FM werkorder voor externe

Als facilitair manager kan het coördineren van serviceverzoeken met externe aannemers onnodig tijdrovend zijn als het niet effectief wordt afgehandeld. Je moet vaak handmatig details zoals het gebouw en de contactpersoon in een e-mail invoeren, en wanneer de aannemer op de locatie arriveert, hebben ze vaak niet de duidelijke instructies over wie ze moeten benaderen omdat ze de juiste e-mail niet kunnen vinden.

Met het Dalux Leveranciersportal kunt u werkorders rechtstreeks aan leveranciers toewijzen, zodat externe aannemers alle informatie die ze nodig hebben van tevoren hebben.
Externe aannemers kunnen ook hun mobiele apparaten gebruiken om afgerond werk te rapporteren, inclusief foto en volledig log.

Werkzaamheden aanvragen bij leveranciers

Om werkzaamheden aan een externe aannemer toe te wijzen, maak je een werkorder aan en koppel je deze aan een leverancier door deze vanuit de lijst te selecteren. Het selecteren van een leverancier voegt automatisch het standaardcontact van jouw organisatie toe, zodat de leverancier een aanspreekpunt heeft voor toegang of andere informatie die nodig is om de werkorder te voltooien.

In dit geval is de werkorder naar de externe leverancier gestuurd. Als de leverancier vragen heeft of verduidelijking nodig heeft, kan hij zien wie hij moet contacteren.

Leveranciersportaal

De externe aannemer heeft nu toegang tot de werkorder met de oorspronkelijke informatie op zijn desktop en mobiele apparaat.

Hij heeft nu de mogelijkheid om de werkorder af te keuren of goed te keuren, deze intern toe te wijzen aan de werknemer die de taak zal uitvoeren, of een bericht naar de klant te sturen.

Beheer van het leveranciersportaal

Om werkorders aan een externe leverancier te kunnen toewijzen, moet de Dalux FM-beheerder een bedrijf aanmaken met het bedrijfstype ingesteld op 'Leverancier' en de instellingen configureren zoals beschreven in dit artikel: Leveranciersportaal: Bedrijven instellen

Bedrijfsinformatie

Bedrijven in Dalux FM kunnen op verschillende manieren worden geconfigureerd, hier een gangbare set-up voor een leverancier:

1. Stel het bedrijfstype in op Leverancier.
2. Geef de locatie op waarin deze leverancier kan opereren. Werkorders kunnen alleen aan de leverancier binnen deze gespecificeerde regio worden toegewezen. In dit geval is één gebouw geselecteerd.
3. Als de optie 'Taken moeten worden goedgekeurd' is geselecteerd, moet de facilitairmanager de werkorders goedkeuren voordat ze als voltooid kunnen worden gemarkeerd.
4. Voor deze leverancier worden alle werkorders eerst naar bijvoorbeeld een planner/werkvoorbereider gestuurd, die ze aan een werknemer toewijst. Dit proces zorgt ervoor dat de inhoud wordt beoordeeld vóór uitvoering. Wanneer de werknemer de taak voltooit en de werkorder retourneert, beoordeelt de planner/werkvoorbereider de details voordat hij deze terugstuurt naar de facilitair manager.

Na het voltooien van de initiële set-up is de volgende stap om minimaal één beheerder aan het bedrijf toe te voegen.
De beheerder heeft verhoogde bevoegdheden om de workflow van het bedrijf te beheren. Deze gebruiker heeft de mogelijkheid om mensen uit te nodigen voor het Leveranciersportaal, functies toe te wijzen en toezicht te houden op alle taken die aan het bedrijf zijn verbonden.

Bovendien heeft de beheerder volledige zichtbaarheid in elke werkorder die aan het bedrijf is toegewezen.

Lees meer over het instellen van een bedrijf als leverancier hier: Leveranciersportaal: Bedrijven instellen