Tiekėjų valdymas

Įvadas

Pastatų ūkio vadovui sudarius pirkimo sutartį, dažnai belieka tikėtis, kad tiekėjas praktiškai laikysis sutartų sąlygų, nes iki iškylant problemai apie tai turima mažai informacijos.

Naudodami Dalux FM paslaugų sutartis, galite kiekvienam tiekėjui nustatyti reagavimo ir užbaigimo tikslus ir tiesiogiai stebėti veiklos rezultatus, užuot juos numanę.

Iššūkis

Didelio portfelio valdymas reiškia darbą su daugybe tiekėjų skirtinguose pastatuose, objektuose ir disciplinose. Užsakydami darbus iš vietinių tiekėjų dažnai neturite paprasto būdo patikrinti, ar tiekėjas, kaip buvo žadėta, užtikrino sutartą reagavimo arba užbaigimo laiką.

Neturint būdo to sekti, neatitikimai lieka nepastebėti, kol netampa pasikartojančia problema ar ginču. Jei su savo nuomininkais esate sudarę paslaugų lygio susitarimus (SLA), praleistas tiekėjo galutinis terminas taip pat gali tapti neįvykdytu įsipareigojimu nuomininkui.

Kaip „Dalux FM“ išsprendžia šią problemą

Naudodami „Dalux FM“ galite į paslaugų sutartį įtraukti pagrindinius veiklos rodiklius (KPI), pavyzdžiui, reagavimo ir užbaigimo laiką. Kiekvienas KPI turi savo SLA ribinę vertę ir priimtinumo rodiklį. KPI galite taikyti kiekvienam pagal sutartį registruotam darbo užsakymui arba konkretiems turtams, pastatams ar sklypams. Apžvalgoje rodoma, kaip tiekėjas pasiekia šias ribines vertes per jūsų pasirinktą laikotarpį. 

Rezultatas

Naudodami „Dalux FM“ gaunate:

• Aiškūs KPI: stebėkite reagavimo ir užbaigimo laiką pagal kiekvienam tiekėjui nustatytą ribinę vertę ir priimtinumo rodiklį
• Aiški laikotarpio apžvalga: matykite tiekėjo rezultatus bet kuriuo laikotarpiu ar pasirinktoje srityje, nebandydami visko sudėlioti rankiniu būdu
• Pradinis taškas deryboms: įtraukite tiekėjo rezultatus į sutarčių pratęsimo ar pakartotinių derybų pokalbius, remdamiesi duomenimis, o ne įspūdžiais

Nustatykite kiekvieno tiekėjo reagavimo ir užbaigimo tikslus

Galite į bet kurią paslaugų sutartį įtraukti KPI, kad stebėtumėte tiekėjo rezultatus, pavyzdžiui, reagavimo ir užbaigimo laiką.

Reagavimo laikas matuoja laiką nuo darbo užsakymo priskyrimo tiekėjui iki tol, kol tiekėjas priima užklausą.

Užbaigimo laikas matuoja laiką nuo priėmimo iki darbo užsakymo užbaigimo ir uždarymo.

Kiekvienam KPI nustatote SLA atitikties ribinę vertę (reikalaujamą veiklos tikslą), matavimo vienetą ir priimtinumo rodiklį, reikalingą sutarties reikalavimams įvykdyti.  

KPI galite taikyti visiems pagal sutartį vykdomiems darbo užsakymams arba susiaurinti jo taikymą konkretiems turtams, pastatams ar sklypams. Galite atskirai stebėti rezultatus visame portfelyje, pavyzdžiui, nustatyti griežtesnius reagavimo laiko reikalavimus svarbiai serverinės įrangai, o žemesnio prioriteto užduotims, tokioms kaip langų valymas, leisti ilgesnį reagavimo laiką. 

Nustačius paslaugų sutarčių KPI, bet kuriuo metu galite pasiekti jų apžvalgą ir matyti, kaip dirba tiekėjas, filtruodami pagal laikotarpį ir sritį, nekurpdami palyginimų rankiniu būdu skaičiuoklėse.

Apžvalga suteikia aiškų ir nuoseklų pagrindą tiekėjų peržiūroms bei sutarčių pratęsimo pokalbiams. Užuot pasikliovę atmintimi, išsibarsčiusiais el. laiškais ar rankiniu būdu atliekamais priminimais, gaunate vaizdinę rezultatų apžvalgą, įvertintą pagal jūsų nustatytas ribines vertes. 

Naudokite šias įžvalgas kaip atspirties tašką diskusijoms su tiekėjais, tobulinimo iniciatyvoms ir pokalbiams dėl sutarčių pratęsimo. Skaičiavimai skirti tam, kad rezultatų stebėjimas būtų lengvesnis, tačiau prieš naudojant juos kaip pagrindą galutiniams sprendimams visada reikėtų juos patikrinti ir aptarti su tiekėju.

Nuo numanomos atitikties iki tiekėjo apžvalgos

Naudojant „Dalux FM“, tiekėjo rezultatus tampa lengviau matuoti, suprasti ir aptarti.

• Aiškūs KPI: gaunate nuoseklią apžvalgą, kaip tiekėjai vykdo jūsų nustatytus SLA tikslus.
• Aiški laikotarpio apžvalga: gaunate rezultatų vaizdą visame portfelyje bet kuriuo laikotarpiu ar pasirinktoje srityje.
• Pradinis taškas deryboms: šios įžvalgos padeda rengti duomenimis pagrįstas diskusijas su tiekėjais ir priimti geresnius sprendimus peržiūrint paslaugas bei pratęsiant sutartis.