Gestione dei fornitori

Introduzione

In qualità di facility manager, aggiudicare un contratto di appalto spesso significa sperare che un fornitore rispetti concretamente i termini concordati, con scarsa visibilità fino a quando un problema non viene in superficie.

Puoi utilizzare gli accordi di servizio di Dalux FM per definire gli obiettivi di risposta e completamento per ciascun fornitore e verificarne direttamente le prestazioni, anziché presumere che siano conformi.

La sfida

Gestire un portafoglio di grandi dimensioni significa collaborare con molti fornitori in edifici, siti e discipline diversi. Quando ordini lavori a fornitori locali, spesso non hai modo di verificare facilmente se il fornitore ha rispettato i tempi di risposta o di completamento concordati, come promesso.

Senza un modo per monitorarlo, le deviazioni passano inosservate finché non diventano un problema ricorrente o una controversia. Se hai accordi sul livello di servizio (SLA) con i tuoi inquilini, una scadenza mancata dal fornitore può facilmente trasformarsi in un impegno mancato nei confronti dell'inquilino.

Come Dalux FM risolve il problema

Con Dalux FM puoi aggiungere KPI (indicatori chiave di prestazione) a un accordo di servizio, come il tempo di risposta e il tempo per essere pronti. Ogni KPI ha la propria soglia SLA e il proprio tasso di accettazione. Puoi definire un KPI per ogni ordine di lavoro previsto dall'accordo oppure applicarlo ad asset, edifici o lotti specifici. Una dashboard mostra quindi le prestazioni del fornitore rispetto a tali soglie, per qualsiasi intervallo di tempo tu scelga. 

Il risultato

Con Dalux FM ottieni:

• KPI chiari: Monitora il tempo di risposta e il tempo per essere pronti rispetto a una soglia e a un tasso di accettazione impostati per ciascun fornitore
• Una panoramica chiara dell'intervallo di tempo: Visualizza le prestazioni del fornitore per qualsiasi intervallo di tempo o ambito, senza dover ricomporre manualmente i dati
• Un punto di partenza per la negoziazione: Porta le prestazioni del fornitore nelle conversazioni per il rinnovo o la rinegoziazione, supportate dai dati anziché dalle impressioni

Imposta obiettivi di risposta e di completamento per ogni fornitore

Puoi aggiungere KPI a qualsiasi accordo di servizio per monitorare le prestazioni del fornitore, come il tempo di risposta e il tempo per essere pronti.

Il tempo di risposta misura il tempo che intercorre dall'assegnazione di un ordine di lavoro a un fornitore fino all'accettazione della richiesta da parte del fornitore.

Il tempo per essere pronti misura il tempo che intercorre dall'accettazione fino al completamento e alla chiusura dell'ordine di lavoro.

Per ogni KPI definisci una soglia di conformità SLA (l'obiettivo di prestazione richiesto), l'unità di misura e il tasso di accettazione necessario per soddisfare i requisiti dell'accordo.  

Puoi applicare un KPI a tutti gli ordini di lavoro coperti dall'accordo oppure limitarlo ad asset, edifici o lotti specifici. Puoi monitorare separatamente le prestazioni in tutto il tuo portafoglio, ad esempio impostando requisiti di tempo di risposta più rigorosi per le apparecchiature critiche della sala server, consentendo tempi di risposta più lunghi per attività a priorità inferiore come la pulizia delle finestre. 

Una volta impostati i KPI degli accordi di servizio, puoi accedere in qualsiasi momento alla relativa dashboard per vedere le prestazioni di un fornitore, filtrate per intervallo di tempo e ambito, senza dover creare manualmente confronti nei fogli di calcolo.

La dashboard fornisce una base chiara e coerente per le revisioni dei fornitori e le conversazioni sui rinnovi. Invece di affidarti alla memoria, a e-mail sparse o a solleciti manuali, ottieni una panoramica visiva delle prestazioni misurate rispetto alle soglie che hai definito. 

Utilizza queste informazioni come punto di partenza per le discussioni con i fornitori, le iniziative di miglioramento e le conversazioni sui rinnovi. I calcoli sono progettati per semplificare il monitoraggio delle prestazioni, ma devono sempre essere verificati e discussi con il fornitore prima di essere utilizzati come base per le decisioni finali.

Dalla conformità presunta a una dashboard dei fornitori

Con Dalux FM, le prestazioni dei fornitori diventano più facili da misurare, comprendere e discutere.

• KPI chiari: Ottieni una panoramica coerente delle prestazioni dei fornitori rispetto agli obiettivi SLA che hai definito.
• Una panoramica chiara dell'intervallo di tempo: Ottieni una vista delle prestazioni in tutto il tuo portafoglio, per qualsiasi intervallo di tempo o ambito.
• Un punto di partenza per la negoziazione: Queste informazioni supportano discussioni con i fornitori basate sui dati e decisioni migliori durante le revisioni del servizio e i rinnovi dei contratti.