Als faciliteitenmanager kan het een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat alle gebruikers van een gebouw verzoeken of problemen gemakkelijk kunnen melden en dat tickets binnen de afgesproken tijd worden opgelost.
Met Dalux FM HelpDesk kunt u een platform opzetten waar deze gebruikers tickets kunnen indienen via desktop- en mobiele apparaten, en de tickets kunnen naar de juiste ontvangers worden gestuurd op basis van het onderwerp – indien nodig ook naar een externe leverancier.
Faciliteitenmanagers kunnen de status van taken volgen om de voortgang in verschillende fasen bij te houden, zoals "nieuw", "in uitvoering" of "opgelost".
Ze kunnen filters toepassen om de hoeveelheid taken in het overzicht te verkleinen op basis van criteria zoals locatie, prioriteit, gevolmachtigde of vervaldatum. Aangepaste weergaven kunnen worden gebruikt om taken te groeperen op basis van afdeling, urgentie of type om een op maat gemaakte kijk te bieden.
Bovendien kan de prestatie worden gevolgd om knelpunten te identificeren en ervoor te zorgen dat taken gemeld als afgerond zijn binnen de afgesproken tijdsbestekken.
QR-codes
Werknemers, huurders en gebouwgebruikers kunnen snel en eenvoudig tickets rapporteren met behulp van GPS-locaties, plattegronden of QR-codes via de Dalux FM HelpDesk-app. Elke ruimte of asset kan worden gemarkeerd met een QR-code, waardoor handige, directe rapportage van problemen mogelijk is, terwijl nauwkeurige locatiegegevens aan de ontvanger worden verstrekt.
Automatisering
HelpDesk-tickets worden automatisch naar de betrokken facilitairmanager verstuurd op basis van de locatie (bijvoorbeeld een bepaald gebouw) en of het onderwerp. De facilitairmanager kan vervolgens een werkorder aanmaken voor interne of externe afhandeling, compleet met alle relevante informatie die door de melder is verstrekt.
Dit proces zorgt voor snellere en efficiëntere service door tickets vanaf het begin naar de juiste persoon te sturen. Bovendien kan Dalux FM tickets toewijzen op basis van specifieke assettypes of kamer categorieën, wat de efficiëntie van de workflow verder verbetert.
Data dashboard
Terwijl alles op de achtergrond draait en tickets automatisch naar de juiste persoon worden gestuurd, kunt u als facilitairmanager de situatie volgen met meerdere filters en weergaven.
Dalux-beheer
Als Dalux-beheerder moet u de basisinstellingen hebben aangemaakt, voordat de gebruikers van het gebouw kunnen beginnen met rapporteren over ruimtes en assets.
Gebouwen
Elk gebouw moet volledig worden aangemaakt met bouwlagen en ruimtes; lees deze artikelen over hoe u ruimtes naar uw gebouw kunt importeren: Importeer nieuwe DWG-tekeningen naar Dalux FM of Importeer IFC-modellen naar Dalux FM
Assets
Assets bevatten alle informatie over een bepaald gebouwonderdeel, dit kan een deur of een koffiezetapparaat, enz. zijn. Als gebruikers rapporteren over assets, moeten ze zijn aangemaakt en zich binnen een gebouw, bouwlaag of ruimte bevinden.
Lees dit artikel om meer te leren over het aanmaken van assets: Aanmaken van FM-assets op desktop
HelpDesk-teams en onderwerpen
Nu we een locatie hebben voor de gebruiker om tickets te melden, kunnen we onze teamstructuur instellen. Dit zorgt ervoor dat het juiste team alleen de relevante tickets ontvangt.
Lees dit artikel om meer te leren over het aanmaken van teams: Teams instellen voor HelpDesk
Maak de onderwerpen aan om het gemakkelijker te maken om tickets te melden en automatisch tickets aan relevante teams toe te wijzen.
Lees dit artikel om meer te leren over het aanmaken van onderwerpen: Onderwerpen in HelpDesk
Een eenvoudige instelling zou er als volgt uit kunnen zien, waarbij alle tickets met betrekking tot schoonmaak zijn toegewezen aan de groep schoonmaakmanager. Tickets met betrekking tot verwarming, verlichting, water en ramen zijn toegewezen aan interne diensten, en als iemand een dienst of service aanvraagt, wordt het ticket toegewezen aan de receptie.
Je kunt nu de QR-codes voor de ruimtes en assets genereren door deze twee artikelen te volgen:
Lees verder
Als u meer wilt weten over werkorders, kunt u dit artikel lezen: Werkorders instellen
Als u meer wilt leren over het aanmaken van tickets, kunt u dit artikel lezen: Tickets sturen met de HelpDesk mobiele app