Kaip naudoti Failų eigos

Šiame straipsnyje aptarsime, kodėl turėtumėte naudoti funkciją 'Failų srautai' ir kaip ją naudoti.

Sritys failams yra pagrindinė failų srautų funkcija, nes srautai naudojami tam, kad patvirtinti ir autorizuoti failus tarp 3 failų sričių:

Failai

Bendrieji failai

Paskelbti failai

Failai gali būti laikomi vieta failams, kurie yra ruošiami, o bendrinami failai - vieta failams, kurie yra paruošti peržiūrai. Paskelbta failų sritis yra failams, kurie yra paruošti paskelbti projekto dalyviams.

Failų srautai yra procesai ir darbo eiga, nustatantys, kaip failai juda tarp įvairių failų bendrinimo etapų ir taip pat kaip jie juda tarp šių 3 skirtingų failų sričių.

Patvirtinti failus

Failui būti patvirtintam yra dvi galimybės: tiesioginis patvirtinimas arba per failų eigą. Šiame straipsnyje apžvelgsime failų eigos naudojimą. Jei norite sužinoti, kaip tiesiogiai patvirtinti failus naudojant tik failų sritis, perskaitykite mūsų straipsnį apie Failų sritys.

Kaip pradėti failų eigas

Kai failų eiga pradedama, ji yra perkelta į pirmą etapą, kuriame ją reikia patvirtinti. Failas atsiras to vartotojo, kuris nurodytas patvirtinti žingsnį failų eigoje, skyriuje Laukia mano autorizavimo:

Failas bus patvirtintas/tvarkytas tik tada, jei jis sėkmingai įveiks visus etapus. Jei pirmame etape vartotojas failą patvirtina, bet kitame etape vartotojas to nepadarė, failas neįveiks failo eigos.

Pradėti failo eigą

Kai srautas yra aktyvuotas, srauto iniciatorius (mūsų pavyzdyje, architektas) gali pateikti failą, kuris turi būti patvirtintas/autorizuotas pagal

Box Failai Pasirinkite failą(-us) Daugiau Pradėti srautą patvirtinimo Pasirinkite patvirtinimo srautą.

Naujame lange pamatysite apžvalgą, kas nutiks kiekvienam failui. Norėdami pradėti srautą, spustelėkite 'Pradėti srautą'.

Failas tada bus perkeliamas į skiltį Paskelbtų failų autorizavimai Laukiama kitų autorizavimo. Asmeniui, kuris turi patvirtinti failus, jie bus pateikti po Laukiama mano patvirtinimo:

Kaip patvirtinti/autorizuoti failus failų eigoje

Vartotojas, kuriam reikia patvirtinti/tvirtinti failą, bus informuotas el. paštu.

Jie taip pat gali matyti, kai failams reikia patvirtinimo/tvirtinimo, matydami skaitiklį šoniniame įskiepyje Box modulyje ir skaitiklius šoniniame meniu

• Bendrintų failų patvirtinimai
• Laukiama mano patvirtinimo
• Publikuotiems failams skirti patvirtinimai

Tada jie gali pasirinkti patvirtinti/autorizuoti ar atmesti failą. Tam spustelėkite

Patvirtinti:

Bendrintų failų patvirtinimai Laukiama mano patvirtinimo pasirinkti dokumentą Patvirtinti ar Atmesti:

Autorizuoti:

Leidimai publikuotiems failams Laukiama mano patvirtinimo Pasirinkite dokumentą Patvirtinti arba Atmesti:

Sukurti komentarus failų eigoje

Kai failas yra failų sraute, esamas naudotojas (kuris yra patvirtintojas) gali turėti galimybę daryti komentarus. Šie komentarai gali būti sukurti patvirtinant arba atmetant failą. Pavyzdžiui, komentarą gali palikti asmuo, atsakingas už atmestų failų tvarkymą. Komentarą kuriant vartotojas gali pasirinkti iš turimų bendravimo kanalų ir komentarų tipų.

Norėdami sukurti komentarą, eikite į:

Laukia mano patvirtinimo Pasirinkite failą Rodyti Nauja pastaba.

Tada sukurkite pažymėjimą, užpildykite komentaro formą dešinėje ir spustelėkite 'Sukurti':

Gauti apžvalgą failų būsenoje eigoje

Projekto administratoriai ir projekto planavimo vadovai pagrindiniame „Dalux Box“ ekrane gali rasti failų eigos apžvalgą.

Apžvalga gali suteikti jums projekto failų eigų pažangą ir padėti nustatyti galimus kliuvinius. Apžvalgoje rodomi vėluojantys ir artėjantys failų eigų terminai, taip pat kaip jie paskirstyti tarp vartotojų grupių.

Kai failų srautai bus nustatyti, galėsite gauti failų būsenos srautuose apžvalgą naudodamiesi sąrašo peržiūra. Tai atliekama naudojant sąrašo peržiūros stulpelius, kurie gali jums parodyti:

• 'Paskutinės versijos tvirtinimo/leidimo sraute' stulpelis;
  • Jei paskutinė failo versija yra failų sraute:

• 'Paskutinės versijos Bendriname/išplatintame' stulpelis
  • Jei paskutinė failo versija yra Bendrinamuose/Publikuotuose failų plotuose:

• 'Pradėta' (Data) stulpelis ir 'Pradėjo' (Vartotojas) stulpelis
  • Kai procesas buvo pradėtas ir kas jį pradėjo

Failų eigos ataskaitos

Galite spausdinti arba eksportuoti PDF failų eigos ataskaitą patvirtintiems arba autorizuotiems failams. PDF ataskaitoje yra failo miniatiūra, jo versija, Box aplankas, kuriame jis yra, ir jo failų eigos istorija. Galite matyti, kas ar kas inicijavo srautą ir kas užbaigė kiekvieną žingsnį, taip pat kada kiekvienas žingsnis buvo užbaigtas.

Failų eigos ataskaitą galite spausdinti iš sąrašo rodinio arba tiesiogiai iš failo.