Beheer van onderhoud en garanties

Inleiding

Als facility manager kan het beheren van assetinformatie gedurende de levenscyclus van het gebouw kostbaar worden wanneer gegevens onvolledig, inconsistent of moeilijk toegankelijk zijn. 

Zonder nauwkeurige en actuele assetgegevens kunnen facilitaire teams moeite hebben met het efficiënt uitvoeren van onderhoud, het documenteren van garantievereisten, het voorkomen van onnodige reparaties en het beheersen van operationele kosten op de lange termijn.

Met Dalux FM kunnen facility managers en onderhoudsteams assetgegevens structureren en beheren om kosten te verlagen, de onderhoudsplanning te verbeteren en de dagelijkse facilitaire activiteiten te optimaliseren.

De uitdaging

Tijdens de overdracht van de bouw en de dagelijkse facilitaire activiteiten moeten grote hoeveelheden assetinformatie worden verzameld, gestructureerd en onderhouden ter ondersteuning van efficiënt onderhoud, naleving en garantiebeheer.

Zonder een gecentraliseerde aanpak wordt belangrijke informatie vaak opgeslagen op gedeelde schijven met inconsistente mappenstructuren of blijft deze bestaan als fysieke documentatie. Dit maakt het moeilijk om de gegevens te openen, bij te werken en te gebruiken.

Dit kan leiden tot gemiste garantievereisten, vertraagd onderhoud en hogere operationele kosten.

De uitdaging wordt nog groter bij het beheren van een grote portefeuille in verschillende regio's, gebouwen en teams. Hier is betrouwbare toegang tot assetinformatie essentieel voor facility management, levenscyclusplanning en het handhaven van naleving.

Hoe Dalux FM dit oplost

Dalux FM biedt een gestructureerde manier om assetgegevens te beheren vanaf de overdracht tot en met de dagelijkse activiteiten. Dit gebeurt door gestandaardiseerde sjablonen te gebruiken die bepalen welke informatie voor elk assettype wordt vastgelegd voordat de gegevensverzameling zelfs maar begint. 

Dit betekent dat teams niet ter plekke hoeven te bepalen wat ze moeten vastleggen. De structuur wordt vooraf vastgesteld en consistent toegepast op elke asset en elk team. Alle assetinformatie, waaronder locaties, documenten, garanties en onderhoudsgegevens, wordt opgeslagen in één centraal systeem, waardoor een afgerond overzicht van elke asset wordt geboden.

Dit zorgt ervoor dat informatie niet verloren gaat en gedurende de hele levenscyclus van het gebouw toegankelijk blijft, vanaf het moment dat een asset wordt overgedragen tot en met jaren van doorlopend onderhoud, garantieopvolging en uiteindelijke vervanging.

Het resultaat

Met Dalux FM krijgt u:

• Gestructureerde assetgegevens: Houd alle belangrijke assetinformatie georganiseerd, consistent en toegankelijk op één centrale locatie.
• Eenvoudige toegang tot informatie:  Vind snel de juiste informatie met doorzoekbare assetgegevens en intuïtieve navigatie.
• Afgestemde, gestandaardiseerde gegevens: Leg de juiste informatie vast voor elk assettype met aanpasbare velden, zodat gegevens consistent blijven in verschillende regio's en teams.

Een betrouwbare bron van assetinformatie aanmaken

Dalux FM helpt u een afgerond overzicht van uw gebouwassets aan te maken door alle relevante informatie via vooraf bepaalde sjablonen op één centrale locatie te verzamelen.

Lees dit artikel om te leren hoe u een asset aanmaakt: FM-assets aanmaken op desktop

Garantie-informatie kan bijvoorbeeld rechtstreeks op de asset worden opgeslagen en via ingebouwde filters worden geopend. Zo is het eenvoudig om assets te identificeren waarvan de garantie binnenkort verloopt en actie te ondernemen voordat belangrijke deadlines worden gemist.

Via op classificatie gebaseerd assetbeheer kan voor elk assettype informatie met aangepaste velden worden vastgelegd, zodat de verzamelde gegevens relevant zijn en zijn afgestemd op de specifieke behoeften van die asset.  

Lees dit artikel om te leren hoe u eigenschappen aanmaakt en beheert: Assetclassificaties en eigenschappen in FM

Deze aanpak helpt bij het standaardiseren van gegevensverzameling in verschillende regio's en voor gebruikers door duidelijke regels en consistente processen vast te stellen voor de manier waarop informatie wordt vastgelegd en beheerd.

Verbeter het onderhoud met betrouwbare assetinformatie

Met gestructureerde assetgegevens hoeven facilitaire teams niet langer in verschillende systemen, documenten of spreadsheets te zoeken naar belangrijke informatie. In plaats daarvan hebben ze één centrale bron van waarheid voor het beheren van hun assets.

• Gestructureerde assetgegevens: U houdt alle assetinformatie georganiseerd, consistent en toegankelijk op één plek, in plaats van verspreid over systemen en spreadsheets.
• Eenvoudige toegang tot informatie: U besteedt minder tijd aan het zoeken naar documentatie en onderhoudsactiviteiten zijn gebaseerd op nauwkeurige gegevens.
• Afgestemde, gestandaardiseerde gegevens: Dalux FM benadrukt belangrijke datums en informatie, zodat u voorbereid bent op aankomende acties zoals het verlopen van garanties en gepland onderhoud.

Door de kwaliteit en toegankelijkheid van assetgegevens te verbeteren, kunnen organisaties kostenefficiëntere workflows creëren, minder tijd besteden aan het zoeken naar informatie en zich meer richten op facility management.