Het uitvoeren van tenders standaardiseren

Introductie

Het uitvoeren van een tender via e-mail leidt vaak tot administratieve overhead, inconsistente biedingen en geen duidelijk bewijs dat elke bieder met dezelfde informatie heeft gewerkt. Als inkoopmanager kunt u Dalux Tender gebruiken om tender vereisten, vragen en antwoorden en deadlines te beheren op één gedocumenteerd platform, waarbij verspreide e-mailgesprekken worden vervangen door één gestructureerd proces.

De uitdaging

Tenders worden nog vaak via e-mail uitgevoerd, wat administratieve overhead voor de inkoopmanager veroorzaakt. Zelfs wanneer tender- en wettelijke vereisten zijn gestandaardiseerd, dwingt e-mail de naleving ervan niet af. Biedingen komen inconsistent en moeilijk vergelijkbaar terug.

Zonder een gedeeld systeem kan een vraag onbeantwoord blijven of worden vergeten in het responsdocument dat naar alle bieders wordt gestuurd. Bieders kunnen dan met verschillende informatie werken. Zonder handhaving kan een informele wijziging van de deadline sommige bieders wel en andere niet bereiken.

Zonder duidelijke documentatie van het tenderproces wordt het moeilijk om aan een bieder of gebouweigenaar te bewijzen dat elke bieder met dezelfde informatie en onder gelijke voorwaarden heeft gewerkt.

Hoe Dalux Tender dit oplost

Met Dalux Tender kunt u het tenderproces op één platform uitvoeren in plaats van via e-mail. Alle bieders werken met dezelfde set vereisten en documentatie, die gestructureerd en op één plek beschikbaar is.  Bieders zien alleen hun eigen biedingen en communicatie.

Vragen en antwoorden vinden plaats op het platform en u kunt relevante vragen met alle bieders delen. Deadlines en vereisten blijven zichtbaar voor elke bieder en Dalux Tender geeft bieders bericht wanneer er iets verandert. Dalux Tender documenteert het proces terwijl het plaatsvindt, zodat u achteraf bewijs hebt dat elke bieder met dezelfde uitgangsbasis heeft gewerkt.

Het resultaat

Met Dalux Tender krijgt u:

• Alle biedingen die u ontvangt voldoen aan uw tender vereisten en volgen hetzelfde format
• Alle bieders ontvangen dezelfde bijgewerkte informatie en deadlines
• Dalux Tender logt en documenteert het hele proces van begin tot eind

Profiteer van digitale tenders

Als tender verantwoordelijke die het dagelijkse proces uitvoert, stelt u vereisten in, beantwoordt u vragen van bieders en beheert u biedingen binnen Dalux Tender, in plaats van dit allemaal via e-mailgesprekken en verspreide documenten te beheren.

U kunt uw tender vereisten instellen als verplichte velden, zodat een bieder geen bod kan indienen zonder eraan te voldoen. Gebruik een combinatie van tekst-, lijst-, nummer- en documentvelden om uw vereisten af te dekken. U kunt bijvoorbeeld een vereiste voor een European Single Procurement Document (ESPD) toevoegen voor een openbare Europese tender.

Elke bieder werkt met dezelfde vereisten, opties en beperkingen bij het indienen van een bod. Dit helpt bieders alles in te dienen wat vereist is en helpt u de biedingen daarna te beoordelen, omdat elke indiening dezelfde structuur volgt.

Tenderbestanden kunnen rechtstreeks vanuit de tendergroep naar uw tender worden gesynchroniseerd, inclusief nieuwe bestandsversies, zodat bieders altijd met de actuele documentatie werken. U hoeft geen bijgewerkte bestanden te sturen of bij te houden wie welke versie heeft ontvangen. Bieders kunnen elke dag automatisch een dagsamenvatting ontvangen met een lijst van alle bestandswijzigingen.

Vragen van bieders en uw antwoorden blijven binnen hetzelfde platform, in plaats van verspreid te zijn over e-mails. U kunt vragen die relevant zijn voor alle bieders anoniem publiceren, zodat de identiteit van de bieder verborgen blijft. Als meerdere bieders hetzelfde vragen, kunt u één algemeen antwoord plaatsen in plaats van ieder van hen afzonderlijk te antwoorden.

Dalux Tender geeft bieders automatisch bericht als u de tenderdeadline wijzigt. U hoeft geen follow-up-e-mail te sturen om te bevestigen dat iedereen de update heeft ontvangen. Alle bieders ontvangen ook 24 uur voor de deadline automatisch een e-mail.

Dalux Tender bevat een ingebouwd berichtensysteem, zodat u eenrichtingsberichten naar één, meerdere of alle bieders kunt sturen. Elk bericht wordt gelogd in Dalux Tender. U kunt dit gebruiken om alle bieders formeel op de hoogte te brengen van een wijziging in de tender.

Wanneer de tenderdeadline verstrijkt, vergrendelt Dalux Tender de ingediende biedingen. U kunt vervolgens elk bod doornemen en alle bijgevoegde documenten van de bieders downloaden. Wat u daarna beoordeelt, is de exacte set documenten die elke bieder heeft ingediend, geordend volgens de vereisten die u hebt ingesteld, en niet een mix van bijgevoegde bestanden uit verschillende e-mailgesprekken.

Van verspreide e-mails naar gestructureerde processen

Dalux Tender zet een op e-mail gebaseerd tenderproces om in één gestructureerd platform dat vereisten, vragen en biedingen van begin tot eind documenteert.

Met Dalux Tender krijgt u:

• Biedingen die aan uw vereisten voldoen: Verplichte velden, waaronder ESPD wanneer dit wettelijk vereist is, moeten volledig worden afgerond voordat een bod kan worden ingediend
• Gelijke informatie en deadlines: Elke bieder werkt met dezelfde bestanden en vereisten en Dalux Tender geeft elke bieder automatisch bericht wanneer een deadline verandert
• Een gedocumenteerd proces: Dalux Tender registreert elke vereiste, vraag en deadline, zodat u één dossier hebt waarnaar u kunt verwijzen als een bieder of gebouweigenaar vraagt hoe een besluit tot stand is gekomen