Als design manager of document controller is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle documenten, tekeningen en modellen zijn georganiseerd volgens project afspraken en gemakkelijk toegankelijk zijn voor iedereen die betrokken is bij het project.
Hoewel het gebruik van vastgestelde bestandsbenamingen de bestandsnamen kan verkorten, zijn ze mogelijk niet duidelijk genoeg voor iedereen.
Om dit te verbeteren, kan Dalux je helpen door metadata verplicht te maken en automatisch te vullen te maken op basis van de vastgestelde bestandsbenaming, wat zowel de ontwerp- als de bouwteams zal helpen, en de duidelijkheid en communicatie gedurende het project zal verbeteren.
Zoeken en filteren
Bestanden zijn georganiseerd zodat iedereen die betrokken is bij het project snel en efficiënt de informatie kan vinden die ze nodig hebben. Op die manier vermindert het de tijd die nodig is om documenten te zoeken, minimaliseert fouten die worden veroorzaakt door het gebruik van verouderde of onjuiste bestanden en verbetert de samenwerking tussen teams.
Gebruikers kunnen snel zoeken (1) en filteren (2) op de bestanden die ze zoeken.
Bovendien kan metadata automatisch bestandsflows triggeren en gegevens over alle bestandsversies tonen, waardoor je volledige inzicht krijgt in wanneer en welke wijzigingen zijn doorgevoerd.
Lees verder
Voor een meer gedetailleerde uitleg over zoeken en filteren, kunt u hier meer informatie vinden: Zoeken en filters in Box.
Verplichte metadata
Voor elke map kan de projectbeheerder het verplicht maken om informatie toe te voegen bij het uploaden van bestanden. Dit zorgt ervoor dat de vereiste informatie wordt verstrekt.
Wanneer een bestand wordt geüpload naar een map met verplichte metadata, wordt elk verplicht veld gemarkeerd met een oranje ster; als deze niet is ingevuld, kan het bestand niet worden geüpload.
Vul metadata in vanuit bestandsnaam
Metadata kan automatisch worden ingevuld vanuit de bestandsnaam, waardoor het uploaden van bestanden eenvoudiger en sneller wordt.
Als het bestand de naamgevingsconventie volgt, vult de bestandsnaam automatisch de metadata in; zo niet, verschijnt er een waarschuwing en moet de metadata handmatig worden ingevuld.
Een bestandsnaamgevingssjabloon kan zelfs verplicht worden gemaakt, waardoor het onmogelijk wordt om bestanden te uploaden die de naamgevingsconventie niet volgen.
Metadata Beheer
Aangepaste metadata legt aanvullende informatie vast over geüploade bestanden. Hoewel Dalux automatisch informatie bijhoudt, raden we aan informatie toe te voegen zoals bijvoorbeeld inhoud en auteur.
Evalueer welke informatie belangrijk is en je helpt bij het vinden van de juiste bestanden tijdens de ontwerpfase, bouwfase en onderhoudsfase van het project.
Het type informatie hangt af van je project, maar enkele veelvoorkomende gegevens zijn:
- Auteur: Documenteer wie het bestand heeft aangemaakt, omdat dit kan verschillen van wie het heeft geüpload
-
Titel: Wordt gebruikt om het bestand te identificeren in
Locaties, en moet het bestand in normale bewoording beschrijven
-
(Sub-)Discipline: Wordt gebruikt om de tekeningen te structureren als ze worden toegevoegd aan
- Bestand/Tekeningstype: Categoriseer je bestanden (beoordelingen, vergunningen, enz.) en tekeningen (aanzicht, doorsnede, plafondplan, enz.)
- Bouwlaag: Geef de bouwlaag van een tekening op
U kunt deze gids raadplegen over hoe u metadata in Dalux kunt instellen: Metadata instellen.
Bestandsnaam sjabloon
Gebruik je aangepaste metadata als basis om een bestandsnaam sjabloon voor je project te maken. Enkele algemene aanbevelingen bij het opzetten van vastgestelde bestandsbenamingen zijn:
- Gebruik een consistente afbakening, die niet in metadata waarden wordt gebruikt
- Houd metadata kort en vermijd speciale tekens
- Vermeld de status van het document niet in de bestandsnaam, deze wordt apart bijgehouden in de metadata van de bestanden
- Vermijd gegevens die automatisch worden gedocumenteerd door Dalux, zoals de uploaddatum of versie
Lees dit artikel om te zien hoe u dit kunt instellen: Bestandnaamgevingssjabloon
Als je meer wilt leren over hoe je Dalux kunt opzetten volgens Best practices, lees dan deze artikelen:
Gebruikersgroepen - best practice