Definieer de onderhoudsvereisten vanaf dag één

Inleiding

Te vaak wordt de documentatie voor bediening en onderhoud te laat gedefinieerd of gaandeweg geregeld. Zonder duidelijke vereisten vanaf het begin wordt het Handover-proces inconsistent, wat resulteert in hiaten in kwaliteit en Structuren. Deze uitdaging wordt versterkt tijdens de afsluiting van het Project. Dit is doorgaans een drukke fase met hoge werkdruk, waarin teams al gericht zijn op de overstap naar het volgende Project.

Als kwaliteitsmanager kunt u Dalux Handover gebruiken om vooraf vereisten te definiëren, duidelijke verwachtingen voor Onderaannemers vast te leggen en elk Asset te volgen om te garanderen dat alle benodigde documentatie vóór de Handover wordt aangeleverd, geverifieerd en Afgerond.

De uitdaging

Projects werken vaak met zwakke, onduidelijke of volledig ontbrekende vereisten voor documentatie. Zonder vroegtijdig vastgelegde standaarden moeten Onderaannemers raden wat er moet worden aangeleverd en in welk formaat.

Dit gebrek aan richting wordt meestal duidelijk wanneer indieningen laat in het proces worden beoordeeld en Geweigerd, waardoor Onderaannemers in de laatste fasen vóór de Handover reactief herstelwerk moeten uitvoeren.

Als gevolg daarvan levert het Project geen gestructureerde, bruikbare gegevens voor bediening en onderhoud op. In plaats daarvan blijft de gebouweigenaar of het FM-team achter met gefragmenteerde en inconsistente documentatie die moeilijk te doorzoeken en te gebruiken is in het doorlopende Facility management.

Hoe Dalux Handover het oplost

Voordat de Handover begint, wordt de vereiste informatie voor elk Asset gedefinieerd, zodat alle benodigde gegevens duidelijk worden gespecificeerd en overeengekomen. Met behulp van Sjablonen uit Bedrijfsstandaarden of eerdere Projects kunnen vereisten worden hergebruikt en aangepast, in plaats van helemaal opnieuw te worden aangemaakt.

Gedurende het Handover-proces leveren Onderaannemers Asset-informatie rechtstreeks op het platform aan en werken deze bij. Beoordelingsworkflows zorgen er vervolgens voor dat de gegevens voldoen aan de vereisten van elk Werkpakket door deze te controleren en Goed te keuren.

Dit creëert een gestructureerd proces, van het definiëren van vereisten tot het verzamelen en valideren van hoogwaardige gegevens voor bediening en onderhoud.

Het resultaat

Met Dalux Handover krijgt u:

• Duidelijke vereisten vanaf dag één: Definieer vooraf de vereisten voor Asset-informatie, zodat Onderaannemers precies weten wat ze moeten aanleveren.
• Issues vroeg geïdentificeerd: Volg de voortgang gedurende het hele Project en identificeer ontbrekende of onvolledige informatie weken vóór de Handover.
• Betrouwbare gegevens voor bediening en onderhoud bij de Handover: De gebouweigenaar ontvangt gestructureerde, geverifieerde Asset-informatie.

Van vereisten naar een afgerond dossier

In Dalux maakt u Sjablonen aan en definieert u de vereiste eigenschappen voordat Onderaannemers Assets beginnen te registreren. Dit zorgt ervoor dat Assets niet zonder de benodigde Informatie kunnen worden geregistreerd.

Sjablonen kunnen efficiënt worden hergebruikt of geïmporteerd uit de Bedrijfsprofielen, andere Projects of Excel, en kunnen eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van de Projects.

Zodra de Sjablonen zijn ingesteld en de vereisten zijn overeengekomen, ontvangt elke Onderaannemer een duidelijk gedefinieerde set Asset-kaarten om in te vullen en ter Beoordeling in te dienen. Het volledige proces wordt beheerd binnen één systeem, waarin feedback en wijzigingen rechtstreeks aan elk Asset zijn gekoppeld, waardoor de communicatie duidelijk en traceerbaar is. 

U kunt de voortgang volgen via een Dashboard en vroegtijdig ingrijpen als iets van de koers dreigt af te wijken.

Bij de Handover van het Project ontvangt de eigenaar dezelfde gestructureerde Asset-gegevens die tijdens het proces zijn ingevoerd, Beoordeeld en Goedgekeurd.

Een Handover gebaseerd op geverifieerde Asset-gegevens

Door vereisten vroegtijdig te definiëren en Asset-informatie gedurende het hele Project te beheren, kan de kwaliteitsmanager zorgen voor een soepelere Handover met volledige, geverifieerde en gestructureerde gegevens. In plaats van aan het einde ontbrekende documentatie op te sporen, ontvangt de eigenaar of het FM-team betrouwbare informatie die vanaf dag één klaar is om efficiënt Facility management te ondersteunen.

Met Dalux Handover krijgt u:

• Duidelijke vereisten vanaf dag één: Definieer vooraf de vereisten voor Asset-informatie, zodat Onderaannemers precies weten wat ze moeten aanleveren.
• Issues vroeg geïdentificeerd: Volg de voortgang gedurende het hele Project en identificeer ontbrekende of onvolledige informatie weken vóór de Handover.
• Betrouwbare gegevens voor bediening en onderhoud bij de Handover: De gebouweigenaar ontvangt gestructureerde, geverifieerde Asset-informatie.