Leveranciersbeheer

Inleiding

Als facility manager betekent het gunnen van een inkoopcontract vaak dat u erop moet vertrouwen dat een leverancier de overeengekomen voorwaarden in de praktijk naleeft, terwijl u daar weinig zicht op hebt totdat een probleem aan de oppervlakte komt.

U kunt de serviceovereenkomsten van Dalux FM gebruiken om voor elke leverancier doelstellingen voor de responstijd en voltooiingstijd vast te stellen en de prestaties direct te bekijken, in plaats van er aannames over te doen.

De uitdaging

Het beheren van een grote portefeuille betekent samenwerken met veel leveranciers in verschillende gebouwen, locaties en disciplines. Wanneer u werk bestelt bij lokale leveranciers, hebt u vaak geen eenvoudige manier om te bevestigen of de leverancier de overeengekomen responstijd of voltooiingstijd zoals beloofd heeft gehaald.

Zonder een manier om dit bij te houden, blijven afwijkingen onopgemerkt totdat ze een terugkerend probleem of een geschil worden. Als u uw eigen Service-Level Agreements (SLA's) met uw huurders hebt, kan een gemiste deadline van een leverancier net zo gemakkelijk een niet nagekomen verplichting tegenover een huurder worden.

Hoe Dalux FM het oplost

Met Dalux FM kunt u KPI's (key performance indicators) aan een serviceovereenkomst toevoegen, zoals tijd om te reageren en tijd om af te ronden. Elke KPI heeft een eigen SLA-drempel en acceptatiepercentage. U kunt een KPI instellen voor elke werkorder onder de overeenkomst, of voor specifieke assets, gebouwen of percelen. Een dashboard toont vervolgens hoe de leverancier presteert ten opzichte van die drempels, voor elke periode die u selecteert. 

Het resultaat

Met Dalux FM krijgt u:

• Duidelijke KPI's: Houd de tijd om te reageren en de tijd om af te ronden bij ten opzichte van een drempel en acceptatiepercentage die u per leverancier instelt
• Een duidelijk periodeoverzicht: Bekijk de prestaties van de leverancier voor elke periode of scope, zonder dit handmatig te hoeven samenvoegen
• Een uitgangspunt voor onderhandelingen: Breng de prestaties van de leverancier in bij gesprekken over verlenging of heronderhandeling, onderbouwd met gegevens in plaats van indrukken

Stel respons- en voltooiingsdoelen in voor elke leverancier

U kunt KPI's aan elke serviceovereenkomst toevoegen om de prestaties van de leverancier te monitoren, zoals responstijd en voltooiingstijd.

Tijd om te reageren meet de tijd vanaf het moment waarop een werkorder aan een leverancier wordt toegewezen totdat de leverancier het verzoek accepteert.

Tijd om af te ronden meet de tijd vanaf acceptatie totdat de werkorder is afgerond en afgesloten.

Voor elke KPI definieert u een SLA-nalevingsdrempel (het vereiste prestatiedoel), de meeteenheid en het acceptatiepercentage dat nodig is om aan de vereisten van de overeenkomst te voldoen.  

U kunt een KPI toepassen op alle werkorders die onder de overeenkomst vallen, of deze beperken tot specifieke assets, gebouwen of percelen. U kunt de prestaties afzonderlijk in uw portefeuille bijhouden, bijvoorbeeld door strengere responstijdvereisten in te stellen voor kritieke apparatuur in serverruimtes en langere responstijden toe te staan voor taken met een lagere prioriteit, zoals het reinigen van ramen. 

Zodra de KPI's van de serviceovereenkomsten zijn ingesteld, kunt u op elk moment het dashboard openen om te zien hoe een leverancier presteert, gefilterd op periode en scope, zonder handmatig vergelijkingen in spreadsheets te hoeven maken.

Het dashboard biedt een duidelijke en consistente basis voor beoordelingen van leveranciers en gesprekken over verlenging. In plaats van te vertrouwen op geheugen, verspreide e-mails of handmatige opvolgingen, krijgt u een visueel overzicht van de prestaties, gemeten aan de hand van de drempels die u hebt gedefinieerd. 

Gebruik deze inzichten als uitgangspunt voor gesprekken met leveranciers, verbeteringsinitiatieven en gesprekken over verlenging. De berekeningen zijn ontworpen om het bijhouden van prestaties eenvoudiger te maken, maar moeten altijd worden geverifieerd en met de leverancier worden besproken voordat ze als basis voor definitieve besluiten worden gebruikt.

Van veronderstelde naleving naar een leveranciersdashboard

Met Dalux FM worden de prestaties van leveranciers eenvoudiger te meten, te begrijpen en te bespreken.

• Duidelijke KPI's: U krijgt een consistent overzicht van hoe leveranciers presteren ten opzichte van de SLA-doelen die u hebt gedefinieerd.
• Een duidelijk periodeoverzicht: U krijgt een overzicht van de prestaties in uw portefeuille, voor elke periode of scope.
• Een uitgangspunt voor onderhandelingen: Deze inzichten ondersteunen datagedreven gesprekken met leveranciers en betere besluiten tijdens servicebeoordelingen en contractverlengingen.