Konkurso vykdymo standartizavimas

Įvadas

Vykdant konkursą el. paštu dažnai atsiranda papildoma administracinė našta, pasiūlymai būna nevienodi ir nėra aiškaus įrašo, kad visi pretendentai dirbo remdamiesi ta pačia informacija. Būdami pirkimų vadovu, galite naudoti „Dalux“ konkursą konkurso reikalavimams, klausimams ir atsakymams bei galutiniams terminams valdyti vienoje dokumentuotoje platformoje, pakeisdami išsibarsčiusias el. laiškų grandines vienu struktūrizuotu procesu.

Iššūkis

Konkursai vis dar dažnai vykdomi el. paštu, todėl pirkimų vadovui tenka papildoma administracinė našta. Net kai konkurso ir teisiniai reikalavimai yra standartizuoti, el. paštas neužtikrina jų laikymosi. Kainos pasiūlymai grįžta nevienodi ir juos sunku palyginti.

Neturint bendros sistemos, klausimas gali likti neatsakytas arba būti pamirštas atsakymo dokumente, išsiųstame visiems pretendentams. Todėl pretendentai gali dirbti remdamiesi skirtinga informacija. Nesant kontrolės, neformalus galutinio termino pakeitimas gali pasiekti vienus pretendentus, bet ne kitus.

Neturint aiškių konkurso proceso dokumentų, tampa sunku įrodyti pretendentui ar pastato savininkui, kad visi pretendentai dirbo remdamiesi ta pačia informacija ir vienodomis sąlygomis.

Kaip „Dalux“ išsprendžia šią problemą konkurse

Naudodami „Dalux“ konkursą, galite vykdyti konkurso procesą vienoje platformoje, o ne el. paštu. Visi pretendentai dirba remdamiesi tuo pačiu struktūrizuotu reikalavimų ir dokumentų rinkiniu, kuris pasiekiamas vienoje vietoje.  Pretendentai mato tik savo kainos pasiūlymus ir komunikaciją.

Klausimai ir atsakymai pateikiami platformoje, o aktualiais klausimais galite pasidalyti su visais pretendentais. Galutiniai terminai ir reikalavimai lieka matomi kiekvienam pretendentui, o „Dalux“ praneša pretendentams kaskart, kai kas nors pasikeičia. „Dalux“ konkursas dokumentuoja procesą jam vykstant, todėl vėliau galite įrodyti, kad kiekvienas pretendentas dirbo remdamasis tuo pačiu pradiniu pagrindu.

Rezultatas

Naudodami „Dalux“ konkursą gaunate:

• Visi gauti kainos pasiūlymai atitinka jūsų konkurso reikalavimus ir pateikiami tokiu pačiu formatu
• Visi pretendentai gauna tą pačią atnaujintą informaciją ir galutinius terminus
• „Dalux“ konkurso registre dokumentuojamas visas procesas nuo pradžios iki pabaigos

Pasinaudokite skaitmeniniais konkursais

Būdami už konkursą atsakingu asmeniu, kasdien valdydami procesą nustatote reikalavimus, atsakote į pretendentų klausimus ir tvarkote kainos pasiūlymus „Dalux“ konkurse, užuot visa tai valdę el. laiškų grandinėse ir išsibarsčiusiuose dokumentuose.

Konkurso reikalavimus galite nustatyti kaip privalomus laukus, todėl pretendentas negali pateikti kainos pasiūlymo jų neįvykdęs. Savo reikalavimams apimti naudokite teksto, sąrašo, skaičiaus ir dokumento laukų derinį. Pavyzdžiui, viešajam Europos konkursui galite pridėti Europos bendrąjį viešųjų pirkimų dokumentą (ESPD).

Pateikdamas kainos pasiūlymą, kiekvienas pretendentas dirba pagal tuos pačius reikalavimus, parinktis ir apribojimus. Tai padeda pretendentams pateikti viską, ko reikalaujama, o vėliau jums įvertinti kainos pasiūlymus, nes kiekvienas pateikimas atitinka tą pačią struktūrą.

Konkurso failai gali būti sinchronizuojami iš konkursų grupės tiesiogiai į jūsų konkursą, įskaitant naujas failų versijas, todėl pretendentai visada dirba su aktualia dokumentacija. Jums nereikia siųsti atnaujintų failų ar sekti, kas gavo kurią versiją. Pretendentai gali kasdien automatiškai gauti suvestinę, kurioje pateikiamas visų failų pakeitimų sąrašas.

Pretendentų klausimai ir jūsų atsakymai lieka toje pačioje platformoje, o ne išsibarstę el. laiškuose. Visiems pretendentams aktualius klausimus galite skelbti anonimiškai, taip paslėpdami pretendento tapatybę. Jei keli pretendentai klausia to paties, galite paskelbti vieną bendrą atsakymą, užuot atsakę kiekvienam atskirai.

„Dalux“ konkursas automatiškai praneša pretendentams, jei pakeičiate konkurso galutinį terminą. Jums nereikia siųsti papildomo el. laiško, kad patvirtintumėte, jog visi gavo atnaujinimą. Visi pretendentai taip pat gauna automatinį el. laišką likus 24 valandoms iki galutinio termino.

„Dalux“ konkurse yra integruota pranešimų sistema, todėl galite siųsti vienkrypčius pranešimus vienam, keliems arba visiems pretendentams. Kiekvienas pranešimas registruojamas „Dalux“ konkurse. Tai galite naudoti formaliai informuodami visus pretendentus apie konkurso pakeitimą.

Pasibaigus konkurso galutiniam terminui, „Dalux“ konkursas užrakina pateiktus kainos pasiūlymus. Tuomet galite peržiūrėti kiekvieną kainos pasiūlymą ir atsisiųsti visus pretendentų pridėtus dokumentus. Vėliau peržiūrite tikslų dokumentų rinkinį, kurį pateikė kiekvienas pretendentas, suskirstytą pagal jūsų nustatytus reikalavimus, o ne skirtingose el. laiškų grandinėse esančių priedų rinkinį.

Nuo išsibarsčiusių el. laiškų iki struktūrizuotų procesų

„Dalux“ konkursas el. paštu vykdomą konkurso procesą paverčia viena struktūrizuota platforma, kurioje nuo pradžios iki pabaigos dokumentuojami reikalavimai, klausimai ir kainos pasiūlymai.

Naudodami „Dalux“ konkursą gaunate:

• Reikalavimus atitinkantys kainos pasiūlymai: prieš pateikiant kainos pasiūlymą, privalomi laukai, įskaitant ESPD, kai to reikalaujama pagal įstatymus, turi būti visiškai užpildyti
• Vienoda informacija ir galutiniai terminai: kiekvienas pretendentas dirba su tais pačiais failais ir reikalavimais, o „Dalux“ konkursas automatiškai praneša kiekvienam pretendentui, jei pasikeičia galutinis terminas
• Dokumentuotas procesas: „Dalux“ konkursas registruoja kiekvieną reikalavimą, klausimą ir galutinį terminą, suteikdamas jums vieną įrašą, į kurį galite nurodyti, jei pretendentas ar pastato savininkas klausia, kaip buvo priimtas sprendimas