Submittals

Als bijvoorbeeld documentcontroller, is het een deel van jouw rol om ervoor te zorgen dat alle partijen de vereiste documenten op tijd en in de gewenste kwaliteit indienen. Je maakt een planning voor wanneer bestanden moeten worden ingediend en stelt een beoordelingsproces in om ervoor te zorgen dat de bestanden aan de verwachte kwaliteit voldoen.

De functie Submittals helpt je om dit proces te digitaliseren en geeft je volledige controle en overzicht over de in te dienen bestanden.

Inzendingsproces

Binnen Submittals kun je specificeren welke documenten het ontwerpteam moet indienen en bepalen wie verantwoordelijk is voor het beoordelen van modellen, tekeningen en specificaties.

Maak een nieuwe Submittal voor een architect of adviseur waarvoor je wilt vastleggen wanneer en welke bestanden ze moeten aanleveren. Selecteer de naam, het pakket en de flow, en definieer vervolgens de verwachte bestanden.

Stel een deadline in en sla de Submittal op als een concept. Wanneer je klaar bent, verstuur je de Submittal en informeer je de adviseurs of architecten over wat je van hen verwacht.

Beheer

Structuur Submittal pakketten en Submittals

Het is raadzaam om voor elke discipline en ontwerpfase een aparte Submittal te maken. Structureer de pakketten volgens de disciplines van je project, om te definiëren wie verantwoordelijk is voor het indienen van bestanden.

Voor gedetailleerde instructies over hoe u dit doet, raadpleeg dit artikel: Hoe Submittals in te stellen.

Als je niet zeker bent over de disciplines binnen je project, kun je gebruik maken van internationale normen (bijv. Omniclass door CSI, NRM door RICS) of nationale normen (bijv. Molio, DIN 276).

Voor elk van de pakketten maak je een Submittal per fase.

Als resultaat moeten je Submittal er ongeveer zo uitzien:

Als je al een ontwerpplanning hebt, gebruik deze dan als uitgangspunt bij het creëren van je pakketten en Submittals.

Als de scope van de op te leveren documenten duidelijk is gedefinieerd, gebruik dan placeholders om de verwachte bestanden te specificeren. Zorg ervoor dat je deze functie benut, vooral wanneer het project een vastgestelde naamgeving voor bestanden hanteert.

Beoordelingsflow

De beoordelingsflow schetst de stappen die ingediende bestanden moeten doorlopen voordat ze goed genoeg zijn. Het bestaat uit vier stappen die zijn toegewezen aan specifieke rollen in je project:

• Inzender: De architect of adviseur levert de bestanden aan volgens de gespecificeerde kwaliteitsnormen.
• Verzend voor beoordeling (reviewmanager): De verantwoordelijke persoon (bijvoorbeeld de documentcontroller) controleert of alle noodzakelijke bestanden in de verwachte kwaliteit zijn aangeleverd.
• Beoordeling: Het ontwerpteam beoordeelt het ontwerp, geeft feedback en keurt het goed of wijst het af met opmerkingen.
• Goedkeuring: De documentcontroller keurt de inzending goed of wijst deze af op basis van de beoordeling.

Als resultaat zou de opzet van je flow voor de bestanden van de architect er ongeveer als volgt uitzien:

Voor meer gedetailleerde informatie kunt u in dit artikel meer lezen over de inrichting van de reviewflow: Hoe Submittals in te stellen.