Dit artikel legt de beoordelingsfuncties van Submittals uit. Alle beoordelaars kunnen gelijktijdig beoordelen en markups en opmerkingen aanmaken op de ingediende bestanden. Een beoordeling toevoegen aan de Submittals flow is overigens optioneel.
Lees meer
Als je meer wilt leren over het instellen van Submittals, het aanmaken van nieuwe Submittals of hoe je bestanden kunt indienen, kun je deze artikelen lezen:
Hoe opmerkingen en opmerkingen toe te voegen
Beoordelingsmanagers en Goedkeurders hebben de optie om opmerkingen toe te voegen in de 'Verzenden naar beoordeling' en de 'Goedkeuren' stap.
Opmerkingen werken hetzelfde als in elke andere Box-functie en kunnen worden gebruikt om te communiceren buiten het submittalproces.
Om dit te doen, ga naar
Box
Submittals
Selecteer uw Submittal
Open een bestand
Nieuwe opmerking
Gebruikersrechten
Om opmerkingen te maken en markups aan te maken tijdens het beoordelingsproces, moet je behoren tot een gebruikersgroep met de functie van Beoordeler.
Projectbeheerders, projectmanagers en submittal managers kunnen de beoordeling en de opmerkingen/markups bekijken.
Actieve beoordelingen zijn te vinden in Box
Beoordelingen
Mijn beoordelingen.
Open een beoordeling door er dubbel op te klikken of er één te selecteren uit de lijst en op Bekijk te klikken.
Als een gebruiker tot meerdere gebruikersgroepen behoort die aan de beoordelingsstap zijn toegevoegd, wordt gevraagd welke beoordelingsrol ze hebben.
Een beoordeling is als volgt georganiseerd:
- De knop voor statuswijziging bevindt zich bovenaan het scherm. Klikken op
Beoordeling afronden beëindigt de beoordeling voor de hele beoordelingsgroep.
- De status van de Submittal kan hier worden gezien.
- De flow is te zien bovenaan de Submittal. De gemarkeerde box (in dit geval 'Beoordeling' toont de huidige fase van de Submittal.
- De bestanden die ter beoordeling worden aangeboden zijn hier te zien. Klik op een bestand om het te open en toegang te krijgen tot de opmerkingen en markupfuncties.
- De algemene informatie over de Submittal kan hier worden gezien.
- Bijgevoegde bestanden aan de Submittal kunnen hier worden gevonden.
- De volledige geschiedenis van de Submittal wordt hier weergegeven en wordt automatisch bijgewerkt.
Note
Als een Reviewer de deadline mist, worden de documenten automatisch naar de Approver gestuurd.
Door op een bestand te klikken, wordt het geopend, en vanaf hier is het mogelijk om opmerkingen en opmerkingen voor het bestand toe te voegen en te bekijken.
Opmerkingen in submittals hebben geen aanpasbare sjabloon en zijn niet aan iemand toegewezen.
Ze zijn bedoeld als eenvoudige functie waarbij Reviewers hun mening over de bestanden kunnen plaatsen. De beoordelaars kunnen hun opmerkingen verwijderen (voordat ze hun beoordeling voltooien), maar kunnen de opmerkingen van andere beoordelaars niet verwijderen.
Nieuwe opmerkingen kunnen worden toegevoegd door te klikken op Nieuwe opmerking.
Je moet minstens één markup aanmaken met de tools uit de werkbalk onderaan het scherm.
Wanneer een markering is toegevoegd, kan een titel en beschrijving voor de opmerking worden geschreven.
Alle opmerkingen kunnen als markeringen op het bestand worden gezien, of in een lijstweergave in het zijpaneel.
Dit kan aan- en uitgeschakeld worden door te klikken op Toon opmerkingen en een optie te kiezen.
Je kunt er ook voor kiezen om alleen opmerkingen binnen je groep te zien door in het zijpaneel 'Toon alleen groep opmerkingen' aan te zetten.
Je kunt een opmerking openen door op de markering of vanuit de lijstweergave in het zijpaneel te klikken. Het is dan mogelijk om een bericht aan de opmerking toe te voegen. Elke gebruikersgroep in de beoordeling kan berichten aan elkaars opmerkingen toevoegen.
Alle correspondentie wordt opgeslagen in de Submittal wanneer de beoordeling is voltooid.
Hoe een beoordeling te voltooien
Wanneer een beoordelingsgroep klaar is met het toevoegen van opmerkingen aan de Submittal, kunnen ze de beoordeling als afgerond markeren door te klikken op Beoordeling afronden. Als beoordelingsreacties zijn ingesteld, kunnen ze worden geselecteerd uit het pop-upvenster, en het is mogelijk om een bericht toe te voegen.
Let op
Klikken op Beoordeling afronden beëindigt de beoordeling voor iedereen in de gebruikersgroep en kan niet ongedaan gemaakt worden.
Note
De beoordelingsreacties veranderen de uitkomst van de beoordeling niet. Ze helpen de Approver de beoordelingen beter te begrijpen. Als een beoordeling is gemarkeerd als 'Geweigerd', betekent dat niet automatisch dat de Submittal is afgekeurd. Alleen gebruikers met de rol van Approver kunnen de inzending goedkeuren of afkeuren.
Hoe opmerkingen te verwijderen of te bewerken
Het is mogelijk om een opmerking te bewerken of te verwijderen tijdens het beoordelingsproces voor je huidige beoordelingsgroep. Houd er rekening mee dat je de markeringen voor opmerkingen niet kunt bewerken, alleen de titel en het bericht.
Een opmerking bewerken kan door een opmerking te openen en op het -pictogram te klikken naast de titel of de beschrijving.
Om een opmerking te verwijderen, houd je de muis erboven in de lijstweergave en klik je op . Je krijgt een prompt of je de opmerking wilt verwijderen.
Hoe een Submittal goedkeuren of afkeuren
Wanneer alle beoordelingen zijn gemarkeerd als afgerond of een deadline is verstreken, kunnen de gebruikers in de rol van Approver de Submittal evalueren en deze goedkeuren of afkeuren.
De Approver ziet een overzicht van activiteiten uit de beoordeling. Ze kunnen snel naar de opmerkingen van elke beoordelingsgroep springen en de gebruikte beoordelingsantwoorden zien.
Een overzicht voor elke groep wordt getoond, en opmerkingen kunnen worden geopend door op het -pictogram te klikken.
Bij het bekijken van de opmerkingen die tijdens de beoordeling zijn gemaakt, kunnen deze direct aan de inzender worden toegewezen.
Het is ook mogelijk om ze handmatig toe te wijzen als iemand anders dan de inzender verantwoordelijk zou moeten zijn.
Je kunt individuele bestanden goedkeuren/autoriseren, maar de Submittal als geheel afwijzen. Hiervoor moet de reviewflow 'Distribution' van goedgekeurde bestanden ingesteld zijn (Hoe Submittals in te stellen).
Open een bestand in uw Submittal en klik op Goedkeuren naar gedeelde bestanden of
Autoriseer naar gepubliceerde bestanden, respectievelijk. Bestanden die je op deze manier individueel goedkeurt, volgen de ingestelde distributie van de Submittal, zelfs als je de rest van de Submittal afwijst.
Wanneer de Submittal is geëvalueerd, kan deze worden goedgekeurd of afgekeurd met Goedkeuren of
Inzending afkeuren.
Let op
Klikken op Goedkeuren zal de inzending onmiddellijk goedkeuren en de actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Projectbeheerders, projectmanagers of Review managers kunnen de Submittal nog steeds verwijderen.
Submittals die voltooid en goedgekeurd zijn, worden gemarkeerd met de status 'Voltooid' en kunnen worden gesorteerd en gefilterd in de mappen Alle submittals of
Alle beoordelingen.
Ze worden ook geplaatst in de Beoordelingen
Gearchiveerd map.
Als een inzending wordt afgekeurd, moet er een nieuwe deadline worden ingesteld, en het is mogelijk om een bericht te schrijven. De Submittal krijgt opnieuw de 'In afwachting' status en nieuwe bestanden kunnen aan de Submittal worden toegevoegd. De afkeuring wordt geregistreerd in de Submittal geschiedenis.
Lees meer
Als je meer wilt leren over het instellen van Submittals, het aanmaken van nieuwe Submittals of hoe je bestanden kunt indienen, kun je deze artikelen lezen: