Terugkerende onderhoudstaken

Inleiding

Als facilitair manager moet je veel terugkerende taken beheren om gebouwinstallaties te laten voldoen aan garantie-, onderhouds- en wettelijke vereisten, van wekelijkse controles tot jaarlijkse inspecties. 

Met de terugkerende werkorders van Dalux FM kun je alle geplande onderhoudsactiviteiten op één plek plannen, toewijzen en volgen, zodat belangrijke taken op tijd worden afgerond en niets over het hoofd wordt gezien. 

De uitdaging

Regelmatig onderhoud is niet één enkele taak. Het is een combinatie van interne controles, door leveranciers uitgevoerde tests en periodieke inspecties door derden, elk met een eigen frequentie en verantwoordelijke. Zonder een duidelijk overzicht raak je gemakkelijk uit het oog wat wanneer moet gebeuren, met het risico dat je deadlines mist of niet voldoet aan garantievoorwaarden of wettelijke vereisten.

Hoe Dalux FM dit oplost

Met Dalux FM kun je werkorders voor je installaties instellen als terugkerende evenementen, ongeacht of deze wekelijks, maandelijks of met een andere voor elke taak vereiste frequentie plaatsvinden. 

Na het activeren genereert Dalux FM elke werkorder automatisch en stuurt het een e-mailnotificatie naar de verantwoordelijke.

Het resultaat

Met Dalux FM krijg je:

• Een gestructureerd overzicht: Bekijk in één oogopslag de status van elke terugkerende taak, zodat niets over het hoofd wordt gezien
• Bekijken op een manier die aansluit bij je werk: Bekijk de kalender om vooruit te plannen en de dagelijkse planning voor coördinatie op locatie
• Zekerheid over naleving: Blijf op de hoogte van garantievoorwaarden en wettelijke vereisten zonder deadlines handmatig te hoeven volgen.

Terugkerende onderhoudstaken automatiseren

Een terugkerende werkorder instellen is eenvoudig: selecteer de asset, stel de frequentie in en wijs de werkorder toe aan de juiste persoon.

Een brandmeldinstallatie kan bijvoorbeeld verschillende terugkerende taken vereisen die aan verschillende verantwoordelijken worden toegewezen:

• een maandelijkse operationele controle uitgevoerd door het FM-team
• een halfjaarlijkse elektrische inspectie uitgevoerd door een gecertificeerde leverancier
• een jaarlijkse wettelijke inspectie, afgerond door een erkende derde partij of overheidsinstantie

Dalux FM maakt niet onmiddellijk alle toekomstige werkorders aan. In plaats daarvan genereert het systeem elke werkorder automatisch zodra deze moet worden uitgevoerd, op basis van het vastgelegde terugkerende schema. 

De verantwoordelijke krijgt vervolgens per e-mail bericht, zodat taken op het juiste moment worden aangemaakt en toegewezen, zonder onnodige handmatige administratie.

In plaats van terugkerende taken in spreadsheets of uit het hoofd bij te houden, kun je met Dalux FM de kalender bekijken om vooruit te plannen. Daarnaast krijg je een kleurgecodeerd overzicht van elke terugkerende werkorder, zodat je de status in één oogopslag kunt bekijken.

Facilitair managers kunnen het overzicht gebruiken om Kennis & hulp te plannen en de status van taken binnen de gehele portfolio te bewaken. De kleurgecodeerde stippen geven snel een visuele status weer. Rood markeert achterstallige onderhoudsactiviteiten die onmiddellijke aandacht vereisen.

Operationele teams bekijken de dagelijkse planning om precies te zien wat deze week of maand moet worden uitgevoerd. Als de prioriteiten op locatie veranderen, kunnen ze de planning direct aanpassen door werkorders te verslepen.

Een duidelijk, kleurgecodeerd overzicht

Met Dalux FM wordt terugkerend onderhoud via een gestructureerd en betrouwbaar proces beheerd:

• Een gestructureerd overzicht: Je kunt de status van taken altijd duidelijk bekijken, zodat niets over het hoofd wordt gezien.
• Bekijken op een manier die aansluit bij je werk: Door de kalender te bekijken kun je vooruitplannen, terwijl je met de dagelijkse planning de dagelijkse coördinatie op schema houdt.
• Zekerheid over naleving: Aan garantievoorwaarden en wettelijke vereisten wordt op tijd voldaan, zonder deadlines handmatig bij te houden.

Dit vermindert het handmatig bijhouden van werkzaamheden, verbetert de coördinatie tussen teams en helpt ervoor te zorgen dat belangrijke onderhoudstaken nooit worden gemist.