Werkvergunningen voor heet werk met Hold Point-checklists

Inleiding

Heet werk brengt reële risico's met zich mee en zonder een systeem raken vergunningen zoek of worden ze helemaal overgeslagen, waardoor het werk zonder de juiste voorzorgsmaatregelen wordt gestart en er geen documentatie is als er iets misgaat. Als bouwmanager kunt u Hold Point-checklists in Dalux gebruiken om de goedkeuring van werkvergunningen voor heet werk te standaardiseren en te documenteren. Zo vervangt u een mondelinge goedkeuring door een herhaalbaar, digitaal goedkeuringsproces.

De uitdaging

Heet werk is een veelvoorkomend proces op veel bouwprojecten en brengt reële risico's met zich mee, met strikte regels waaraan moet worden voldaan.

Aannemers weten dat heet werk een ontstekingsrisico met zich meebrengt en nemen voorzorgsmaatregelen, maar houden niet altijd rekening met factoren die specifiek zijn voor de bouwplaats. Zelfs gestandaardiseerde formulieren missen projectspecifieke risico's als u ze niet aanpast aan de bouwplaats, wat leidt tot omissies die brand kunnen veroorzaken.

Zonder een systeem raken vergunningen zoek of worden ze helemaal overgeslagen, waardoor het werk vertraagt en knelpunten ontstaan. Het werk kan zonder de juiste voorzorgsmaatregelen beginnen of zonder rekening te houden met andere aannemers op de bouwplaats. 

Als er iets misgaat, hebt u geen documentatie om op terug te vallen.

Zo lost Dalux het op

Met Hold Point-checklists in Dalux maakt u een gestandaardiseerd sjabloon voor werkvergunningen voor heet werk voor uw project.

Een onderaannemer start het verzoek, vaak nadat aankomend werk tijdens een vergadering op de bouwplaats of een veiligheidsvergadering is gemeld. De onderaannemer doorloopt vervolgens de Hold Point-checklist en beoordeelt elk vereist punt voordat hij ondertekent.

Afhankelijk van uw sjabloon kan de onderaannemer de benodigde documenten of afbeeldingen aan de relevante punten toevoegen. U kunt binnen de app ook aan elk punt nuttige tekst toevoegen, zodat de checklist niet onoverzichtelijk wordt maar de onderaannemer wel helpt deze zelfstandig in te vullen.

Wanneer het verzoek van een onderaannemer klaar is voor uw beoordeling, verschijnt het in uw inbox. U kunt vervolgens goedkeuren voor wie, wat en waar heet werk is toegestaan.

Dit biedt een duidelijk overzicht en digitale documentatie waaruit blijkt dat heet werk is toegestaan en gepland.

Het resultaat

Met Dalux krijgt u:

• Eén platform: De goedkeuring van heet werk vindt plaats in Dalux, op hetzelfde platform als uw taken, veiligheids- en kwaliteitsborgingswerkzaamheden, waarmee papieren vergunningen en mondelinge afspraken worden vervangen
• Een aan een locatie gekoppelde vergunning: Elke vergunning voor heet werk is gekoppeld aan een locatie op uw tekeningen, zodat u altijd precies weet waar op de bouwplaats heet werk plaatsvindt
• Een digitaal audittraject met tijdstempel: Dalux registreert voor elk punt op de checklist wie wat en wanneer heeft bevestigd, zodat u beschikt over een documentatie waarop u kunt terugvallen als er achteraf vragen worden gesteld

Vervang een mondelinge goedkeuring door een herhaalbaar goedkeuringsproces

In Dalux maakt u één keer een sjabloon voor een Hold Point-checklist. In het sjabloon staan de voorschriften en controles die een onderaannemer moet bevestigen of als niet geldig moet markeren voordat hij een verzoek indient.

Bij het aanmaken van de checklist voor de werkvergunning voor heet werk is het belangrijk deze aan te passen aan uw project. Met één projectspecifieke checklist voor alle onderaannemers wordt elke onderaannemer gedwongen elk punt te beoordelen, ook punten die hij anders misschien niet relevant zou hebben gevonden. Met een optie "niet van toepassing" kunnen meerdere onderaannemers met hetzelfde sjabloon werken.

U kunt ook rechtstreeks helptekst of documenten aan het Hold Point-sjabloon toevoegen. Zo blijft de checklist overzichtelijk en krijgen onderaannemers die meer informatie nodig hebben toch hulp.

De onderaannemer start het proces voor de werkvergunning voor heet werk ad hoc gedurende de week of nadat het werk tijdens een veiligheids- of bouwplaatsvergadering is gemeld. Hij bevestigt elk punt en geeft aan waar, wanneer en door wie het werk wordt uitgevoerd. Dit gebeurt met gegevensvelden die zijn gekoppeld aan Dalux-locaties en metadata.

Als bouwmanager ontvangt u het verzoek in uw inbox. Vervolgens kunt u controleren of alles in orde is en het verzoek goedkeuren of afwijzen. Het proces wordt automatisch gedateerd, geregistreerd en digitaal opgeslagen in de afzonderlijke werkpakketten van de onderaannemers.

Dit is een basisconfiguratie, maar u kunt deze uitbreiden door de veiligheids- of bouwplaatsmanager als extra goedkeuringsstap toe te voegen. Een korte workflow maakt het proces gemakkelijk te volgen voor u en de onderaannemer.

Een cultuur van risicopreventie opbouwen

Met Hold Point-checklists wordt de goedkeuring van heet werk verplaatst van papier en mondelinge afspraken naar Dalux. Het staat nu op hetzelfde platform als uw taken, veiligheids- en kwaliteitsborgingswerkzaamheden. Elke goedkeuring is gekoppeld aan een locatie, waardoor een gedateerd audittraject ontstaat. Zo wordt verantwoordelijkheid een ingebouwd onderdeel van het proces in plaats van een toegevoegde functie.

Goedkeuring van heet werk in Dalux biedt u:

• Eén platform: De goedkeuring van heet werk vindt plaats in Dalux, op hetzelfde platform als uw taken, veiligheids- en kwaliteitsborgingswerkzaamheden, waarmee papieren vergunningen en mondelinge afspraken worden vervangen
• Een aan een locatie gekoppelde vergunning: Elke vergunning voor heet werk is gekoppeld aan een locatie op uw tekeningen, zodat u altijd precies weet waar op de bouwplaats heet werk plaatsvindt
• Een digitaal audittraject met tijdstempel: Dalux registreert voor elk punt op de checklist wie wat en wanneer heeft bevestigd, zodat u beschikt over een documentatie waarop u kunt terugvallen als er achteraf vragen worden gesteld