

Je kunt meerdere goedkeuringsworkflows in één enkel werkpakket opnemen. Echter, elke goedkeuringsworkflow kan slechts één goedkeuringssjabloon bevatten.

Goedkeuringsworkflows worden weergegeven door een pictogram van een enkele pijl naar rechts .

Bij het opzetten van een nieuwe goedkeuringsworkflow, moet je deze een naam geven en het te gebruiken goedkeuringssjabloon kiezen.

Takenworkflows

De takenworkflow omvat tweerichtingscommunicatie. Taken kunnen vrij bewegen tussen de persoon ze aanmaakt en de persoon die moet reageren. Een nieuwe taak wordt toegewezen aan de volgende rol in de workflow en zal heen en weer bewegen afhankelijk van statuswijzigingen. Je kunt meer lezen over taakstatussen in dit artikel: Taakstatussen.

De initiator is bij taken ook de uiteindelijke beslisser (meest linkse rol/stap). De taken hoeven ook niet de gehele flow (meest rechtse rol/stap) te doorlopen voordat ze kunnen worden afgerond.

Je kunt meerdere takenworkflows toevoegen aan hetzelfde werkpakket. Takenworkflows zijn bij voorkeur gekoppeld aan minimaal één takensjabloon. Meerdere sjablonen kunnen aan dezelfde workflow worden gekoppeld.

Takenworkflows worden getoond met een bidirectioneel pijlpictogram .

Bij het aanmaken van een nieuwe takenworkflow kun je selecteren welke (indien van toepassing) taak- en checklisttypes je wilt koppelen aan de workflow. Dit bepaalt of taken en checklists beschikbaar zijn binnen de workflow.

Je kunt meer lezen over het koppelen van checklists aan werkpakketten in dit artikel: Checklist-werkpakket koppelingen.

Veiligheidsworkflow

De veiligheidsworkflow kan worden toegevoegd aan werkpakketten als de veiligheidsmodule geactiveerd is. Het werkt vergelijkbaar met takenworkflows, maar regelt alleen de afhandeling van het taaktype 'Veiligheidsissue'. Je kunt meer lezen over de Veiligheid in dit artikel: Veiligheid: Hoe in te stellen.

De groep 'Veiligheidsmanagers' wordt automatisch als ´aanmaker´ toegevoegd. Andere gebruikersgroepen kunnen ook toegevoegd worden.

Je kunt indien nodig meerdere veiligheidsworkflows aan een werkpakket toevoegen.

Veiligheidsworkflows worden getoond met een -icoon.

Hold Point checklist

Hold Point checklists moeten worden toegevoegd aan werkpakketten, waarin elke hold point kan worden toegewezen aan een gebruikersgroep of individuele gebruiker. Dit wordt in detail behandeld in ons HelpCenter-artikel over Hold Point checklists, dat je hier kunt lezen: Hold Point checklists.

Hold Point checklists worden in werkpakketten getoond met een -icoon.

Controleplanworkflows

Controleplanworkflows bestaan uit slechts één functie. Gebruikers en gebruikersgroepen in deze functie kunnen nieuwe registraties voor het controleplan aanmaken.

Elke controleplanworkflow is gekoppeld aan precies één controleplan. Lees hier meer over hoe je controleplannen instelt: Hoe controleplannen in te stellen

Je kunt een lege workflow voor een controleplan aanmaken als je later een controleplan wilt koppelen.

Bij het kopiëren van werkpakketten worden workflows voor controleplannen gekopieerd zonder gekoppeld controleplan.

Keuringsplanworkflows

Keuringsplanworkflows kunnen uit één of meer functies bestaan als je taken wilt sturen wanneer de keuring niet aan de eisen voldoet. Gebruikersgroepen in de makerrol kunnen nieuwe registraties in de keuringsplannen aanmaken. Als een taak voortkomt uit een van deze keuringen, kunnen gebruikers in deze functie taken sturen naar de responsfuncties.

Gebruikersgroepen met responsrollen kunnen alleen de taken zien die vanuit de keuringen zijn gestuurd, niet de keuringsplanregistraties. Je kunt indien nodig meer responsrollen aan de workflow toevoegen.

Elke keuringsplanworkflow is gekoppeld aan precies één keuringsplan. Lees hier meer over hoe keuringsplannen in te stellen: Hoe keuringsplannen in te stellen

Je kunt een lege workflow voor een keuringsplan aanmaken als je later een keuringsplan wilt koppelen.

Bij het kopiëren van werkpakketten worden workflows van keuringsplannen gekopieerd zonder gekoppeld keuringsplan.

Voorbeelden van de Communicatieflow in Dalux (Field)

Deze sectie bevat enkele voorbeelden van hoe workflows binnen Dalux Field kunnen worden ingericht.

Je kunt ook dit artikel lezen over hoe een taak van status verandert terwijl deze tussen verschillende functies in een workflow wordt gestuurd: Taakstatussen.

Gebreken / Opleverpunten

In dit voorbeeld is een taaktype genaamd '(DEF) Gebrek' gekoppeld aan de workflow.

De gebruikersgroep 3_Construction Management heeft de rol van 'maker' in deze workflow. De onderaannemer, in dit geval 4_Carpenter, heeft de rol 'Reageren' op de taak. Dit is de meest eenvoudige taakworkflow in Dalux.

De informatiestroom in deze workflow is als volgt:

• 3_Construction Management identificeert een defect of probleem en bepaalt dat het verband houdt met het werk van de timmerman.
• 3_Construction Management creëert een nieuw 'Gebrek' taaktype en stelt de 4_Carpenter verantwoordelijk.
• 4_Carpenter ontvangt de taak en kan het gebrek herstellen. Als het werk gedaan is, melden ze de taak als gereed.
• 3_Construction Management ontvangt de taak retour en kan controleren of het werk naar wens is uitgevoerd.
• Als het werk is geaccepteerd, kan de taak worden goedgekeurd en gemeld als afgerond. Als het niet is geaccepteerd, kan het opnieuw aan de timmerman worden toegewezen.

Informatieverzoek

In dit voorbeeld is een taaktype '(RFI) Verzoek om informatie' gekoppeld aan de workflow.

De gebruikersgroep 4_Electrician heeft de rol 'Maker' in deze workflow. 3_Construction Management neemt de initiële rol 'Reageren' op zich, waarna de workflow zich splitst in twee takken, één naar de architect en de ander naar de ingenieur.

De informatiestroom in deze workflow is dan als volgt:

1. 4_Electrician heeft een RFI - ze zullen een nieuw RFI-taak maken met behulp van het bijpassende taaksjabloon. Omdat er slechts één volgende stap mogelijk is (3_Construction Management), wordt deze groep automatisch geselecteerd en ontvangt de RFI in hun inbox.
2. 3_Construction Management zal de RFI ontvangen. Ze kunnen deze dan beantwoorden en een antwoord terugsturen naar 4_Electrician, of in dit geval, toewijzen aan de architect of ingenieur als meer informatie nodig is.
3. In dit voorbeeld stuurt 3_Construction Management de RFI naar de ingenieur.
4. De ingenieur zal de RFI ontvangen en kan een Antwoord geven op de aanvraag van 4_Electrician en de RFI Terugsturen naar 3_Construction Management.
5. Als 3_Construction Management tevreden is met het Antwoord kan de RFI vervolgens Teruggezonden worden naar 4_Electrician.
6. Als 4_Electrician tevreden is met het Antwoord, kunnen zij de RFI Afsluiten. Zo niet, dan kan de RFI teruggezonden worden naar 3_Construction Management.
7. Wanneer de RFI is Gemeld als afgerond, kan deze Goedgekeurd en Afgesloten worden en zal deze worden Gearchiveerd in Dalux