Kaip peržiūrėti failus pateiktuose dokumentuose

Šiame straipsnyje bus paaiškintos pateikiamų dokumentų peržiūros funkcijos. Visi peržiūrėtojai gali peržiūrėti kartu ir sukurti žymėjimus bei pastabas pateiktuose failuose. Peržiūros pridėjimas prie pateikiamų dokumentų srauto yra pasirinktinis.

Kaip pridėti komentarus ir pastabas

Peržiūrų vadovai ir patvirtintojai turi galimybę pridėti komentarus veiksmuose 'Siųsti į peržiūrą' ir 'Patvirtinti'.

Komentarai veikia taip pat kaip ir bet kurioje kitoje Box funkcijoje ir gali būti naudojami komunikacijai per pateikimo procesą.

Tam spustelėkite

BoxPateikimaiPasirinkite savo PateikimąAtidarykite failąNaujas komentaras

Aktyvios peržiūros yra Box Peržiūros Mano peržiūros.

Atidarykite peržiūrą dukart spustelėdami ją arba pasirinkite iš sąrašo ir spustelėkite Rodyti.

Jei vartotojas priklauso kelioms vartotojų grupėms, pridėtoms prie peržiūros žingsnio, jo bus paprašyta pasirinkti, kurią peržiūros rolę jis turi.

Peržiūra organizuojama taip:

1. Būsenos keitimo mygtukas yra ekrano viršuje. Spustelėjus Baigti peržiūrą baigs peržiūrą visai peržiūrėjimo grupei.
2. Pateikiamo dokumento būseną galite matyti čia.
3. Srautas gali būti matomas pateikiamo dokumento viršuje. Išryškintas langelis, šiuo atveju 'Peržiūra' rodo dabartinį pateikiamo dokumento etapą.
4. Čia galite matyti failus, kurie yra peržiūrimi. Spustelėkite failą, kad jį atidarytumėte ir gautumėte prieigą prie pastabų ir žymėjimo funkcijų.
5. Bendra informacija apie pateikiamą dokumentą gali būti matoma čia.
6. Pridėti prie pateikiamo dokumento priedai gali būti randami čia.
7. Visa pateikiamo dokumento istorija rodoma čia ir automatiškai atnaujinama.

Paspaudus ant failo jis bus atidarytas ir iš čia galima pridėti ir matyti pastabas ir komentarus failui.

Pateikimų pastabos neturi šablono, kurį būtų galima pritaikyti ir nėra priskirtos niekam.

Jie skirti būti paprastais žymėjimais, kur peržiūrėtojai gali palikti savo nuomonę apie failus. Peržiūrėtojai gali ištrinti savo pastabas (prieš užbaigdami peržiūrą), tačiau negali ištrinti kitų peržiūrėtojų pastabų.

Naujas pastabas galima pridėti paspaudus Nauja pastaba.

Turite sukurti bent vieną žymėjimą naudodami įrankius iš žemiau esančio įrankių juostos.

Kai buvo pridėtas ženklinimas, galima įrašyti pastabos pavadinimą ir aprašymą.

Visos pastabos gali būti matomos kaip ženklinimai faile arba kaip sąrašas šoninėje panelėje.

Tai galima įjungti ir išjungti paspaudus Rodyti pastabas ir pasirinkus parinktį.

Taip pat galite pasirinkti matyti tik savo grupės pastabas įjungus 'Rodyti tik grupės pastabas' šoninėje panelėje.

Galite atidaryti pastabą paspaudę ant ženklinimo arba iš sąrašo šoninėje panelėje. Tada galima parašyti pranešimą pastaboje. Kiekviena peržiūros grupė gali pridėti pranešimus prie kitų pastabų.

Visi susirašinėjimai yra išsaugomi pateikiamame dokumente, kai peržiūra yra baigta.

Kaip baigti peržiūrą

Kai peržiūros grupė baigia pridėti pastabas prie pateikiamų dokumentų, jie gali pažymėti peržiūrą kaip 'Baigta', paspaudę Užbaigti peržiūrą. Jei buvo nustatyti peržiūros atsakymai, jie gali būti pasirenkami iš iššokančio lango, ir bus galima pridėti žinutę.

Kaip ištrinti arba redaguoti pastabas

Galima redaguoti arba ištrinti pastabą peržiūros metu savo esamoje peržiūros grupėje. Atminkite, kad negalite redaguoti pastabų ženklinimų, tik pavadinimą ir pranešimą.

Pastabą galima redaguoti atidarius ją ir spustelėjus -ikoną šalia pavadinimo ar aprašymo.

Norėdami ištrinti pastabą, užveskite pelės kursorių virš jos sąrašo vaizdu ir paspauskite . Jums bus parodyta užklausa, ar norite ištrinti pastabą.

Kaip patvirtinti arba atmesti pateikiamą dokumentą

Kai visos peržiūros pažymėtos kaip baigtos arba pasibaigė terminas, vartotojai su patvirtintojo role gali įvertinti pateikiamą dokumentą ir arba patvirtinti, arba atmesti.

Patvirtintojas pamatys veiklų apžvalgą iš peržiūros. Tie gali greitai pereiti prie pastabų iš kiekvienos peržiūros grupės ir pamatyti panaudotas peržiūros ataskaitas.

Kiekvienos grupės peržiūra yra rodomas ir pastabas galima atidaryti paspaudus -ikoną.

Peržiūrint peržiūros metu pateiktas pastabas, jas galima priskirti tiesiai pateikėjui.
Taip pat galima priskirti jas rankiniu būdu, jei atsakingas turėtų būti kas nors kitas, nei pateikėjas.

Galite patvirtinti/autorizuoti atskirus failus, bet atmesti visą pateikimą. Tam peržiūros sraute turi būti sukurta patvirtintų failų Distribucija (Kaip nustatyti Pateikiami dokumentai).

Atidarykite failą savo Pateikime ir spustelėkite Patvirtinti bendrindami arba Patvirtinti į skelbtus failus, atitinkamai. Atskiri failai, kuriuos patvirtinsite šiuo būdu, seks numatytą pateikimo seką, net jei atmesite visą pateikimą.

Kai pateikiamas dokumentas yra įvertintas, jis gali būti patvirtintas arba atmestas su Patvirtinti arba Atmesti pateikimą.

Užbaigti ir patvirtinti pateikimi dokumentai bus pažymėti 'Baigta' statusu ir gali būti rūšiuojami bei filtruojami aplankuose Visi pateikimai arba Visos peržiūros.

Jie taip pat bus perkelti į Peržiūros Archyvuota aplanką.

Jei pateikiamas dokumentas atmestas, turi būti nustatytas naujas terminas ir galima parašyti žinutę. Pateikiamas dokumentas grįš į 'Laukiama' būseną, ir nauji failai gali būti pridėti prie pateikiamo dokumento. Atmetimas bus užfiksuotas pateikiamų dokumentų istorijoje.