Hoe een Tender aan te maken

Tender beheert alle tenders van je project en de binnenkomende biedingen. Dit gebeurt door tenders aan te maken, vereisten in te stellen en bieders uit te nodigen. Een vragen-en-antwoorden sectie en andere tools in Tender worden gebruikt om het tenderproces succesvol te beheren.

In dit artikel bespreken we hoe u tenders en hun vereisten kunt aanmaken en instellen.

Hoe een tender aan te maken

Ga naar TenderKlik op een tendergroep Tender toevoegen 'Nieuwe tender aanmaken'.

De algemene informatie wordt vooraf ingevuld op basis van het sjabloon van de tendergroep. Bekijk en pas de details indien nodig aan voordat u ze opslaat.

Naam: De naam van de Tender, zichtbaar voor bieders.

Opdrachtgever: De naam van de opdrachtgever, zichtbaar voor bieders.

Status

• Concept: De tender is alleen zichtbaar voor de tenderorganisatie en kan niet door bieders worden geraadpleegd.
• Lopend: De tender is actief en, afhankelijk van de instellingen voor prekwalificatie en start, kan deze zichtbaar en toegankelijk zijn voor uitgenodigde bieders.

Contactpersoon: De naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de persoon die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van vragen met betrekking tot de inhoud van de tender.

Tenderbeschrijving: Geef een korte beschrijving van de tender om bieders een duidelijk beeld van de reikwijdte te geven. Dit is vooral nuttig voor openbare tenders, omdat het helpt ervoor te zorgen dat alleen relevante bieders zich aanmelden.

Tenderformaat: Het tenderformaat wordt alleen gebruikt voor filter- en zoekdoeleinden en heeft geen invloed op de inhoud of het gedrag van de tender. Het is zichtbaar voor bieders en moet voldoen aan alle wettelijke vereisten in uw regio of land.
U kunt zelf een tenderformaat invoeren of u kunt het tenderformaat kiezen uit:

• Particuliere tender
• Ontwerpopgave
• Openbare tender met prekwalificatie
• Openbare tender zonder prekwalificatie
• Tender in meerdere fasen

Contracttype: Het contracttype wordt alleen gebruikt voor filter- en zoekdoeleinden en heeft geen invloed op de inhoud of het gedrag van de tender. Het is zichtbaar voor bieders en moet voldoen aan alle wettelijke vereisten in uw regio of land.
U kunt zelf een contracttype invoeren, of u kunt kiezen uit:

• Hoofddocument
• Algemeen contract
• Contract onderaannemer

Biedingen bekijken vóór de deadline: Hiermee kan de tenderverantwoordelijke ingediende biedingen vóór de deadline bekijken en moet deze optie worden ingeschakeld voordat de tenderstatus wordt gewijzigd in 'lopend'. Bieders worden op de hoogte gebracht als deze optie is ingeschakeld wanneer zij een bod indienen.
Deze optie is niet beschikbaar voor prekwalificatie of openbare tenders (zie hieronder).

Prekwalificatie/Openbare tender: Als u de optie 'Prekwalificatie/Openbare tender' selecteert, wordt er een deelbare link gegenereerd die toegang tot de Tender mogelijk maakt zonder dat een uitnodiging van de tendermanager vereist is.

Publicatiedatum: Om vroegtijdige, beperkte toegang tot de tender mogelijk te maken, vinkt u het vakje 'Publicatiedatum' aan en selecteert u hieronder een datum. 
Dit stelt voorgekwalificeerde partijen of het publiek in staat om de tenderbestanden te bekijken zonder een bod in te dienen, zodat alle potentiële bieders de documenten kunnen beoordelen voordat het biedingsproces begint.

Deadlines en datums: Wanneer u de status op 'lopend' zet, moet u beslissen over de start en de deadline van de tender.

• Tender start: Dit bepaalt wanneer bieders kunnen beginnen met interactie met de tender, zoals het downloaden van de tenderbestanden en het plaatsen van biedingen.
• Tender deadline: Dit bepaalt hoe lang bieders hun bod kunnen indienen en dus wanneer de tender eindigt. Bieders kunnen hun bod tot de deadline voor de tender bewerken, maar hun bod wordt vergrendeld zodra de deadline is verstreken.

Bestanden: Vinkt u dit vakje aan als u wilt dat alle bestanden automatisch worden gesynchroniseerd met deze tender vanuit de bestanden van de tendergroep. Dit geldt voor alle huidige bestanden en alle nieuwe bestanden die later worden toegevoegd, maar niet voor nieuwe versies van bestaande bestanden (zie bestandsversies hieronder).

Gebruik deze functie om ervoor te zorgen dat alle bestanden die naar de tendergroep zijn geüpload ook beschikbaar zijn in deze Tender.

Bestandsversies: Vinkt u dit vakje aan als u wilt dat alle nieuwe versies van bestanden die al aan deze tender zijn toegevoegd automatisch worden bijgewerkt wanneer ze op het niveau van de tendergroepbestanden worden bijgewerkt.

Gebruik deze functie om ervoor te zorgen dat alle nieuwe bestandsversies die naar de tendergroep zijn geüpload automatisch in deze Tender worden bijgewerkt.

Vragen en antwoorden: Met de functie vragen en antwoorden kunt u vragen van de bieders voor uw tender eenvoudig beheren met verschillende opties om antwoorden te geven. Vink het vakje bij 'Vragen en antwoorden inschakelen' aan om deze te activeren.

Bieders kunnen geen vragen stellen totdat de tender is gestart. Vragen zijn standaard privé, maar kunnen door de tenderverantwoordelijke met bieders worden gedeeld als het antwoord relevant is voor iedereen. Vink 'Openbare vragen' aan om alle vragen standaard zichtbaar te maken voor iedereen.

Tender vereisten 

Om ervoor te zorgen dat bieders voldoen aan uw tendervereisten, kunt u specifieke vereisten instellen, zoals tekst, lijst, nummer, document of een Europees Enkel Aanbestedingsdocument (ESPD). 

Verplichte vereisten moeten worden vervuld voordat een bod kan worden ingediend, wat helpt normen af te dwingen en fouten te verminderen.

Tendervereisten aanmaken

Alle tenders worden aangemaakt met één vereiste in de vorm van een document genaamd 'Document'. 

U kunt deze vereiste indien nodig wijzigen.  Een tender moet altijd ten minste één ingestelde vereiste hebben.

Om uw tendervereisten aan te maken, gaat u naar

Tendervereisten Bewerken of Kopiëren van bedrijf:

U kunt vervolgens nieuwe tendervereisten aanmaken of deze importeren vanuit uw bedrijfsprofiel.

In uw tendervereisten heeft u de optie om te includeren:

• Tekst
• Lijst
• Geheel getal of decimaal
• Document
• ESPD-document

Standaard zijn ze optioneel, maar u kunt ze verplicht stellen voor bieders voordat zij een bod kunnen uploaden.

Nieuwe tenders vereisen altijd een document met de naam "Document". U kunt dit aanpassen tijdens de installatie, maar ten minste één verplicht field is noodzakelijk.

Tender-bestanden beheren

Bestanden en mappen worden beheerd op het niveau van de tendergroep. Lees dit artikel voor meer details: Hoe een Tendergroep aan te maken.

Vanaf de tender kunt u zien welke Versies zijn toegevoegd, of Verwijderen een bestand volledig. 

Het verwijderen van een bestand uit een 'Lopende' tender zal alle bieders op de hoogte brengen van de wijziging.

Inschrijvers

Een bieder is een persoon die een voorstel indient om een contract te winnen.

Deze functies zijn te vinden in TenderSelecteer de tenderBieders.

Bieders zijn georganiseerd in gebruikersgroepen, meestal per bedrijf. Een biedergroep kan meerdere gebruikers bevatten, maar slechts één gebruiker is verantwoordelijk voor het indienen van het bod.

• Bieders: Uitgenodigde bieders voor deze tender die momenteel kunnen downloaden, een bod kunnen indienen en over wijzigingen worden geïnformeerd.
• Verwijderde/Afgemelde bieders: Voormalige bieders die door een verantwoordelijke zijn verwijderd of die zichzelf hebben afgemeld. Zij zullen niet over wijzigingen worden geïnformeerd.

Als u meer wilt weten over het uitnodigen van bieders, kunt u dit artikel lezen: Hoe bieders uitnodigen voor Tender.

Dupliceren van een tender

Om tijd te besparen, kunt u een al gemaakte tender dupliceren. Dit kan ook worden gebruikt om een tweede aanbieding te krijgen van een select groep bieders, aangezien u kunt kiezen welke bieders naar de nieuwe tender moeten worden gekopieerd.

Om een tender te kopiëren, gaat u naar Tendergroep Tender toevoegen 'Een kopie aanmaken':

In dit geval is 'Foundations' gekopieerd om een tweede ronde offerte van twee bieders te verkrijgen. Aldus zijn alleen het btw-nummer, het totaalbedrag en de prijslijst van de tendervereisten gekopieerd.