Kaip sukurti naujus pateikiamus dokumentus

Šiame straipsnyje paaiškinsime, kaip sukurti naują pateikiamą dokumentą.

Pateikiamas dokumentas susideda iš įvairių metaduomenų, kurie padeda pasiekti sekamus pristatymus, tokius kaip:

• Pateikimo galutinis terminas
• Pateikėjas (Vartotojų grupė, kuri privalo pateikti failus)
• Aprašymas
• Paskirties aplankas (kur bus įkelti failai Dalux Box)
• Vietos žymeklis (vietos žymeklių failų sąrašas, kurie turi būti pateikti prieš galint pateikti)

Pateikiami dokumentai tvarko ir stebi suplanuotus failų pristatymus/pateikiamus dokumentus projektuose. Pateikiamo dokumento funkcija leidžia jums pritaikyti peržiūros srautą ir dokumentuoti peržiūros procesą Dalux.

Suprasti pateikiamų dokumentų procesą

Rolės pateikiamuose dokumentuose

Pateikiamų dokumentų procese yra šios rolės:

• Pateikiamo dokumento vadybininkas
• Pateikėjas
• Peržiūros vadovas (pasirinktinai)
• Peržiūrėtojas (pasirinktinai)
• Patvirtintojas

Pateikiamų dokumentų vadybininkai

Pateikiamų dokumentų vadybininkai atsakingi už naujų pateikiamų dokumentų kūrimą. Taip pat galima leisti kurti naujus pateikiamus dokumentus skirtinguose paketuose, vartotojų grupių lygiu. Pateikiami dokumentai visada kuriami kaip juodraščiai, ir pateikiamo dokumento vadybininkų atsakomybė yra pradėti pateikiamo dokumento procesą su 'Siųsti kitam pateikėjui' veiksmo atlikimu.

Pateikėjas

Pateikėjai nustatomi kiekvienam pateikiamam dokumentui ir yra specifinės vartotojų grupės, kurios gali pateikti failus. Kai pateikėjas įkelia savo failus, jis atsakingas už failų pažymėjimą kaip pateiktų, kad pradėtų kitą proceso etapą.

Peržiūros vadybininkai

Galima nustatyti peržiūros vadybininko rolę, kaip pasirinktinį žingsnį prieš peržiūros procesą. Peržiūros vadybininkas atsakingas už pateiktų failų tikrinimą, prieš siunčiant pateikiamą dokumentą į 'Peržiūrėti'. Jei reikia, peržiūros vadovas turi galimybę pridėti papildomas grupes prie peržiūros proceso prieš siunčiant failus peržiūrai.. Peržiūros vadybininkai taip pat gali grąžinti pateikiamą dokumentą į ankstesnį žingsnį.

Peržiūrėtojas

Skirtingos grupės gali būti nustatomos kaip peržiūrėtojai ir yra atsakingos už pateiktų failų peržiūrą ir komentarų pateikimą iki nustatyto galiojimo termino. Kai grupė baigia peržiūrą, ji gali nustatyti būseną kaip 'Baigta'. Jei galutinis terminas yra privalomas ir jis pasibaigia, peržiūros statusas automatiškai pakeičiamas į 'Baigta'.

Patvirtintojas

Patvirtintojas yra paskutinis žingsnis pateikiamų dokumentų procese ir atsakingas už pateikiamo dokumento patvirtinimą arba atmetimą kaip visumos.

Pateikiamo dokumento būsena

Pateikiamo dokumento procesas gali turėti šiuos etapus:

• Juodraštis
• Laukiama
• Pateikta
• Vyksta peržiūra (jei peržiūros etapas buvo pridėtas prie peržiūros srauto)
• Laukiama patvirtinimo
• Baigta

Juodraštis

Nauji pateikiami dokumentai kuriami juodraščio būsenoje. Visi metaduomenys apie pateikiamus dokumentus gali būti keičiami ir pateikiamas dokumentas dar nebus matomas pateikėjams, peržiūros vadybininkams ar patvirtintojams. Pranešimai nesiunčiami. Failai negali būti įkelti į pateikiamus dokumentus juodraščio būsenoje.

Laukiama

Kai pateikiamų dokumentų procesas pradedamas, būsena pakeičiama į laukiama. Dabar pateikiamas dokumentas laukia pateikėjo, kad jis įkeltų failus. El. pašto pranešimas bus išsiųstas ir pateikiamas dokumentas matomas pateikėjui 'Mano pateikiami dokumentai' aplanke. Pateikiamas dokumentas dar nėra matomas peržiūros vadybininkui ar peržiūrėtojams. Failai gali būti įkelti į pateikiamą dokumentą.

Pateikta

Įkėlus failus, pateikėjas gali pateikti failus ir būsena pasikeis. Jei peržiūros vadybininkas buvo pridėtas prie srauto, jis gaus pranešimą.

Vyksta peržiūra

Pateikti failai pateks į peržiūros būseną, jei pateikiamų dokumentų sraute yra peržiūros etapas. Jei taip pat naudojamas peržiūros vadybininkas, jis turės išsiųsti failus peržiūrai. Peržiūros grupėje (-ėse) esantys vartotojai gauna žinutę.

Kai pateikimas yra peržiūros statusas, jis bus perkeltas į Peržiūros aplankalusose Box.

Baigta

Kai pateikiamas dokumentas yra patvirtintas, jis bus pažymėtas kaip baigtas ir archyvuotas Dalux.

Kaip sukurti naują pateikimą

Norint pradėti pateikiamų dokumentų srautą, turi būti sukurtas naujas pateikiamas dokumentas. Tam eikite į
Box  Pateikiami dokumentai Visi pateikiami dokumentai  Naujas.

Atkreipkite dėmesį, kad taip pat galite kurti naujus pateikiamus dokumentus iš skirtingų Paketų. Šis metodas automatiškai nustato paketą naujam pateikiamam dokumentui.

Kuriant naują pateikiamą dokumentą, atsiras naujas langas, kuriame bus galima konfigūruoti pateikiamą dokumentą.

• Vardas - Pateikiamo dokumento pavadinimas rodomas sąrašuose
• Paketas - Su kuriuo pateikiamų dokumentų paketu susijęs šis pateikimas
• Srautas - Kuris peržiūros srautas turėtų būti naudojamas pateikiamam dokumentui
• Pateikėjas - Kuri vartotojų grupė pateikia failus
• Spec. skirsnis - Būdas kategorijai nustatyti pateikiamam dokumentui
• Spec. poskirsnis - Jei reikia, galima toliau kategorizuoti pateikiamą dokumentą
• Terminas - Pateikiamo failo galutinė data
• Tiksliniai aplankai - Į kuriuos aplankus pateikti failai gali būti įkelti
• Aprašymas - Pagalbinis tekstas pateikiamam dokumentui kontekstui pridėti

Baigus, paspauskite 'Išsaugoti'. Jei kuriate keletą pateikiamų dokumentų, galite pažymėti 'Kurti kitą' ir naujas langas pasirodys po to, kai paspausite 'Išsaugoti'. Nauji pateikiami dokumentai visada kuriami kaip juodraštis.

Pateikiamas dokumentas padalintas į kelias sritis. Kaip juodraštis, galima keisti visus pateikiamo dokumento metaduomenis.

1. Būsenos keitimo mygtukas yra ekrano viršuje. Pastaba: Kadangi pateikiamas dokumentas yra juodraščio būsenoje ir viską galima keisti, taip pat galima Siųsti kitam pateikėjui be vietaženklio kūrimo, nors tai buvo nustatyta kaip reikalavimas kuriant naują pateikiamą dokumentą. Įsitikinkite, kad pateikiamas dokumentas yra paruoštas prieš siunčiant jį pateikėjui.
2. Pateikiamo dokumento būseną galite matyti čia.
3. Srautą galite matyti pateikiamo dokumento viršuje. Juodraštyje ir laukimo būsenoje galima keisti kiekvieno žingsnio su jais susijusias grupes, paspaudus juos ir pasirinkus kitą vartotojų grupę.
4. Failų vietaženkliai yra kuriami ir rodomi čia - žiūrėkite žemiau, kaip kuriami failų vietaženkliai.
5. Bendra informacija apie pateikiamą dokumentą gali būti matoma čia. Šias vertes galima redaguoti juodraštyje arba laukimo būsenoje, paspaudus -ikoną.
6. Pridėjimai gali būti pridėti prie pateikiamo dokumento. Pridėti gali būti tik failai iš Dalux Box.
7. Pilna pateikiamo dokumento istorija rodoma čia ir automatiškai atnaujinama.

Kaip nustatyti failų vietaženkliai

Jei reikia, galite nurodyti, kurie failai turi būti įkelti į pateikiamą dokumentą. Šis žingsnis yra neprivalomas.

Vietaženkliai gali būti pridėti rankiniu būdu arba nukopijuoti ir įklijuoti iš 2 stulpelių skaičiuoklės.

Norint pridėti failo vietaženklį, spauskite Pridėti.

Įkeliamas failas gali turėti bet kokį pavadinimą, bet jis turi atitikti vietaženklio failo pavadinimą, kad užpildytų vietaženklį ir pateiktų failus.

Pateikėjas turi galimybę įkelti failus su skirtingais failų pavadinimais tiesiai į vietaženklį, bet Dalux pervadins failą, kad atitiktų vietaženklį.

Bet kurie failai, įkelti ne per vietaženklį, bus pridėti kaip 'Papildomi failai' prie pateikiamo dokumento.

Kai pateikiami dokumentai buvo sukonfigūruoti kaip norima, procesą galima pradėti, paspaudus Siųsti kitam pateikėjui. Tai keičia būseną į 'Laukiama' ir praneša vartotojams, turintiems pateikėjo rolę.