Hoe gebruik je Bestandsflows

In dit artikel bespreken we waarom je de functie 'Bestandsflows' zou moeten gebruiken en hoe je deze toepast.

Bestandsgebieden zijn een onderliggende feature voor bestandsflows, aangezien de stromen worden gebruikt om bestanden goed te keuren en te autoriseren tussen de 3 gebieden:

Bestanden

Gedeelde bestanden

Gepubliceerde bestanden (Published)

'Bestanden' kan worden gezien als een plek voor bestanden die in ontwikkeling zijn, terwijl 'Gedeelde bestanden' kunnen worden gezien als een plek voor bestanden die klaar zijn voor beoordeling of om gedeeld te worden met andere ontwerpteams. 'Gepubliceerde bestanden' is voor bestanden die bijvoorbeeld 'gereed zijn voor uitvoering'.

Bestandsflows zijn processen en werkstromen die bepalen hoe bestanden bewegen tussen deze 3 bestandsgebieden. Het proces van bestandsflows omvat het definiëren van de triggers (op welke map is de flow van toepassing), de verantwoordelijke personen en de workflow van de bestanden. Met behulp van bestandsflows definieer je hoe bestanden handmatig en automatisch worden goedgekeurd en gepubliceerd naar hun map in het volgende bestandsgebied.

Bestanden goedkeuren

Er zijn twee manieren om een bestand goed te keuren: handmatige goedkeuring of via bestandsflows. In dit artikel gaan we het gebruik van bestandsflows behandelen. Als u wilt leren hoe je bestanden direct kunt goedkeuren, alleen met gebruik van de functie 'Bestandsgebieden', lees dan ons artikel over Bestandsgebieden.

Hoe start je bestandsflows

Wanneer een bestandsflow is gestart, wordt het bestand verplaatst naar de eerste stap in de flow. Het bestand verschijnt voor de gebruiker die is ingesteld om de stap in de bestandsflow goed te keuren, in de In afwachting van mijn autorisatie-sectie:

Het bestand wordt alleen goedgekeurd/geautoriseerd als het bestand alle stappen doorloopt. Als de gebruiker in de eerste stap goedkeurt, maar de gebruiker in de volgende stap niet, zal het bestand niet door de bestandsflow komen.

Start de bestandsflow

Wanneer de stroom actief is, kan de starter van de flow (in ons voorbeeld, de architect) een bestand indienen om goedgekeurd/geautoriseerd te worden via

Box Bestanden Selecteer het bestand/de bestanden Meer Start autorisatieflow Selecteer de autorisatieflow.

In het nieuwe venster ziet u een overzicht van wat er met elk bestand zal gebeuren. Om de flow te starten, klik op 'Flow op gang brengen'.

Het bestand gaat dan naar de sectie Autorisaties voor gepubliceerde bestanden In afwachting van autorisatie door anderen. Voor de persoon die de bestanden moet goedkeuren, zal het geplaatst worden onder Wachtend op mijn goedkeuring:

Hoe kun je bestanden in bestandsflow goedkeuren/autoriseren

De gebruiker die een bestand moet goedkeuren/autoriseren zal per e-mail worden genotificeerd.

Ze kunnen ook zien voor wanneer bestanden goedgekeurd/geautoriseerd moeten worden, door een teller die verschijnt in het zijmenu van Box, en de tellers in het zijmenu voor

• Goedkeuringen voor gedeelde bestanden
• Wachtend op mijn goedkeuring
• Goedkeuringen voor gepubliceerde bestanden

Ze kunnen dan kiezen om het bestand Goed te keuren/Te autoriseren of af te wijzen. Om dit te doen, ga naar

Goedkeuren:

Goedkeuringen voor gedeelde bestanden Wachtend op mijn goedkeuring Selecteer het bestand Goedkeuren of Afwijzen:

Autoriseren:

Machtigingen voor gepubliceerde bestanden Wachtend op mijn autorisatie Selecteer het bestand Goedkeuren of Weigeren:

Opmerkingen maken in een bestandsflow

Wanneer een bestand zich in een bestandsflow bevindt, heeft de huidige gebruiker (de beoordelaar) de mogelijkheid om opmerkingen te maken. Deze opmerkingen kunnen worden gemaakt bij het goedkeuren of afwijzen van een bestand. Bijvoorbeeld, er kan een opmerking worden gemaakt voor de persoon die verantwoordelijk is voor het afhandelen van afgewezen bestanden of voor de plaatser van het bestand. Bij het maken van een opmerking kan de gebruiker kiezen uit beschikbare communicatiestructuren en opmerkingstypen.

Om een opmerking aan te maken, ga naar:

Wachtend op mijn goedkeuring Selecteer het bestand Tonen Nieuwe opmerking.

Maak daarna een Mark-up, vul de gegevens rechts in en klik op 'Toevoegen':

Krijg een overzicht van bestanden in flows inclusief status

Projectbeheerders en Project planning-managers kunnen een Bestandsflow-dashboard vinden op het homescherm van Dalux Box.

Het dashboard kan u een overzicht geven van de voortgang van bestandsflows in uw project en helpt potentiële knelpunten te identificeren. Het dashboard toont achterstallige en aankomende deadlines voor bestandsflows, evenals hoe deze zijn verdeeld over gebruikersgroepen.

Wanneer de bestandsflows 'lopen', kun je een overzicht krijgen van de status van de bestanden in de bestandsflows met behulp van de lijstweergave. Dit doe je door middel van de kolommen in de lijstweergave die je de volgende info kunnen tonen:

• De kolom 'Laatste versie in goedkeurings-/autorisatiestroom';
  • Als de nieuwste versie van een bestand zich in een bestandsstroom bevindt:

• De kolom 'Nieuwste versie in Gedeeld/Gepubliceerd'
  • Als de nieuwste versie van een bestand zich bevindt in de Gedeelde/Gepubliceerde bestandsgebieden:

• De kolom 'Gestart' (Datum) kolom en 'Gestart door' (Gebruiker):
  • Wanneer een flow is gestart en door wie

Bestandsflowrapporten

U kunt een PDF-bestandsflowrapport afdrukken of exporteren voor goedgekeurde of geautoriseerde bestanden. Het PDF-rapport bevat een miniatuur van het bestand, de versie, de Box-map waarin het staat en de geschiedenis van de bestandsflow. U kunt zien wat of wie de flow heeft gestart en wie elke stap heeft afgerond, evenals wanneer elke stap is afgerond.

U kunt het bestandsflowrapport afdrukken vanuit de lijstweergave of rechtstreeks vanuit het bestand.