Hoe Submittals in te stellen

Dit artikel behandelt hoe je Submittals voor jouw project kunt instellen.

Submittals worden gebruikt om te beheren van wie je welke bestanden verwacht en op welk moment je over de betreffende bestanden wilt beschikken. Vergelijkbaar met een tekeningbehoefte schema. Submittals stelt je in staat om een beoordelingsflow in te stellen en het beoordelingsproces in Dalux te documenteren.

Hoe submittals in te stellen

Submittals activeren

Om submittals te activeren, ga naar

Instellingen Box Functies toevoegen  'Submittals' Activeren.

Een nieuw functiekaart verschijnt in het instellingenmenu, waar de submittals kunnen worden ingesteld.

Hoe pakketten in te stellen

Het doel van de pakketten is om het grote aantal submittals dat in het project zal worden aangemaakt te structureren. Pakketten zijn vereist voor de submittal functie.

Een typisch pakket zou bijvoorbeeld architecten/ingenieurs kunnen zijn, die bestanden zoals tekeningen en specificaties aanleveren, of onderaannemers die bestanden zoals technische/product specificaties aanleveren.

Om pakketten aan te maken en te beheren, ga naar Instellingen Box Submittals: 'Pakketten'

Een pakket is vereist voor een submittal en wordt geselecteerd bij het aanmaken van een nieuwe submittal.

Hoe machtigingen in te stellen voor pakketten

De pakketten zijn verbonden aan de machtigingen van de gebruikersgroep. De rechten zijn ingesteld voor specifieke gebruikersgroepen.

Om machtigingen in te stellen, ga naar

Instellingen  Gebruikers Open een aangepaste gebruikersgroep Gebruikersrechten (Toevoegen) Submittal pakketten.

Je kunt gebruikersgroepen de volgende machtigingen op pakketniveau toewijzen:

• Lezen - Bekijk, print en exporteer alle submittals binnen het pakket.
• Aanmaken - Maak submittals aan, stel inzenders in en verzend naar inzenders.
• Beheren - Wis submittals en stel gebruikersgroepen in voor 'Review manager', 'Reviewer', en 'Approver'. Ze kunnen ook alle beoordelingen geforceerd afronden.

Je kunt meer informatie over het niveau van machtiging zien door op het -icoon te klikken.

Dit stelt je in staat om specifieke groepen verschillende machtigingen voor de verschillende pakketten te geven - zoals bijvoorbeeld architecten die hun bestanden mogen aanleveren maar in andere alleen leesrechten hebben.

De leesmachtiging maakt het ook mogelijk om bepaalde gebruikersgroepen een waarnemersrol voor submittals binnen bepaalde pakketten te geven.

Hoe specificaties in te stellen

Specificaties zijn niet verplicht maar kunnen worden gebruikt als referenties voor aan te leveren items binnen een specifieke sectie van de bouwspecificaties van het project. Zoals vak specifieke specificaties, bestaande omstandigheden, brandbestrijding, en dergelijke.

Deze referenties kunnen de inzender helpen om specificaties op te zoeken, die ze moeten overwegen bij het leveren van hun bestanden.

Om 'Specificaties' aan te maken en te beheren, ga naar

Instellingen Box Submittals: 'Specificaties'.

Je kunt ook meerdere rijen in de specificatie kopiëren en plakken. Zoals bij het aanmaken van pakketten (zie hierboven).

Specificaties kunnen worden gekozen bij het aanmaken van een nieuwe inzending.

Hoe beoordelingsflows in te stellen

Beoordelingsflows bepalen hoe submittals door het aanleverproces bewegen. Elk pakket kan meerdere beoordelingsflows hebben, en je kunt meerdere pakketten aan dezelfde beoordelingsflow toewijzen.

Om jouw beoordelingsflows te maken en te beheren, ga naar:

Instellingen Box Submittals: 'Reviewflow'.

Een nieuw venster zal openen, waarin je al jouw beoordelingsflows kunt zien, en welke flows verbonden zijn aan welk pakket. Je kunt Toevoegen nieuwe, Bewerken bestaande, of Wissen bestaande beoordelingsflows.

Om een nieuwe beoordelingsflow aan te maken, klik je op Toevoegen.

De volgende velden zijn verplicht:

• Een naam voor de beoordelingsflow.
• Welke pakket(ten) de beoordelingsflow mee verbonden is.
• Een Approver is verantwoordelijk voor de uiteindelijke goedkeuring (of afkeuring) - slechts één gebruikersgroep kan als approver worden toegevoegd.
• Een Deadline, die je informatief kunt instellen. Als het verplicht is, worden Submittals die niet zijn afgerond als 'goedgekeurd' ingesteld.

Het is mogelijk om de beoordelingsflow uit te breiden door de volgende toe te voegen:

• Een beoordelingsmanager kan de daadwerkelijke beoordeling starten of de inzending terugsturen naar de inzender. Indien nodig kan een beoordelingsmanager ook meer groepen aan de beoordeling toevoegen, voordat de bestanden voor beoordeling worden verzonden.
• Het instellen van één of meer beoordelers die opmerkingen kunnen aanmaken op de Submittals en een algemene reactie op beoordeling kunnen geven. Reviewers kunnen een inzending niet afkeuren - dit kan alleen door de approver gedaan worden.

Wanneer je klaar bent met het aanmaken van de beoordelingsflow, klik je op 'Opslaan'.

Automatische distributie van submittal bestanden

Bij het instellen van een beoordelingsflow, kun je ook de distributie van goedgekeurde bestanden instellen. Dit gebeurt onderaan de beoordelingsflow.

Aangepaste submittal flows kunnen een bestandsflow starten of de goedgekeurde bestanden naar verschillende bestandsgebieden verspreiden. Dit stelt je in staat om te automatiseren wat er met de bestanden gebeurt wanneer een submittal is goedgekeurd, of deze nu direct naar gedeelde/gepubliceerde bestanden worden gestuurd of een goedkeuring/autorisatie starten.

Met deze functie is het belangrijk om alleen de normale flowtriggers of een submittal flowtrigger te gebruiken.

Je kunt ook selecteren om bestanden te verspreiden naar distributielijsten, door te klikken op Toevoegen aan distributielijst .

Hoe beoordelingsreacties in te stellen

Je kunt een lijst van beoordelingsreacties aanpassen, om het voor gebruikers makkelijker te maken om te reageren op beoordelingen met dezelfde opgemaakte en kleurgecodeerde reactie.

Om beoordelingsreacties in te stellen, ga naar: 

Instellingen Box Submittals: 'Beoordelingsreacties'.

Dit opent een nieuw venster om standaard reacties aan te maken en te beheren.

Om een nieuwe reactie aan te maken, klik je op Toevoegen. De reacties kunnen in het tekstvak worden ingevoerd.

De volgorde van de reacties kan worden gewijzigd door de reacties te slepen en neer te zetten in de gewenste volgorde.

Indien nodig kun je de reactie kleurcoderen door op het gekleurde blok te klikken. Je kunt kiezen uit een vooraf bepaalde lijst van kleuren of je kleuren toevoegen met behulp van HEX- of RGB-codes.

Hoe een verwijderde submittal te herstellen

Verwijderde submittals kunnen worden gezien en hersteld vanuit Instellingen 'Verwijderde submittals'.