Goedkeuringen van wijzigingsverzoeken op de bouwplaats

Inleiding

Als bouwmanager die aan een renovatieproject werkt, merk je vaak dat het openmaken van een bestaande structuur iets onthult dat niet overeenkomt met de as-builttekeningen, en dat je ter plaatse snel een beslissing moet nemen. Je kunt goedkeuringen instellen in Dalux, zodat onderaannemers de overeenkomst documenteren op het moment dat deze wordt gesloten en jij deze op de bouwplaats bevestigt, zonder afhankelijk te zijn van een mondelinge overeenkomst zonder documentatie.

De uitdaging

Renovatie- en herstelwerkzaamheden brengen het risico met zich mee dat wat zich achter een muur, boven een plafond of onder een verdieping bevindt, niet overeenkomt met de as-builttekeningen. Een onderaannemer maakt de structuur open, merkt iets anders op en je moet ter plaatse op de bouwplaats overeenstemming bereiken over een oplossing voordat je verdergaat.

Dit is niet altijd een verzoek om informatie. De taak zelf is duidelijk, maar er is meer werk nodig of er is ander materiaal of een andere methode vereist. Deze wijziging moet worden goedgekeurd voordat het werk kan worden voortgezet.

Die afronding gebeurt vaak met een handdruk of telefonisch, zonder dat er iets wordt gedocumenteerd en waarbij details worden vergeten. Wachten op goedkeuring per e-mail veroorzaakt een knelpunt, waardoor het werk stil komt te liggen totdat iemand reageert.

Hoe Dalux het oplost

In Dalux wordt een goedkeuringssjabloon gebruikt met een gedeelde workflow en dezelfde vereiste velden voor elke overeenkomst, zodat elke onderaannemer een wijziging op dezelfde manier documenteert. Zodra overeenstemming is bereikt over de oplossing, start een onderaannemer het goedkeuringsproces op de bouwplaats door het sjabloon te volgen.

Het verschijnt direct in je inbox, zodat je het meteen kunt controleren en goedkeuren. Dit betekent dat de onderaannemer het werk kan voortzetten terwijl de overeenkomst is vastgelegd. Afhankelijk van de overeenkomsten en contracten van het project geeft de projectmanager de definitieve goedkeuring als de wijziging gevolgen heeft voor tijd of kosten.

Het resultaat

Met goedkeuringen in Dalux krijg je:

• Geen afhankelijkheid van een handdruk: Mondelinge overeenkomsten hoeven later niet meer te worden opgehouden zodra ze ter plaatse zijn gedocumenteerd.
• Één proces voor elke onderaannemer: Hetzelfde sjabloon en dezelfde workflow zijn van toepassing op alle vakgebieden op je bouwplaats.
• Een gedocumenteerde bron: Je hebt iets om naar te verwijzen voor wijzigingsopdrachten, inspecties of geschillen.

Een sjabloon voor een wijzigingsverzoek instellen

Het instellen van goedkeuringen begint met een sjabloon en een workflow die je opbouwt volgens de structuur van je project. Het sjabloon definieert de velden die elke overeenkomst nodig heeft. De datum, wat er is overeengekomen, wie het heeft goedgekeurd en, waar relevant, de gevolgen ervan voor tijd of kosten. Je kunt ook aangeven welke velden in elke fase vereist zijn. Dit zorgt ervoor dat de relevante informatie in elke fase van het goedkeuringsproces door de juiste personen wordt gedocumenteerd.

De onderaannemer begint het goedkeuringsproces zodra op de bouwplaats overeenstemming is bereikt over een oplossing. Het komt rechtstreeks in je inbox terecht, zodat je het kunt controleren en goedkeuren, zonder dat een van jullie hoeft te wachten op antwoord op een e-mail.

Eenmaal goedgekeurd kan het op een latere datum worden gebruikt. Het kan bijvoorbeeld worden gebruikt als een inspecteur vraagt waarom het werk afwijkt van de oorspronkelijke tekening of als de onderaannemer de wijziging in een wijzigingsopdracht moet opnemen.

Je kunt filters instellen en opslaan voor elke onderaannemer, of sorteren en filteren op het type wijziging, de impact of een gegevensveld dat je aan het sjabloon hebt toegevoegd.

Van een handdruk naar een gedocumenteerd verslag

Goedkeuringen vervangen een handdruk of telefoongesprek door een gedocumenteerd verslag, dat op hetzelfde moment wordt aangemaakt als de overeenkomst wordt gesloten, zonder het werk te vertragen.

Elke onderaannemer werkt vanuit hetzelfde sjabloon en dezelfde workflow, zodat wijzigingen die na de start van het werk worden vastgesteld consistent kunnen worden gedocumenteerd en eenvoudiger kunnen worden beheerd in een project met veel verschillende vakgebieden. Omdat de overeenkomst wordt bevestigd voordat het werk wordt voortgezet, hoeven mensen niet te wachten op een oplossing die nooit formeel wordt goedgekeurd. Anders zou dit vertragingen veroorzaken voor andere disciplines die wachten tot dat werk is voltooid.

Met goedkeuringen in Dalux krijg je:

• Geen afhankelijkheid van een handdruk: Mondelinge overeenkomsten hoeven later niet meer te worden opgehouden zodra ze ter plaatse zijn gedocumenteerd.
• Één proces voor elke onderaannemer: Hetzelfde sjabloon en dezelfde workflow zijn van toepassing op alle vakgebieden op je bouwplaats.
• Een gedocumenteerde bron: Je hebt iets om naar te verwijzen voor wijzigingsopdrachten, inspecties of geschillen.