Open taken coördineren bij het afsluiten van het project

Inleiding

Als bouwmanager is de fase waarin het project wordt afgesloten een van de hectischste fasen van het bouwproject. De meeste aannemers zijn weer op de bouwplaats om de laatste gebreken te herstellen en punten op de opleverlijst af te sluiten. Daardoor is het moeilijk om het overzicht te behouden en teams efficiënt te coördineren naar een succesvolle Handover.

Dalux ondersteunt dit proces door een overzicht van openstaand werk te behouden, open taken op te volgen en teams op de bouwplaats te coördineren naar een succesvolle afsluiting van het project.

De uitdaging

Bij het afsluiten van het project herstellen een groot aantal aannemersteams tegelijkertijd gebreken, waardoor het moeilijk is om het overzicht van open to-do's te behouden. Bij veel contracten is het afsluiten van punten op de opleverlijst vereist om het ingehouden budget uit te betalen. Daarom is een efficiënte afsluiting rechtstreeks van belang voor aannemers.

Jij en de eigenaar maken opleverlijsten aan op basis van eerder onopgeloste problemen en gebreken die tijdens de laatste rondgangen zijn gevonden. Teams houden deze vaak op afzonderlijke lijsten bij, waardoor punten verloren kunnen gaan, en fysieke checklists raken snel verouderd of zoek. Onder tijdsdruk markeren aannemers nieuwe problemen met tape, een snelle foto of een notitie op een klembord, waarna ze later de context vergeten of de documentatie helemaal overslaan.

Om een project succesvol af te sluiten, moet het team elk probleem op de opleverlijst oplossen, het werk testen en inspecteren voordat de Handover kan worden voltooid.

Hoe Dalux het oplost

Dalux-dashboards bieden een duidelijk overzicht van de huidige status van open taken, onvoltooide tests of inspecties en ontbrekende Handover-informatie. Gegevens zijn altijd beschikbaar, zowel op kantoor met de grafiek- en statistiektools als op de bouwplaats via de mobiele app. De mobiele app geeft je een direct overzicht van open taken op bouwlaagtekeningen.

Elk item heeft een duidelijke verantwoordelijke en een deadline die je kunt instellen, samen met een beschrijving van het probleem, de locatie op de bouwplaats, foto's en meer.

Je kunt open gebreken filteren op zones of ruimtes om aannemers op de bouwplaats te coördineren, zodat ze elkaar niet hinderen bij het werk.

Het resultaat

Met Dalux krijg je:

• Gecoördineerd gebrekenproces: Coördineer elk item op de opleverlijst, elke test en elke inspectie op één platform ter voorbereiding op een soepele Handover van het project.
• Duidelijk overzicht en opvolging: Filters en grafieken, taakherinneringen en actuele gegevens geven je volledige controle over openstaand werk en de middelen om met alle onderaannemers te coördineren.
• Volledig audittraject en volledige geschiedenis: Dalux houdt elke update van gebreken bij, voor een betrouwbare geschiedenis als er later vragen ontstaan.

Volledige controle over het afsluiten van het project

Dalux biedt je verschillende opties voor een duidelijk overzicht van resterend werk.

Je kunt open taken bekijken op het Statistiek-dashboard of je eigen grafieken aanmaken vanuit de weergave van de takenlijst. De grafiek blijft dynamisch en wordt automatisch bijgewerkt wanneer items worden afgesloten of nieuw worden geopend.

Je kunt open inspecties of tests bekijken in matrixweergave of op de relevante keuringsplannen of controleplannen, en de algemene status, voortgang en ontbrekend werk rechtstreeks vanuit deze weergaven bekijken.

Je kunt een afzonderlijk taaksjabloon instellen, 'Defect', om onderscheid te maken tussen kwaliteitsproblemen en items op de opleverlijst en de laatste gebreken te documenteren.

Wanneer je samen met de gebouweigenaar rondgangen maakt op de bouwplaats, kun je de Dalux-app gebruiken voor een actueel overzicht van alle open problemen per gebied. Je hoeft geen papier mee te nemen en krijgt realtime-updates. Dalux documenteert alle problemen die tijdens deze rondgang zijn vastgesteld als gebreken en je kunt ze onmiddellijk naar de verantwoordelijke aannemer sturen.

Je kunt eerder vastgelegde kwaliteitsproblemen die onderdeel van de opleverlijst moeten worden, naar het nieuwe taaktype kopiëren en eraan koppelen, zodat er geen geschiedenis verloren gaat.

Na de rondgang kun je opleverlijsten voor elke aannemer samenstellen door een filter aan te maken voor het taaktype 'Defect' en de betreffende aannemers.

Je kunt de deadline voor alle items tegelijk instellen om de officiële opleverlijst af te sluiten. Als items op de opleverlijst vóór de deadline niet zijn aangepakt, kun je de functie Herinneren gebruiken om de geselecteerde taken te sturen. Deze bevatten de beschrijving van het probleem, de locatie ervan op de bouwplaats en foto's of bijgevoegde bestanden. Hiervoor kun je het standaardsjabloon gebruiken of een aangepast sjabloon instellen om aan te geven welke informatie relevant is.

Taken die door de aannemer als afgerond zijn gemeld, blijven in de filters staan. Als je de items op de opleverlijst hebt afgesloten, kan de informatie nog steeds worden gevonden in de lijstweergave en in afzonderlijke taken. Problemen die later worden gevonden en gemeld, moeten tijdens de aansprakelijkheidsperiode worden aangepakt en maken geen deel uit van de opleverlijst. Je kunt hier meer lezen over de voordelen van het gebruik van Dalux tijdens de aansprakelijkheidsperiode: Gebreken gedurende de aansprakelijkheidsperiode volgen.

Tijdens deze voltooiingsperiode kun je deze openstaande gebreken verder filteren op zone of ruimte om de aannemersteams op de bouwplaats te coördineren, zodat ze elkaar niet hinderen bij het werk.

Geen open gebreken bij het afsluiten van het project

• Gecoördineerd gebrekenproces: Door over te stappen van verspreide checklists, losstaande kwaliteitsproblemen en gebreken en markeringen met tape naar één gecoördineerd proces, kun je elk item op de opleverlijst afsluiten, elke test voltooien en elke inspectie goedkeuren voordat de Handover plaatsvindt.
• Duidelijk overzicht en opvolging: Filters en grafieken, taakherinneringen en actuele gegevens geven je volledige controle over openstaand werk en de middelen om met alle onderaannemers te coördineren.
• Volledig audittraject en volledige geschiedenis: Omdat Dalux elke update bijhoudt, ga je het Handover-gesprek in met een betrouwbare geschiedenis van de afsluiting. Als er later een vraag over de bouwkwaliteit ontstaat, kun je naar die geschiedenis verwijzen.