Defecten volgen gedurende de aansprakelijkheidsperiode

Inleiding

Als kwaliteitsmanager blijf je er verantwoordelijk voor om een defect tot lang na de Handover terug te voeren op de juiste onderaannemer. In veel contracten staat dat een aannemer gedurende een vaste periode verantwoordelijk is voor defecten in afgerond werk. Dit staat bekend als de aansprakelijkheidsperiode voor defecten, aansprakelijkheidsperiode of garantieperiode.

Dalux koppelt elke inspectie, test, taak en foto aan de exacte locatie waar het werk is uitgevoerd. Dit zorgt ervoor dat de werkgeschiedenis traceerbaar is wanneer een defect maanden of jaren later aan het licht komt.

De uitdaging

Nadat een Gebouw is overgedragen, blijven onderaannemers verantwoordelijk voor defecten die tijdens de aansprakelijkheids- of garantieperiode verschijnen, evenals voor openstaande punten die ten tijde van de Handover zijn geregistreerd.

Dit openstaande werk, dat vaak een zichtbaar defect is, wordt vaak gepland voor voltooiing nadat het Gebouw al in gebruik is, waardoor opvolging moeilijk wordt.

Defecten die na de Handover verschijnen, of latente defecten, waren op het moment van voltooiing vaak niet zichtbaar. Het terugvoeren naar een onderliggende oorzaak en verantwoordelijke partij werkt alleen als de oorspronkelijke bouwdocumentatie afgerond en gemakkelijk toegankelijk is. Als registraties bestaan als losse bestanden die niet verbonden zijn met een specifieke locatie of een specifiek element, kan de documentatie maanden later niet worden vertrouwd.

Hoe Dalux het oplost

In Dalux worden registraties en foto's direct vastgelegd op de tekening of het 3D-element waartoe ze behoren, in plaats van ze achteraf afzonderlijk te archiveren. Elke registratie die tijdens de bouw wordt gemaakt, krijgt een tijdstempel en wordt gekoppeld aan de fysieke locatie. Zo wordt de bouwgeschiedenis van elk gegeven element opgebouwd naarmate het werk vordert, zelfs voordat de Handover in zicht is.

Het resultaat

Met Dalux krijg je:

• Locatiegekoppelde geschiedenis, opgebouwd tijdens het proces: Een volledige geschiedenis voor elk element, dynamisch aangemaakt tijdens de bouw en niet pas samengesteld bij de Handover.
• Directe traceerbaarheid: Een defect dat tijdens de aansprakelijkheidsperiode wordt gemeld, is direct terug te voeren op de oorspronkelijke inspectie, test of taak die betrekking had op dezelfde locatie.
• Bewijs, geen giswerk: Documentatie om vast te stellen welke partij verantwoordelijk is voor een defect, in plaats van te vertrouwen op geheugen of verspreide bestanden.

Locatiegekoppelde geschiedenis van het Gebouw tijdens de bouw

Tijdens de bouw is elke controle gekoppeld aan een specifieke functie en locatie. De bouwmanager gebruikt keuringsplannen om het werk van onderaannemers te verifiëren aan de hand van vooraf bepaalde punten op tekeningen of 3D-modellen. Aannemers gebruiken controleplannen om hun eigen werk op dezelfde locaties te controleren en te documenteren.

Checklists geven meer details voor deze punten of dienen als zelfstandige documenten voor controles waarvoor geen volledig keurings- of controleplan nodig is. Hold point checklists leiden checklists door goedkeuringen wanneer voor het voortzetten van het werk goedkeuring van meer dan één discipline nodig is, zoals vergunningen voor heet werk of graafwerkzaamheden.

Al deze typen registraties kunnen worden gekoppeld aan de exacte locatie van de taak, inspectie of geplande werkzaamheden.

Het gegevensveld Locatie voor taak- en checklistsjablonen moet als verplicht worden ingesteld, zodat het altijd aan het 3D-model of de tekening is gekoppeld. Relevante inspectie- en testpunten moeten altijd aan een 3D- of 2D-objectgroep worden gekoppeld om het risico op niet in kaart gebrachte registraties te verkleinen.

Openstaande defecten blijven zichtbaar en worden aan de juiste onderaannemer toegewezen, in plaats van verloren te gaan zodra de ingebruikname begint. Fotoalbums, 360-grad​​enfoto's en SiteWalk voegen een visuele laag toe aan locaties, waarbij wordt getoond hoe een ruimte of element er op een bepaalde datum uitzag.

Een locatie wordt zelden permanent afgesloten na één inspectie. Andere vakgebieden kunnen dezelfde ruimte betreden voordat deze is voltooid, en later werk kan onopgemerkt blijven als er niets is om het mee te vergelijken. Als een defect na de ingebruikname verschijnt, zoals schade die verborgen is achter een afgesloten oppervlak, kan het vergelijken van foto's of 360-grad​​enbeelden van verschillende data onthullen wat er is veranderd en wanneer, zelfs als de eerste inspectie geen problemen aan het licht bracht.

Tegen de tijd dat een defect tijdens de aansprakelijkheidsperiode wordt gemeld, is er al een geschiedenis van het werk opgebouwd. Degenen die het onderzoeken kunnen de locatie openen om te zien wie het werk heeft geïnspecteerd en getest, welke checklists en Hold point-goedkeuringen zijn gebruikt, welke taken zijn geopend en afgesloten en hoe het gebied er op dat moment uitzag. Deze documentatie wordt tijdens de bouw aangemaakt, niet nadat een geschil is begonnen.

Minder geschillen wanneer een defect aan het licht komt

Wanneer een defect tijdens de aansprakelijkheidsperiode wordt gemeld, begin je niet met een leeg blad. De locatie heeft al een gedocumenteerde geschiedenis waarnaar zowel jij als de onderaannemer kunnen verwijzen.

Met Dalux krijg je:

• Een kant-en-klare tijdlijn: De registratiegeschiedenis en fotodocumentatie bestaan al voor de locatie waar het defect is verschenen
• Duidelijkheid over wanneer het gebeurde: Het verslag toont of het probleem eerder is opgemerkt en opgelost, tijdens de inspectie is gemist of na de Handover is ontstaan
• Een gedeeld referentiepunt: Jij en de onderaannemer vertrouwen op dezelfde gedocumenteerde geschiedenis, of het probleem nu betrekking heeft op een garantieclaim, ingehouden geld of een zichtbaar defect