In questo articolo, tratteremo come configurare la funzionalità 'Flussi di file' nel tuo progetto Dalux. I flussi di file sono strettamente collegati alla funzionalità aree dei file, che deve essere Attivata nel progetto prima che i flussi di file possano essere configurati.
Le aree dei file si basano sulla norma ISO 19650 e sono utilizzate per la gestione dell'Accesso ai file, che potrebbero non essere ancora pronti per tutti i partecipanti al progetto.
Ci sono 3 aree dei file:
File
File condivisi
File pubblicati
I file possono essere visti come un luogo per i file che sono in lavorazione, mentre i file condivisi possono essere visti come un luogo per i file che sono pronti per la revisione. L'area dei file pubblicati è per i file pronti per essere pubblicati ai partecipanti al progetto.
I flussi di file sono processi e workflow che determinano come i file si muovono tra le diverse fasi della condivisione dei file e quindi come si spostano tra queste 3 diverse aree di file. Il processo di flusso dei file include la definizione dei trigger di flusso (quale cartella viene gestita dal flusso), le persone responsabili e il flusso di lavoro dei file. Utilizzando i flussi di file, definisci come i file vengono Approvati e pubblicati nelle rispettive cartelle manualmente e automaticamente.
Diritti utente
Devi essere un amministratore del progetto o un responsabile della pianificazione del progetto per eseguire questa azione.
Attiva aree dei file e flussi di file
Prima di tutto, devi attivare la funzionalità 'aree file'. Per farlo vai a Impostazioni
Box
'Area del file':
In secondo luogo, devi attivare la funzionalità del flusso di file. Per farlo, rimani in Impostazioni e fai clic su 'Flusso di file' e poi 'Attiva':
Configura i flussi di file
Per configurare un flusso di file, vai a Impostazioni
Box
'Flussi di file':
Questo aprirà una nuova finestra dove potrai creare e modificare i tuoi flussi di file.
Da questa nuova finestra, clicca Aggiungi per creare un flusso. Qui, puoi scegliere di creare un flusso sia per:
- Approvazione per file condivisi o per
- Autorizzazione per file pubblicati:
Questo aprirà una nuova finestra dove impostare il flusso. Da qui crei il flusso di file creando un flusso di lavoro, decidendo come il flusso dovrebbe essere attivato, chi dovrebbe iniziarlo e chi è responsabile per il rifiuto dei file:
-
Condizione di attivazione flusso: quale è il trigger per iniziare il flusso di file
- Puoi selezionare tra una cartella, uno stato, o entrambi, dove un file deve essere situato nella cartella scelta e/o avere lo stato scelto per poter entrare nel flusso di file
- Iniziatori flusso: utenti che possono presentare file per l'approvazione/autorizzazione, avviando così il flusso
- Responsabile per i file rifiutati: utenti che gestiscono i file che sono stati rifiutati
- Aggiungi utente(i) per approvare file condivisi: Queste saranno le persone che possono approvare il file
Inizio del flusso
Un flusso di file può essere avviato in due modi. O può essere avviato dall'utente impostato come Iniziatore flusso oppure può essere avviato dai Trigger flusso impostati nel flusso.
- Iniziatore flusso: Il file entrerà in un flusso di file quando l'iniziatore flusso sottopone manualmente un file per approvazione/autorizzazione. L'avviatore del flusso può inviare un file da qualsiasi cartella a cui ha accesso, ma può inviarlo solo nei flussi di file definiti.
- Innesco del flusso: Il file entrerà in un flusso di file se il file viene caricato nella cartella scelta e/o gli viene assegnato lo stato scelto. Se solo una cartella è selezionata, qualsiasi nuovo file nella cartella è inviato per approvazione/autorizzazione. Se solo uno stato è selezionato, tutti i file con lo stato in tutte le cartelle sono inviati nel flusso di file. Se entrambi sono selezionati, un file deve soddisfare tutti i criteri per essere inviato nel flusso di file.
Esempio
In questo esempio, il flusso di file inizierà quando un file viene caricato nelle cartelle dei disegni e dei modelli e gli viene assegnato lo stato 'Adatto alla pubblicazione':
Flusso di lavoro
Creare un flusso di lavoro comporta stabilire i Passaggi di approvazione per il flusso di file.
Affinché un file venga approvato, deve passare attraverso tutti i passaggi del flusso. Il passaggio finale, chiamato 'Pubblica', è impostato per impostazione predefinita su approvazione manuale, ma se necessario puoi మార్చarlo in approvazione automatica.
Un passaggio manuale richiede che venga aggiunto almeno un gruppo di utenti prima che il flusso di file possa essere attivato.
Per aggiungere passaggi al flusso, clicca Aggiungi passaggio:
Quando aggiungi un passaggio puoi scegliere tra 3 tipi:
- Passaggio di approvazione per un singolo ruolo: Una singola persona (ruolo/utente) deve approvare il file.
- Passaggio di approvazione per ruoli multipli: Più persone (ruoli/utenti) devono approvare il file
- Passaggio ramificato: Si divide in due percorsi dove l'utente decide quale percorso il file deve seguire, ad esempio chi deve approvare il file.
Puoi aggiungere tanti passaggi e utenti quanti desideri al flusso di lavoro.
Scadenze
Puoi impostare un numero di giorni lavorativi per ogni passaggio in un flusso di lavoro di approvazione o autorizzazione.
Nota
Il numero di giorni specificato sono giorni lavorativi. Solo da lunedì a venerdì sono considerati giorni lavorativi in Dalux. Il giorno in cui inizia il flusso non conta ai fini della scadenza.
Ad esempio, se un flusso di file viene attivato di giovedì con una scadenza di 3 giorni, la scadenza sarà martedì, non sabato.
La scadenza verrà impostata automaticamente alle 23:59 ora locale per il progetto e terrà anche in considerazione i giorni non lavorativi, se questa funzione viene utilizzata nel progetto.
Quando viene stabilita una scadenza, l'approvatore/autorizzatore vedrà questa scadenza nel processo di approvazione/autorizzazione.
Informazioni tecniche
Se viene aggiunto un partecipante all'ultimo passaggio del flusso di lavoro, puoi anche stabilire una scadenza per questo.
Ciò è mostrato nella notifica via email, nel cruscotto e anche nella vista elenco per approvazioni/autorizzazioni:
Un giorno prima della scadenza, l'utente o gli utenti responsabili del passaggio di approvazione / autorizzazione vengono notificati. Il creatore di un'approvazione / autorizzazione riceverà anche una notifica quando la scadenza è superata.
Informazioni tecniche
Un flusso di file non approverà automaticamente un file se la scadenza è stata superata.
Stato
Per utilizzare gli stati nei flussi di file, prima devono essere impostati. Per sapere come farlo, puoi leggere il nostro articolo su come configurarli: Metadati di stato per i file.
Se la funzione stato è stata impostata nel progetto, devi impostare un output dello stato per il flusso di file.
Quando uno o più stati sono stati creati, puoi utilizzarli nei tuoi flussi di file. Possono essere utilizzati come trigger dei flussi, come descritto sopra, e lo stato può anche essere modificato come risultato di un flusso di file.
Per cambiare lo stato di un file durante un flusso di file, disattiva semplicemente il flusso per poterlo modificare e imposta lo 'Stato nei file condivisi quando approvati/Stato nei file pubblicati quando autorizzati' al tuo stato desiderato:
Quando un file è Approvato utilizzando il flusso di file, lo stato cambierà automaticamente come parte del processo.
Attiva il flusso di file
Quando hai finito di personalizzare il flusso di file, devi attivare il flusso di file per utilizzarlo nel progetto, fai questo cliccando su 'Attiva' nell'angolo in alto a destra della finestra dell'editor di flusso di file:
Duplica i template dei flussi di file
Puoi duplicare i template dei flussi di file. Quando stai creando un flusso di file che è quasi identico a uno già esistente, questa funzione ti farà risparmiare molti clic.
Il template di flusso di file duplicato copierà tutte le impostazioni dal flusso di file esistente ma sarà di default disattivato. Per duplicare un flusso di file, vai su:
Impostazioni
Box
'Flussi di file'
Seleziona il modello di flusso di file da duplicare
Duplica:
Scopri come usare i flussi di file
Per scoprire come gli utenti approvano i file utilizzando i flussi di file, leggi questo articolo: Come utilizzare i flussi di file.
Imposta canali di comunicazione per commenti
Quando un file è in un flusso di file, l'utente corrente (che è il responsabile dell’approvazione) può avere la possibilità di fare commenti. Questi commenti possono essere creati durante l'approvazione o il rifiuto di un file. Ad esempio, è possibile lasciare un commento per la persona responsabile della gestione dei file rifiutati. Quando si crea un commento, l'utente può selezionare dai canali di comunicazione disponibili e dai tipi di commento.
Il caso di utilizzo più comune è creare un canale di comunicazione tra il responsabile dell'avvio del flusso o dei file respinti e gli utenti nei passaggi di approvazione. In questo modo gli utenti, che fanno parte di un passaggio, possono creare commenti che spiegano il motivo del rifiuto.
Per saperne di più su commenti, canali di comunicazione e su come impostarli, leggi questo articolo: Come impostare i commenti.