Document control

Als ontwerpmanager of document controller is het essentieel om een effectieve documentcontrole te implementeren om er op die manier voor te zorgen dat het ontwerpproces correct wordt beheerd en naadloos worden geïntegreerd.

Zorg ervoor dat uw team en andere belanghebbenden de juiste, actuele versies van deze documenten hebben. Dit is cruciaal om zodoende kostbare fouten en vertragingen te voorkomen.

De belangrijkste functies van Dalux, zoals versiecontrole, gemakkelijke toegang voor architecten, adviseurs en aannemers, en de mogelijkheid om ontwerpwijzigingen bij te houden, bieden een sterke basis voor effectieve samenwerking.

Versiecontrole en tracking

Bij het uploaden van bestanden naar Dalux is het belangrijk om een map te selecteren en de bestandsnaam consistent te houden.
Deze aanpak zorgt ervoor dat het document op één locatie wordt opgeslagen, waar u de functies van Dalux kunt gebruiken. Zoals het toewijzen aan specifieke fases (versiesets), beoordelingen te starten (reviewpakketten) of het te publiceren voor de mensen op de bouwplaats.

Dit zorgt ervoor dat alle teamleden met de huidige, goedgekeurde versie van het document werken - afhankelijk van hun rol in het project.

Dalux Box houdt automatisch versies/revisies van documenten bij en bewaard een volledige geschiedenis van alle wijzigingen. Alleen de laatst goedgekeurde versie wordt weergegeven en is onmiddellijk toegankelijk, terwijl vorige versies verborgen zijn maar nog steeds kunnen worden gedownload indien dat nodig is.

Toegangsrechten en rolgebaseerde controle

Alleen geautoriseerde gebruikers mogen in bepaalde mappen documenten uploaden, vrijgeven en goedkeuren.

Dalux Box biedt functies voor autorisatie waarmee beheerders machtigingen kunnen instellen voor specifieke gebruikersgroepen op bepaalde mappen.

In onderstaand voorbeeld kan de architect documenten in alle mappen bekijken, maar kan hij of zij alleen uploaden naar zijn of haar eigen map.

Alleen bepaalde gebruikers, zoals projectmanagers, ontwerpmanagers of BIM-coördinatoren, zouden bevoegd moeten zijn om documenten te publiceren.

In dit geval moeten documenten door een workflow voordat ze voor de uitvoering vrijgegeven worden Hierdoor zijn ze getoetst op kwaliteitsnormen en wettelijke vereisten.

Dalux Box ondersteunt aanpasbare workflows die een gecontroleerd beoordelings- en goedkeuringsproces mogelijk maken. Documenten kunnen naar specifieke teamleden of partijen worden gestuurd voor goedkeuring, met geautomatiseerde kennisgevingen om ervoor te zorgen dat dit op tijd wordt voltooid.

Lees dit artikel om te leren hoe je bestandsflows kunt gebruiken: Hoe bestandsflows te gebruiken.

Dalux legt goedkeuringen en besluiten vast, en biedt een audittrail voor compliance- en kwaliteitsborgingsdoeleinden.

Beheer

Als Dalux-beheerder of projectmanager kunt u Dalux Box instellen door de volgende artikelen te lezen.

Mappenstructuur

Lees dit artikel over hoe je mappenstructuren kunt aanmaken en specifieke toegang kunt geven aan gebruikersgroepen: Mappenstructuur en gebruikersrechten

Zorg ervoor dat de mappenstructuur kan worden gebruikt tijdens de verschillende fasen van het project, zodat bestanden in dezelfde map kunnen blijven; maak ze niet per fase aan.

Gebruik altijd een classificatie- of nummeringssysteem. Dit maakt het gemakkelijker om te navigeren, ongeacht de taal.

Bestandsgebieden

Schakel ten minste twee bestandsgebieden in om het ontwerpteam een omgeving voor coördinatie te bieden voordat bestanden beschikbaar worden gesteld aan bijvoorbeeld de onderaannemers.

Lees dit artikel over hoe je ze kunt aanmaken: Bestandsgebieden

Bestandsflows

Creëer bestandsflows tussen het ontwerp- en bouwteam, en zorg ervoor dat de bouwmanager de controle heeft over het vrijgeven van documentatie. 

Lees dit artikel over hoe je ze kunt aanmaken: Hoe bestandsflows in te stellen