Goedkeuringen

Goedkeuringen worden gebruikt in eenrichtings-workflows, waarbij de aanvraag alleen in de laatste stap van de goedkeuringsstroom kan worden goedgekeurd. Dit is handig als meerdere goedkeuringsstappen nodig zijn, of voor verduidelijkingen die door opeenvolgende stappen gaan.

Hoe goedkeuringen in te stellen

Goedkeuringen moeten op het project worden geactiveerd voordat goedkeuringssjablonen kunnen worden aangemaakt. Om dit te doen, ga naar:

Instellingen Field Functies toevoegen 'Goedkeuringen' Activeren.

Zodra deze zijn geactiveerd, moeten goedkeuringssjablonen worden aangemaakt. Dit proces lijkt op het aanmaken van sjablonen voor taken en dezelfde velden kunnen worden gebruikt. Klik op 'Goedkeuringssjablonen'.

Net als bij taken kunnen goedkeuringssjablonen worden gekopieerd uit andere projecten of het bedrijfsprofiel.

Maak een nieuw goedkeuringssjabloon aan door op 'Nieuw maken' te klikken en een naam en een voorvoegsel in te voeren.

Voeg velden toe aan of verwijder velden uit het goedkeuringssjabloon door te slepen en neer te zetten. Wanneer de noodzakelijke velden zijn toegevoegd aan het goedkeuringssjabloon, sla het sjabloon op door op 'Opslaan' te klikken. '

Als u meer informatie over de datavelden nodig heeft, kunt u dit artikel lezen: Sjabloon datavelden voor Taken en Checklists.

Goedkeuringen vereisen hun workflow in de werkpakketten. Ga naar Instellingen Field Werkpakketten.

Selecteer vanaf hier het werkpakket waaraan de goedkeuring moet worden toegevoegd.

Klik op het -pictogram naast de naam van het werkpakket en klik op Workflow toevoegen.

Zorg ervoor dat de goedkeuringsworkflow is geselecteerd in het pop-upvenster en geef het een naam.

Let op dat goedkeuringsworkflows en taakworkflows verschillende pictogrammen hebben.

Dit geeft aan dat goedkeuringen een eenrichtingscommunicatiestroom zijn en taken een tweerichtingscommunicatiestroom.

Een pop-upvenster vraagt om rolnamen voor de goedkeuringsflow. Vul de gewenste rolbenamingen in en klik op 'Toevoegen'. Een goedkeuringsworkflow vereist ten minste twee rollen.

Merk op dat u handmatig gebruikersgroepen aan de goedkeuringsworkflow moet toevoegen.

Meer rollen kunnen handmatig worden toegevoegd, op dezelfde manier als in andere workflows - door op 'Rol aanmaken' te klikken. Vervolgens kunnen gebruikers aan de rol worden toegevoegd met Gebruikers toevoegen.

Indien nodig kunnen de invoervelden voor goedkeuring worden bewerkt, zodat bepaalde velden van het goedkeuringssjabloon in een bepaalde stap van de goedkeuringsworkflow verplicht kunnen worden ingevuld.

Om de inputvelden voor goedkeuring te bewerken, klik op het -pictogram en selecteer Inputvelden voor goedkeuring bewerken.

In het onderstaande voorbeeld kan de lijst met de naam 'Categorie' alleen in de tweede stap van de goedkeuring worden ingevuld en is deze vereist om de goedkeuring naar de laatste stap te laten gaan.

Met het goedkeuringssjabloon, de goedkeuringsworkflow en eventuele fijne aanpassingen aan de invoervelden, zijn goedkeuringen nu klaar om te worden gebruikt op het project.

Hoe goedkeuringen te gebruiken

Goedkeuringen gebruiken op Dalux Desktop 

Goedkeuringen werken vergelijkbaar met taken in hoe ze worden aangemaakt en getoond in Dalux. Goedkeuringen verschijnen altijd in de takensectie van Dalux Field. In het onderstaande voorbeeld doet een timmerman een aanvraag en stuurt deze naar het bouwmanagement, voordat deze uiteindelijk wordt goedgekeurd door het projectmanagement.

Om een nieuwe goedkeuring aan te maken ga naar:
Field Taken Alle taken Aanmaken Selecteer de juiste goedkeuring

Vul de vereiste informatie in en klik op 'Aanmaken, verzenden' om de goedkeuring toe te wijzen aan de volgende persoon in de goedkeuringsworkflow.

Als er extra rollen worden toegevoegd in de stappen van de goedkeuringsworkflow, kunnen deze worden geselecteerd onder 'Verantwoordelijke'.

Wanneer de goedkeuring is verzonden, verschijnt deze in de inbox van de approver.

De eerste ontvanger van een goedkeuring heeft de opties:

• Terugsturen - keert terug naar de oorspronkelijke aanmaker en vraagt om meer informatie
• Doorsturen - keur het goed en stuur het naar de volgende persoon in de goedkeuringsworkflow
• Afwijzen, sluiten - wijst de goedkeuring af en markeert deze als afgesloten

Bovenaan de goedkeuring wordt de goedkeuringsworkflow weergegeven. Het groen geeft aan voor welke stap van de goedkeuringsworkflow de kijker verantwoordelijk is. Het -pictogram toont op welke stap de goedkeuring zich momenteel bevindt in de goedkeuringsworkflow.

In dit voorbeeld wordt de goedkeuring doorgestuurd met de informatie die vereist is voor de uiteindelijke goedkeuring.

In de laatste stap van de goedkeuringsworkflow verschijnt de optie Goedkeuren, afsluiten.

Afgesloten goedkeuringen verschijnen in de Field Taken Afgesloten map. De statuskolom geeft aan of de goedkeuring is goedgekeurd of afgekeurd.

Gebruikers in de rol Creator (first) met gebruikersrechten om te bewerken kunnen afgesloten goedkeuringen heropenen, ongeacht of deze geweigerd of goedgekeurd waren.

Goedkeuringen gebruiken via de mobiele Dalux app

Goedkeuringen gebruiken via de mobiele Dalux app lijkt op het gebruik van taken.

Maak een nieuwe goedkeuring aan door op het -pictogram op het Home-scherm te tikken. Selecteer de goedkeuring en vul de vereiste informatie in. Druk vervolgens op het -pictogram om de goedkeuring toe te wijzen aan de volgende gebruiker in de goedkeuringsworkflow.

De goedkeuring verschijnt nu in de inbox voor de tweede stap van de goedkeuringsworkflow.

Open de goedkeuring Druk Goedkeuren en verdergaan Vul de vereiste informatie in Klik op het -icoon om de goedkeuring naar de volgende stap te sturen.

Het proces is vergelijkbaar voor de volgende gebruiker in de goedkeuringsworkflow.

Voor de laatste gebruiker in de goedkeuringsworkflow verschijnen de opties Goedkeuren, afsluiten of Afwijzen, sluiten.

Zodra afgesloten, wordt de claim gearchiveerd in de 'Afgesloten' map onder taken.