Hoe nieuwe Submittals aan te maken

Dit artikel legt uit hoe je een nieuwe Submittal kunt aanmaken.

Een Submittal bestaat uit verschillende metadata die helpt om een herleidbare aanlevering van bestanden te realiseren, zoals:

• Deadline voor het aanleveren van bestanden
• Inzender (gebruikersgroep die de bestanden moet aanleveren)
• Beschrijving
• Doelmap (waar de bestanden in Dalux Box terecht moeten komen)
• Placeholders (een vooraf ingestelde lijst met de namen van de bestanden die moeten worden ingediend voordat ze kunnen worden verstuurd)

Submittals beheren en sluiten aan op de geplande aanlevering van bestanden binnen het project. De Submittal functie stelt je in staat om een beoordelingsflow aan te passen en het beoordelingsproces in Dalux vast te leggen.

Het begrijpen van het Submittalproces

Functies in inzendingen

Een Submittalproces in Dalux heeft de volgende functies:

• Submittal manager
• Inzender
• Review manager (optioneel)
• Reviewer (optioneel)
• Approver

Submittal managers

Submittal managers zijn verantwoordelijk voor het aanmaken van nieuwe Submittals. Het is ook mogelijk om het kunnen aanmaken van nieuwe Submittals in verschillende pakketten, op gebruikersgroepniveau toe te staan. Submittals worden altijd als concept aangemaakt, en het is de verantwoordelijkheid van de Submittal manager om de Submittals te starten met de 'Verzenden naar uploadende partij' knop.

Inzender

Inzenders worden ingesteld voor elke Submittal en zijn de specifieke gebruikersgroepen die bestanden kunnen indienen. Wanneer de inzender de bestanden heeft geüpload, zijn zij verantwoordelijk voor het markeren van de bestanden als 'aangeleverd' om de volgende stap in het proces te starten.

Review managers

Het is mogelijk om een Review manager rol in te stellen, als een optionele stap vóór het beoordelingsproces. De Review manager is verantwoordelijk voor het controleren van de aangeleverde bestanden, voordat de Submittal naar 'Beoordeling' wordt verzonden. Bijvoorbeeld om te controleren of alle bestanden die verwacht worden ook daadwerkelijk zijn geupload. Indien nodig heeft een Review manager de optie om aanvullende groepen aan het beoordelingsproces toe te voegen voordat de bestanden voor beoordeling worden verzonden. Review managers kunnen ook de Submittal naar de vorige stap terugsturen.

Beoordeler

Meerdere groepen kunnen als beoordelaars worden ingesteld en zijn verantwoordelijk voor het beoordelen en het maken van opmerkingen van de ingediende bestanden voor de vastgestelde deadline. Wanneer een groep klaar is met beoordelen, kunnen ze de status op 'Afgerond' zetten. Als de deadline verstreken is en als verplicht is ingesteld, verandert de beoordelingsstatus automatisch naar 'Afgerond'.

Approver

De Approver is de laatste stap in het Submittal proces en is verantwoordelijk voor het goedkeuren of afkeuren van de Submittal als geheel.

Submittal status

Een Submittal proces kan de volgende stadia hebben:

• Concept
• In afwachting
• Ingediend
• In beoordeling (Als er een beoordelingsstap is toegevoegd aan de beoordelingsflow)
• Wachten op goedkeuring
• Afgerond

Concept

Nieuwe Submittals worden in een conceptstatus aangemaakt. Alle metadata van de Submittal kan worden gewijzigd en de Submittal is nog niet zichtbaar voor de inzenders, Review managers of Approvers. Er worden geen notificaties verzonden. Bestanden kunnen niet worden geüpload naar Submittals in de conceptstatus.

In afwachting

Wanneer het Submittal proces begint, verandert de status naar in afwachting. De Submittal wacht nu op de inzender om bestanden te uploaden. Een e-mailnotificatie wordt verzonden en de Submittal is zichtbaar voor de inzender in de map 'Mijn Submittals'. De Submittal is nog niet zichtbaar voor de Review manager of Approvers. Bestanden kunnen worden geüpload naar de Submittal.

Ingediend

Nadat de bestanden zijn geüpload, kan de inzender de bestanden indienen en zal de status veranderen. Als er een Review manager aan de flow is toegevoegd, zullen zij een notificatie ontvangen.

In beoordeling

Ingediende bestanden zullen de beoordelingsstatus krijgen als er een beoordelingsfase aangemaakt is in de Submittal flow. Als er ook een Review manager wordt gebruikt, moeten zij de bestanden voor beoordeling versturen. Gebruikers in de beoordelingsgroep(en) ontvangen een notificatie.

Wanneer een Submittal zich in de beoordelingsstatus bevindt, wordt deze verplaatst naar de Beoordelingsmappen in Box.

Voltooid

Wanneer een Submittal is goedgekeurd, wordt deze gemeld als afgerond en gearchiveerd in Dalux.

Hoe maak je een nieuwe Submittal aan?

Om een Submittal flow te starten, moet een nieuwe inzending worden aangemaakt. Ga naar
Box  Submittals Alle Submittals  Nieuw.

Houd er rekening mee dat je ook nieuwe Submittals kunt aanmaken van de verschillende Pakketten. Deze methode stelt automatisch het pakket in voor de nieuwe Submittals.

Wanneer een nieuwe Submittal wordt aangemaakt, verschijnt er een nieuw venster waarin de Submittal kan worden geconfigureerd.

• Naam - Naam van de submittal getoond in lijstweergaven
• Csomagok - Bij welk submittal pakket de submittal hoort
• Flow - Welke reviewflow gebruikt moet worden voor de submittal
• Inzender - Welke gebruikersgroep die bestanden indient
• Specificaties. sectie - Een manier om de submittal te categoriseren
• Specificaties. subsectie - Indien nodig kunt u de submittal verder categoriseren
• Deadline - Een deadline voor bestanden submittal
• Doelmap(pen) - Naar welke map(pen) de ingediende bestanden geüpload kunnen worden
• Beschrijving - Hulp tekst om context toe te voegen aan de Submittal

Klik op 'Opslaan' wanneer u klaar bent. Als u meerdere submittals maakt, kunt u 'Meerdere aanmaken' aanvinken en verschijnt er een nieuw venster nadat u op 'Opslaan' hebt geklikt. Nieuwe Submittals worden altijd aangemaakt als een concept.

Een inzending is verdeeld in verschillende gebieden. Als concept is het mogelijk om alle metadata van de Submittal te wijzigen.

1. De knop voor statuswijziging bevindt zich bovenaan het scherm. Aantekening: Omdat de Submittal zich in de conceptstatus bevindt en alles kan worden gewijzigd, is het ook mogelijk om Verzenden naar uploadende partij zonder het aanmaken van placeholders, ondanks dat dit als eis is ingesteld bij het aanmaken van een nieuwe Submittal. Zorg ervoor dat de Submittal klaar is voordat u deze naar de inzender verzendt.
2. De status van de Submittal kan hier worden gezien.
3. De flow kan bovenaan de Submittal worden gezien. In de concept- en in afwachtingstatus kunnen de groepen die aan elke stap zijn gekoppeld, worden gewijzigd door erop te klikken en een andere gebruikersgroep te selecteren.
4. Placeholders worden hier aangemaakt en weergegeven - zie hieronder hoe Placeholders worden aangemaakt.
5. De algemene informatie voor de Submittal kan hier worden gezien. Deze waarden kunnen worden bewerkt terwijl ze zich in een concept- of in afwachtingstatus bevinden, door op het -icoon te klikken.
6. Bijlagen kunnen aan de Submittal worden toegevoegd. Alleen bestanden uit Dalux Box kunnen worden bijgevoegd.
7. De volledige geschiedenis van de Submittal wordt hier weergegeven en wordt automatisch bijgewerkt.

Hoe Placeholders in te stellen

Indien nodig kunt u vooraf specificeren welke bestanden moeten worden geüpload naar de Submittal. Dit is optioneel.

Placeholders kunnen handmatig worden toegevoegd of gekopieerd en geplakt vanuit een 2-koloms spreadsheet.

Om een placeholder toe te voegen, klikt u op Toevoegen.

Het geüploade bestand kan elke naam hebben, maar het moet overeenkomen met het de naam om de placeholder in te vullen en de bestanden te versturen.

De inzender heeft de optie om bestanden met verschillende bestandsnamen direct naar de placeholder te uploaden, maar Dalux zal het bestand hernoemen om overeen te komen met de placeholder.

Alle bestanden die buiten de plaatsers zijn geüpload, worden als 'Extra bestanden' aan de Submittal toegevoegd.

Wanneer de Submittal is ingesteld zoals gewenst, kan het proces worden gestart door te klikken op Verzenden naar uploadende partij. Dit verandert de status in 'In afwachting' en stelt de gebruikers in de inzenderrol op de hoogte.