Definire i requisiti di manutenzione fin dal primo giorno

Introduzione

Troppo spesso, la documentazione relativa a gestione operativa e manutenzione viene definita troppo tardi o gestita all'ultimo momento. Senza requisiti chiari fin dall'inizio, il processo di Handover diventa incoerente, causando lacune nella qualità e nella struttura. Questa sfida è amplificata durante la chiusura del Progetto, che in genere è una fase impegnativa e ad alta pressione, in cui i team sono già concentrati sul passaggio al Progetto successivo.

In qualità di responsabile della qualità, puoi utilizzare Dalux Handover per definire in anticipo i requisiti, stabilire aspettative chiare per i Subappaltatori e monitorare ogni Asset per garantire che tutta la documentazione necessaria venga fornita, verificata e sia Pronta prima dell'Handover.

La sfida

Spesso i Progetti vengono gestiti con requisiti deboli, poco chiari o completamente assenti per la documentazione. Senza standard definiti fin dalle prime fasi, i Subappaltatori devono indovinare cosa deve essere consegnato e in quale formato.

Questa mancanza di indicazioni diventa generalmente evidente quando gli invii vengono sottoposti a Revisione e Rifiutati in una fase avanzata del processo, costringendo i Subappaltatori a eseguire rielaborazioni reattive durante le fasi finali prima dell'Handover.

Di conseguenza, il Progetto non fornisce dati strutturati e utilizzabili relativi a gestione operativa e manutenzione. Al contrario, il proprietario dell'Edificio o il team di Facility management si ritrova con una documentazione frammentata e incoerente, difficile da consultare e utilizzare nella gestione continua degli edifici.

Come Dalux Handover risolve il problema

Prima dell'inizio dell'Handover, vengono definite le Informazioni necessarie per ogni Asset, garantendo che tutti i dati necessari siano chiaramente specificati e concordati. Utilizzando Modelli basati sugli Standard dell'azienda o sui requisiti di Progetti precedenti, questi possono essere riutilizzati e adattati invece di essere creati da zero.

Durante tutto il processo di Handover, i Subappaltatori forniscono e aggiornano le Informazioni sugli Asset direttamente sulla piattaforma. I Flussi di lavoro di Revisione garantiscono quindi che i dati soddisfino i requisiti di ciascun Pacchetto di lavoro, verificandoli e approvandoli.

In questo modo si crea un processo strutturato, dalla definizione dei requisiti alla raccolta e alla convalida di dati di alta qualità relativi a gestione operativa e manutenzione.

Il risultato

Con Dalux Handover ottieni:

• Requisiti chiari fin dal primo giorno: definisci in anticipo i requisiti delle Informazioni sugli Asset, così i Subappaltatori sanno esattamente cosa consegnare.
• Problemi identificati tempestivamente: monitora i progressi durante tutto il Progetto e identifica le Informazioni mancanti o incomplete settimane prima dell'Handover.
• Dati affidabili relativi a gestione operativa e manutenzione al momento dell'Handover: il proprietario dell'Edificio riceve Informazioni strutturate e verificate sugli Asset.

Dai requisiti a un record Pronto

In Dalux, crei Modelli e definisci le Proprietà necessarie prima che i Subappaltatori inizino a registrare gli Asset. In questo modo si garantisce che gli Asset non possano essere registrati senza le Informazioni necessarie.

I Modelli possono essere riutilizzati o importati in modo efficiente dai Profili dell'azienda, da altri Progetti o da Excel e possono essere facilmente modificati per adattarsi alle esigenze dei Progetti.

Una volta predisposti i Modelli e concordati i requisiti, ogni Subappaltatore riceve un insieme chiaramente definito di schede degli Asset da completare e inviare per la Revisione. L'intero processo è gestito all'interno di un unico sistema, in cui feedback e modifiche sono collegati direttamente a ciascun Asset, rendendo la comunicazione chiara e tracciabile. 

Puoi monitorare i progressi tramite un Dashboard e intervenire tempestivamente se qualcosa inizia a non procedere secondo i piani.

Al momento dell'Handover del Progetto, il proprietario riceve gli stessi dati strutturati degli Asset inseriti, sottoposti a Revisione e approvati durante il processo.

Un Handover basato su dati verificati degli Asset

Definendo i requisiti in anticipo e gestendo le Informazioni sugli Asset durante tutto il Progetto, il responsabile della qualità può garantire un Handover più fluido con dati completi, verificati e strutturati. Invece di cercare la documentazione mancante alla fine, il proprietario o il team di Facility management riceve Informazioni affidabili, Pronte a supportare una gestione efficiente degli edifici fin dal primo giorno.

Con Dalux Handover ottieni:

• Requisiti chiari fin dal primo giorno: definisci in anticipo i requisiti delle Informazioni sugli Asset, così i Subappaltatori sanno esattamente cosa consegnare.
• Problemi identificati tempestivamente: monitora i progressi durante tutto il Progetto e identifica le Informazioni mancanti o incomplete settimane prima dell'Handover.
• Dati affidabili relativi a gestione operativa e manutenzione al momento dell'Handover: il proprietario dell'Edificio riceve Informazioni strutturate e verificate sugli Asset.