Hoe maakt u een Tendergroep aan

In dit artikel leggen we uit hoe u een Tendergroep aanmaakt en correct configureert, zodat uw individuele tenders gestructureerd, traceerbaar en eenvoudig te beheren zijn gedurende de gehele tenderlevenscyclus.

Het Home menu biedt een geconsolideerd overzicht van alle tenders en geeft de beheerders volledig inzicht in alle tendergroepen.

Selecteer een tender en de volgende tools worden beschikbaar:

Tonen opent de tender in een pop-upvenster, waarin u de tendergegevens kunt bekijken.
Bewerken opent de tender in bewerkingsmodus, zodat u direct wijzigingen kunt aanbrengen.

Tendergroepen

Een Tendergroep vormt het hoogste niveau in de tenderstructuur. Het dient als het centrale kader dat de tenderorganisatie, gedeelde tenderdocumentatie en alle gerelateerde individuele tenders samenbrengt.

Binnen een Tendergroep worden individuele tenders georganiseerd en beheerd op basis van hun huidige status, wat een duidelijk overzicht geeft van de algehele voortgang.

1. Tendergroep
2. Organisatie van de Tendergroep
3. Bestanden van de Tendergroep
4. Tenders met de status "Lopende"
5. Tenders met status "Concept"
6. Tenders met de status "Afgerond"
7. Sjabloon voor Tendergroep

Hoe maakt u een Tendergroep aan

Om een nieuwe tendergroep te maken, gaat u naar TenderHome Tendergroep maken.

Hiermee wordt een nieuwe tendergroep gemaakt met zijn eigen organisatie en tendergroepbestanden.

Sjabloon voor Tendergroep

Dit is het standaardsjabloon voor alle tenders die binnen deze Tendergroep worden aangemaakt. Deze instellingen worden telkens gebruikt wanneer u een nieuwe tender in deze groep aanmaakt, waardoor u tijd bespaart doordat u niet steeds dezelfde informatie hoeft in te voeren voor elke nieuwe tender.

Deze bestaat uit twee elementen: 'Informatie voor nieuwe tenders' en 'Tendervereisten voor nieuwe tenders'.

Klik op Bewerken om de inhoud te wijzigen, of Kopieer uit bedrijf om Tendervereisten uit uw bedrijfsprofiel te gebruiken.

Organisatie

Hoewel Tenderbeheerders alle tenders in het project kunnen aanmaken en beheren, kunnen sommige functies specifiek voor een Tendergroep worden ingesteld. 

Deze rollen vindt u in TenderSelecteer de tendergroepOrganisatie

• Tender verantwoordelijken: Beheren alle gegevens van de Tendergroep en tenders, maken vereisten aan, nodigen bieders uit en meer
• Verantwoordelijken document: Beheer tenderdocumenten, beantwoord vragen, formuleer globale antwoorden
• Tender waarnemers: Kunnen alle inhoud bekijken, kunnen niets creëren of wijzigen

Bestanden van de Tendergroep instellen

De Bestanden van de Tendergroep-map is uw mappenstructuur voor het uploaden van bestanden naar de Tendergroep.
Om mappen toe te voegen klikt u op naast Bestanden:

U kunt nieuwe mappen toevoegen of deze importeren vanuit uw bedrijfsprofiel. 

Bestanden kunnen ook zonder mappenstructuur worden geüpload.

Wanneer u bestanden aan een tender toevoegt, wordt de mappenstructuur die u in deze Tendergroep heeft ingesteld gekopieerd. Wijzigingen kunnen alleen op het niveau van de Tendergroep worden doorgevoerd, niet per tender afzonderlijk.

Bestanden uploaden naar de Tendergroep

Om bestanden te uploaden selecteert u de map waarin u bestanden wilt uploaden en klikt u op Toevoegen. Voeg vervolgens bestanden rechtstreeks vanaf uw computer toe of voeg bestanden toe uit Box:

Als alternatief kunt u bestanden uit Box toevoegen door ze te zoeken in Bestanden of Versiesets, ze vervolgens te selecteren en te klikken op MeerToevoegen aanTender:

Wanneer u bestanden uit Dalux Box toevoegt, blijft de mappenstructuur behouden. Als de bijbehorende map nog niet bestaat in de tendergroep, wordt deze automatisch aangemaakt.

Als u niet wilt dat er een nieuwe map wordt aangemaakt, selecteert u in plaats daarvan een bestaande map. De bestanden worden dan rechtstreeks in die map geplaatst.

Hier kunt u een nieuwe versie van een bestaand bestand uploaden:

Open het bestandMeerBeherenNieuwe versie uploaden

Bestanden toevoegen aan tenders

Zodra de bestanden naar de bestanden van de Tendergroep zijn geüpload, moeten de bestanden aan elke tender worden toegevoegd, tenzij de tenders zo zijn ingesteld dat ze ze automatisch bij upload ontvangen.

Selecteer de bestanden die u aan een tender wilt toevoegen en klik vervolgens op Toevoegen aan tenders. Selecteer vervolgens alle tenders waaraan u de bestanden wilt koppelen.

Als een tender grijs wordt weergegeven, is deze bestandsversie al gekoppeld en wordt deze niet opnieuw toegevoegd.

In het onderstaande scenario is één van de door u geselecteerde bestandsversies al toegevoegd aan de tender 'Externe wanden en bekleding'. 

Daarom zal geen van de geselecteerde bestandsversies aan deze tender worden toegevoegd.

Alle geselecteerde versies zijn al toegevoegd aan de tender 'Ramen, deuren en externe openingen'. 

Omdat dezelfde versie niet twee keer kan worden toegevoegd, wordt er niets toegevoegd.

Vink het vakje aan om alle nieuwe versies aan de tender toe te voegen.

Gebruik de kolom Tenders om te zien welke bestandsversie aan elke tender is toegevoegd.

Tender-metadata

Alle bestanden in alle tenders, ongeacht de Tendergroep, gebruiken dezelfde metadata-structuur. 
De metadata bestaat uit standaardvelden van Dalux Box, tender-specifieke velden en aangepaste velden die uit Dalux Box zijn geïmporteerd.

Om metadata in te stellen gaat u naar InstellingenTender'Metadata'

Standaardmetadata van Dalux Box

Deze metadata is altijd beschikbaar en wordt geïmporteerd uit Dalux Box. Het kan niet worden aangepast in de Tender-module en wordt aangegeven met een pictogram. 

De kolom 'Tonen voor' bepaalt wie de inhoud kan zien. 
De vooraf ingestelde opties kunnen niet worden gewijzigd—u moet ze openen om te zien wie ze kan bekijken.
De status 'Niet actief' kan worden gewijzigd. Zie hieronder voor de beschikbare opties.

Tender-specifieke metadata toevoegen

Om een nieuw metadata field toe te voegen, klikt u op ToevoegenNieuw.

De naam, het type, de kolombreedte en de opties werken net zoals bij de metadata van Dalux Box.

Optie 'Tonen voor'

De metadata 'Tonen voor' bepaalt wie de kolom en inhoud kan bekijken. 

Niet actief:
Alleen de Tender-verantwoordelijke kan de inhoud bekijken en handmatig bewerken. Metadata wordt nog steeds automatisch bijgewerkt als deze wordt geïmporteerd vanuit Dalux Box.

Tenderorganisatie:
Alle gebruikers binnen de toegewezen groepen kunnen de inhoud bekijken. De tender- en documentverantwoordelijken kunnen de inhoud handmatig bewerken.

Tenderorganisatie en bieder:
Alle gebruikers binnen de toegewezen groepen kunnen de inhoud bekijken. De tender- en documentverantwoordelijken kunnen de inhoud handmatig bewerken.

Wijzigingen treden onmiddellijk in werking en er worden geen meldingen verzonden.

Aangepaste metadata importeren uit Dalux Box

In plaats van alle metadata Fields handmatig aan te maken, kunt u ze importeren vanuit Dalux Box. Dit koppelt ook de Fields, zodat ze automatisch worden ingevuld en bijgewerkt wanneer nieuwe bestandsversies vanuit Dalux Box worden toegevoegd.

Om vanuit Dalux Box te importeren, klikt u op ToevoegenUit Box.

Deze Fields zijn gemarkeerd in de kolom 'Box-eigenschap'. 

U kunt hun namen niet wijzigen, maar u kunt de kolom 'breedte', 'opties' en de 'Tonen voor' instellingen aanpassen, zoals hierboven beschreven.

Bieders kunnen vorige versies bekijken en documenten, tekeningen en modellen vergelijken om precies te zien wat er is gewijzigd.

Wanneer u een tekening uploadt naar de bestanden van de Tendergroep, zorg ervoor dat u een schaal instelt in de metadata van de tekening zodat bieders afstanden en oppervlakten nauwkeurig kunnen meten. Als het bestand vanuit Dalux Box wordt toegevoegd, wordt de vooraf gedefinieerde metadata automatisch gekopieerd.

Als u zelf de schaal niet instelt, kunnen uw bieders een tijdelijke schaal instellen.

Tender groep log

Tendergroepen hebben een log waarin de tenderactiviteit wordt bijgehouden. Het tenderlog is alleen toegankelijk voor de tenderverantwoordelijken van de tendergroepen, zodat onbevoegde gebruikers geen toegang hebben tot biederinformatie en andere gevoelige gegevens.

Om toegang te krijgen tot het tenderlog, gaat u naar TenderOpen de tendergroepMeer Tendergroep log:

Dit opent het log, waar u alle activiteit kunt bekijken, filters kunt toepassen om specifieke informatie te vinden en de resultaten naar een spreadsheet kunt exporteren door op 'Export' te klikken.

Hoe een tender aan te maken