Bestandnaamgevingssjablonen

Dit artikel behandelt Bestandnaamgevingssjablonen en hoe ze kunnen worden gebruikt in Dalux Box.

Bestandnaamgevingssjablonen kunnen worden gebruikt om het uploaden van bestanden te beperken op basis van de naamgeving van deze bestanden voor alle of bepaalde mappen in het project. Bestandnaamgevingssjablonen gebruiken eigen aangemaakte metadata-velden en bestanden die voldoen aan een bepaalt format. Indien dat het geval is dan wordt automatisch de bijbehorende metadata ingevuld.

Het is mogelijk om meerdere bestandnaamgevingssjablonen in hetzelfde project te hebben.

Voordat bestandnaamgevingssjablonen worden ingesteld

Om bestandnaamgevingssjablonen te gebruiken, moet je eerst eigen metadata-velden definiëren die in het sjabloon worden gebruikt. De metadata hangt af van zaken zoals gestandaardiseerde bestandnaamgeving in jouw werkveld. Het is daarom aanbevolen om te onderzoeken welke metadata-velden je nodig hebt voor jouw bestandnaamgevingssjablonen. Denk aan fasering, bouwdeel, discipline, etc.

Opmerking: Bestandnaamgevingssjablonen moeten voldoen aan de vereisten van het project. Het kan nodig zijn om verschillende bestandnaamgevingssjablonen voor verschillende documenttypes aan te maken. Zoals bijvoorbeeld het maken van drie aparte bestandnaamgevingssjablonen voor tekeningen, documenten en modellen.

In dit artikel gebruiken we de volgende metadata-velden als voorbeelden:

• Project ID (Alle bestanden)
• Kennisgebied (Alle bestanden)
• Bestandstype (Tekeningen en modellen)
• Inhoudstype (Alle bestanden)
• Bladtype (Tekeningen)
• Documentnaam (Alle bestanden)

Deze metadata-velden zijn aangemaakt als selectielijsten met vooraf gedefinieerde waarden, op basis van het bestandnaamgevingssjabloon dat we willen gebruiken. De enige uitzondering is "Documentnaam" wat een tekstveld is, dat vrije tekst toestaat.

Hoe maak je een bestandnaamgevingssjabloon

Om te beginnen met het aanmaken van bestandnaamgevingssjablonen ga je naar Instellingen 'Bestandnaamgevingssjablonen'.

In het venster voor bestandnaamgevingssjablonen kun je bestandnaamgevingssjablonen aan het project toevoegen/bewerken/wissen. Het is ook vanaf hier dat je instelt op welke mappen in de mappenstructuur ze van toepassing moeten zijn.

Om een nieuw bestandnaamgevingssjabloon te maken, klik je op Toevoegen en geef je het een naam. Dit opent de editor voor het bestandnaamgevingssjabloon. Dit venster is verdeeld in twee secties:

• De sectie aan de linkerkant bevat de metadata-typen (Tekst/Lijst) en een afbakenen-optie.
• De sectie aan de rechterkant bevat het bestandnaamgevingssjabloon.

Het sjabloon wordt aangemaakt door velden van links naar rechts te slepen.

Je kunt de zelf aangemaakte tekst/lijst metadata-velden of de Dalux-velden 'Inhoudsopgave' en 'Nummer' gebruiken om het sjabloon te maken. In dit voorbeeld gebruiken we de hierboven genoemde eigen metadata-velden.

Sleep eerst een metadata-veld van links naar rechts en selecteer welk metadata-veld je wilt gebruiken uit de pop-up. Je moet vervolgens een afbakening toevoegen (in dit geval gebruiken we een underscore) en de stappen herhalen met de andere metadata-velden. Opmerking dat elk ander veld een afbakenen moet zijn.

Wanneer het bestandnaamgevingssjabloon is aangemaakt, is het mogelijk om een voorbeeld te bekijken door op 'Naamgeving testbestand' in het bovenste menu te klikken. Dit opent een voorbeeld van het bestandnaamgevingssjabloon, zodat je kunt controleren of het werkt zoals bedoeld.

Voordat je het bestandnaamgevingssjabloon opslaat, kun je ook beslissen of er tekens zijn die uitgesloten moeten worden en of het bestandnaamgevingssjabloon verplicht is. Het sjabloon kan ook worden hernoemd.

Tekens op de zwarte lijst

Als je tekstvelden in je bestandnaamgevingssjabloon hebt, kun je instellen of bepaalde tekens niet zijn toegestaan in het overeenkomstige gedeelte van de bestandsnaam. Dit wordt gedaan in 'Tekens op de zwarte lijst bewerken'.

Opmerking: Sluit GEEN tekens uit met bijvoorbeeld een spatie of een komma, omdat dit de spatie/komma zelf ook zal uitsluiten.

In dit voorbeeld gebruiken we de underscore als een afbakening, dus voegen we "_" toe als een teken dat we uitsluiten.

Dit voorkomt uploads van bestanden naar Dalux als het 'Documentnaam'-deel van de bestandsnaam een underscore bevat (indien het bestandnaamgevingssjabloon is ingesteld als verplicht). Als het sjabloon niet als verplicht is ingesteld, krijg je een waarschuwing dat de bestanden niet voldoen aan het sjabloon.

In dit voorbeeld zou de volgende bestandsnaam worden geaccepteerd:

DLT001_K01_C07_F01_H1_Floorplan Level 1

Terwijl de volgende bestandsnaam niet zou worden geaccepteerd:

DLT001_K01_C07_F01_H1_Vloerplan_Niveau_1

(Vanwege de underscores in 'Documentnaam').

De lijst met uitgesloten tekens zal ook onderaan het venster verschijnen.

Verplichte bestandnaamgevingssjablonen

Bestandnaamgevingssjablonen kunnen als verplicht worden ingesteld door dit onderaan het venster met bestandnaamgevingssjablonen in te schakelen.

Dit vereist dat bestanden worden benoemd volgens het bestandnaamgevingssjabloon in de betreffende map voordat ze kunnen worden geüpload. Bestanden kunnen niet worden hernoemd in Dalux tijdens het uploaden.

Als het bestandnaamgevingssjabloon niet als verplicht is ingesteld, ontvang je een waarschuwing dat de bestanden niet voldoen aan het sjabloon. Als een bestandsnaam niet voldoet aan de bestandnaamgevingssjablonen, zal Dalux de metadata automatisch met de juiste waardes invullen. U kunt nog steeds handmatig de fields invullen die niet automatisch konden worden ingevuld voordat u uw bestand uploadt.

Mappen selecteren voor de bestandnaamgevingssjablonen

Om de aangemaakte bestandnaamgevingssjablonen te gebruiken, moeten ze worden gekoppeld aan mappen in de Box-mappenstructuur. Dit wordt gedaan in het venster voor bestandnaamgevingssjablonen in Instellingen Box.

Selecteer een bestandnaamgevingssjabloon uit de lijst en klik op Mappen selecteren. Dit opent een nieuw venster dat de mappenstructuur van het project toont. Je kunt vervolgens een of meer mappen of submappen selecteren waar het bestandnaamgevingssjabloon van toepassing moet zijn. Wanneer je klaar bent, klik je op 'Opslaan'.

De geselecteerde mappen zullen in de lijstweergave verschijnen, en het bestandnaamgevingssjabloon zal actief zijn in de geselecteerde mappen.

Bestanden uploaden met behulp van bestandnaamgevingssjablonen

Wanneer bestanden die voldoen aan het bestandnaamgevingssjabloon naar mappen in Dalux Box worden geüpload, worden de metadata-velden automatisch ingevuld. Het is mogelijk om deze indien nodig te wijzigen.

Bestanden die niet voldoen aan het bestandnaamgevingssjabloon zullen ofwel worden overgeslagen (als het bestandnaamgevingssjabloon is ingesteld als verplicht) of je ontvangt een waarschuwing dat de bestandsnaam niet voldoet.

Wanneer bestanden worden geüpload, kun je de kolommen en filters van de metadatavelden gebruiken die vanuit de bestandsnaam zijn geïmporteerd.