Taakherinneringssjablonen in Dalux kunnen een aangepaste voorpagina voor taakherinneringen maken. Meerdere taakherinneringssjablonen kunnen aangemaakt en gebruikt worden. Dit betekent dat sjablonen kunnen worden aangemaakt voor verschillende soorten herinneringen of fasen in het project. Taakherinneringssjablonen worden aangemaakt met placeholder-tags voor verschillende automatisch gegenereerde gegevens uit het project en vrije-tekstvelden.
Hoe een taakherinneringssjabloon instellen
Gebruikersrechten
Instelling van taakherinneringssjablonen moet worden uitgevoerd door een project- of Field-beheerder. Taakherinneringssjablonen kunnen worden geactiveerd in:
Instellingen
Functies toevoegen
'Taakherinneringssjablonen'
Activeren.
Om te beginnen met het aanmaken of bewerken van taakherinneringssjablonen, ga naar
Instellingen
Field
'Taakherinneringssjablonen' in de taken-functiekaart:
Dit opent een nieuw venster, waar taakherinneringssjablonen kunnen worden aangemaakt en beheerd. Om een nieuw taakherinneringssjabloon op het project aan te maken, klik Toevoegen. Nieuwe sjablonen kunnen worden aangemaakt of geïmporteerd vanuit het bedrijfsprofiel. Om te beginnen met een nieuw sjabloon klik 'Nieuw aanmaken'.
Onderwerp, rapporttype en plaatsaanduidingen
Een taakherinneringssjabloon moet een 'Onderwerp' hebben. Dit is de sjabloonnaam die zal verschijnen bij het selecteren van een sjabloon voor taakherinneringen. Het onderwerp wordt ook gebruikt voor de bestandsnaam van het rapport.
Er zijn drie rapporttypes voor taakherinneringssjablonen:
- Taakrapport - Bevat elke taak als een apart taakrapport (Max. 10 taken per rapport)
- Statusrapport - Bevat de taken in een statusrapportoverzicht (Max. 50 taken per rapport)
- Geen rapport - Bevat alleen de voorpagina die gegenereerd is vanuit de taakherinneringssjablonen
In alle gevallen zullen de taken die zijn geselecteerd voor een herinnering verschijnen in de e-mail die naar de ontvanger wordt gestuurd. Bij gebruik van taakherinneringssjablonen kunt u slechts naar één ontvanger tegelijk sturen.
De blauwe plaatsaanduidingen aan de rechterkant van het venster kunnen aan de sjabloon worden toegevoegd door erop te klikken.
Hieronder staat een tabel die de verschillende plaatsaanduidingen uitlegt. Alle gegevens in de plaatsaanduidingen worden verzameld uit Dalux.
| Naam van de tijdelijke aanduiding | Tag die in Dalux wordt gebruikt | Uitleg |
| Nummer | {NO} | Toont het voorvoegsel en het nummer van de geselecteerde taken op één regel, waarbij elk taaknummer door een komma wordt gescheiden. |
| Titels | {TITLES} | Toont de titel(s) van de taak(s) op één regel, waarbij elke titel door een komma wordt gescheiden |
| Tabel deadline | {TASK_TABLE} |
Aanmaken van een taaktabel met kolommen voor het 'Type' van de taak, het 'Nr.', 'Onderwerp' en 'Ruimte'. De tabel bevat ook informatie over de deadline en wanneer de laatste herinnering is gestuurd. |
| Projectnaam | {PROJECT_NAME} | Schrijft de naam van het project |
| Projectlogo | {PROJECT_LOGO} | Voegt een kleine miniatuur van het projectlogo toe |
| Projectfoto | {PROJECT_PHOTO} | Voegt een kleine miniatuur van de projectfoto toe |
| Bedrijfslogo | {COMPANY_LOGO} | Voegt een kleine miniatuur van het bedrijfslogo toe (uit het bedrijfsprofiel) |
| Verzendingsdatum | {SENT_DATE} | Schrijft de datum en tijd waarop de herinnering is gestuurd in maand-dag-jaar-tijd (bijv. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Verzenddatum vorige taakherinnering | {PREV_REMINDER_SENT_DATE} | Schrijft de laatste datum en tijd waarop de herinnering voor het laatst is gestuurd, in maand-dag-jaar-tijd (12-uurs klok) (bijv. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Handtekening afzender | {SENDER_SIGNATURE} | Schrijft de naam van de persoon die de herinnering verstuurt |
| Telefoonnummer verzender | {SENDER_PHONE} | Schrijft het telefoonnummer van de persoon die de herinnering verstuurt |
| Werktitel verzender | {SENDER_WORK_TITLE} | Schrijft de titel van de persoon die de herinnering verstuurt |
| Bedrijfsnaam verzender | {SENDER_COMPANY_NAME} | Schrijft de bedrijfsnaam van de persoon die de herinnering verstuurt |
| Bedrijfsadres afzender | {SENDER_COMPANY_ADDRESS} | Schrijft het adres van het bedrijf van de persoon die de herinnering verstuurt |
| Naam ontvanger | {RECIPIENT_NAME} | Schrijft de naam van de persoon die het taakherinneringsrapport ontvangt |
| Telefoonnummer ontvanger | {RECIPIENT_PHONE} | Schrijft het telefoonnummer van de persoon die het taakherinneringsrapport ontvangt |
| Werktitel ontvanger | {RECIPIENT_WORK_TITLE} | Schrijft de titel van de persoon die het taakherinneringsrapport ontvangt |
| Bedrijfsnaam ontvanger | {RECIPIENT_COMPANY_NAME} | Schrijft de bedrijfsnaam van de persoon die het taakherinneringsrapport ontvangt |
| Bedrijfsadres ontvanger | {RECIPIENT_COMPANY_ADDRESS} | Schrijft het adres van het bedrijf van de persoon die de herinnering ontvangt |
| Contractnaam | {CONTRACT_NAME} | Schrijft de naam van het contract dat gekoppeld is aan het werkpakket waarin de persoon die het taakherinneringsrapport ontvangt zich bevindt (zie hieronder hoe met contracten te werken) |
| Contractdatum | {CONTRACT_DATE} | Schrijft de datum van het contract dat gekoppeld is aan het werkpakket waarin de persoon die de taakherinnering ontvangt zich bevindt (zie hieronder hoe met contracten te werken) |
Contracten aanmaken voor taakherinneringssjablonen
Opmerking
Contracten moeten in het bedrijfsprofiel worden geactiveerd voordat ze op projecten kunnen worden gebruikt.
Dit kan worden gedaan in:
Standaardisatie
Bibliotheken
'Field bibliotheek'
'Taakherinneringssjabloon'
Contracten kunnen op projecten worden geactiveerd door naar
Instellingen
Field
Functies toevoegen
'Contracten'
Activeren.
Een 'Contracts' functiekaart verschijnt dan in de instellingen. Om contracten toe te voegen of te bewerken in het project, klik 'Contracts'. Van hieruit kunnen contracten worden toegevoegd, bewerkt of verwijderd.
Maak een nieuw contract aan door te klikken op Toevoegen. Het contract vereist een naam en een datum. Indien nodig, kan een werkpakket gekoppeld worden.
Wanneer u taakherinneringssjablonen maakt en de contract-placeholders gebruikt, worden de contractnaam en -datum alleen onder twee voorwaarden weergegeven.
- Ten eerste moet een werkpakket aan een contract gekoppeld zijn.
- Ten tweede, de ontvanger moet deel uitmaken van hetzelfde werkpakket als het gekoppelde contract.
Let op, elk werkpakket kan slechts aan één contract gekoppeld worden, maar één contract kan meerdere werkpakketten hebben.
Voorbeeld van een taakherinneringssjabloon
Hieronder staat een voorbeeld van een taakherinneringssjabloon in Dalux.
Hoe taakherinneringssjablonen te gebruiken
Om het taakherinneringssjabloon te gebruiken om Dalux-gebruikers te notificeren, ga naar:
Field
Taken
Alle taken
Nieuw
Veiligheidsissue
.
U kunt geen herinnering sturen naar meerdere verschillende verantwoordelijke gebruikers tegelijk.
Selecteer in het volgende venster welke gebruiker herinnerd moet worden. Vink vervolgens 'Rapport aanmaken met aangepaste voorpagina' aan en selecteer welk taakherinneringssjabloon gebruikt moet worden.
Dalux stuurt dan een e-mail naar de ontvanger met een gegenereerde voorpagina en de taken die volgens het geselecteerde sjabloon zijn bijgevoegd. Een kopie zal ook naar de afzender gestuurd worden.
Tips en trucs
Als je wilt testen hoe het rapport eruitziet voordat je het verstuurt, kun je het bovenstaande proces volgen maar alleen je eigen naam als ontvanger selecteren. Als je niet tevreden bent met hoe het rapport eruitziet, kan het sjabloon worden bewerkt.