Standardizzare l'esecuzione della gara

Introduzione

Gestire una gara tramite e-mail crea spesso un sovraccarico amministrativo, offerte incoerenti e nessuna registrazione chiara che dimostri che tutti gli offerenti abbiano lavorato sulle stesse informazioni. In qualità di responsabile degli acquisti, puoi utilizzare Dalux Gara per gestire i requisiti della gara, le domande e le risposte e le scadenze in un'unica piattaforma documentata, sostituendo le conversazioni e-mail sparse con un processo unico e strutturato.

La sfida

Le gare vengono spesso ancora gestite tramite e-mail, creando un sovraccarico amministrativo per il responsabile degli acquisti. Anche quando i requisiti della gara e legali sono standardizzati, l'e-mail non li fa rispettare. Le offerte restituiscono informazioni incoerenti e difficili da confrontare.

Senza un sistema condiviso, una domanda può rimanere senza risposta oppure essere dimenticata nel documento di risposta inviato a tutti gli offerenti. Gli offerenti possono quindi lavorare su informazioni diverse. Senza un sistema che ne garantisca il rispetto, una modifica informale della scadenza può raggiungere alcuni offerenti e non altri.

Senza una documentazione chiara del processo di gara, diventa difficile dimostrare a un offerente o al proprietario dell'edificio che tutti gli offerenti abbiano lavorato sulle stesse informazioni e a condizioni eque.

Come Dalux Gara risolve il problema

Con Dalux Gara puoi gestire il processo di gara in un'unica piattaforma invece che tramite e-mail. Tutti gli offerenti lavorano sulla stessa serie di requisiti e documentazione, strutturata e disponibile in un unico luogo.  Gli offerenti vedono solo le proprie offerte e comunicazioni.

Le domande e le risposte avvengono sulla piattaforma e puoi condividere le domande pertinenti con tutti gli offerenti. Le scadenze e i requisiti rimangono visibili a ogni offerente e Dalux Gara notifica gli offerenti ogni volta che qualcosa cambia. Dalux Gara documenta il processo mentre si svolge, fornendoti in seguito la prova che ogni offerente ha lavorato sulla stessa base di partenza.

Il risultato

Con Dalux Gara ottieni:

• Tutte le offerte ricevute soddisfano i requisiti della gara e seguono lo stesso formato
• Tutti gli offerenti ricevono le stesse informazioni aggiornate e le stesse scadenze
• Dalux Gara registra e documenta l'intero processo dall'inizio alla fine

Sfrutta le gare digitali

In qualità di responsabile della gara che gestisce il processo quotidiano, definisci i requisiti, fornisci risposte alle domande degli offerenti e gestisci le offerte all'interno di Dalux Gara, invece di gestire tutto tramite conversazioni e-mail e documenti sparsi.

Puoi impostare i requisiti della gara come campi obbligatori, in modo che un offerente non possa inserire un'offerta senza soddisfarli. Utilizza una combinazione di campi di testo, elenco, numerici e documento per coprire i tuoi requisiti. Ad esempio, puoi aggiungere un requisito relativo a un Documento di gara unico europeo (DGUE) per una gara pubblica europea.

Ogni offerente lavora con gli stessi requisiti, opzioni e limitazioni quando inserisce un'offerta. Questo aiuta gli offerenti a inserire tutto ciò che è richiesto e aiuta te a valutare le offerte successivamente, poiché ogni inserimento segue la stessa struttura.

I file della gara possono essere sincronizzati dal gruppo della gara direttamente nella tua gara, incluse le nuove versioni dei file, così gli offerenti lavorano sempre sulla documentazione corrente. Non è necessario inviare file aggiornati o tenere traccia di chi ha ricevuto quale versione. Gli offerenti possono ricevere un riepilogo giornaliero automatico che elenca tutte le modifiche ai file.

Le domande degli offerenti e le tue risposte rimangono all'interno della stessa piattaforma, invece di essere sparse tra le e-mail. Puoi pubblicare in forma anonima le domande pertinenti a tutti gli offerenti, mantenendo nascosta l'identità dell'offerente. Se diversi offerenti pongono la stessa domanda, puoi pubblicare un'unica risposta generale invece di rispondere individualmente a ciascuno.

Dalux Gara notifica automaticamente gli offerenti se modifichi la scadenza della gara. Non è necessario inviare un'e-mail di follow-up per confermare che tutti abbiano ricevuto l'aggiornamento. Tutti gli offerenti ricevono inoltre un'e-mail automatica 24 ore prima della scadenza.

Dalux Gara include un sistema di messaggistica integrato, così puoi inviare messaggi unidirezionali a uno, a più offerenti o a tutti gli offerenti. Ogni messaggio viene registrato in Dalux Gara. Puoi utilizzare questa funzione per aggiornare formalmente tutti gli offerenti in merito a una modifica della gara.

Quando scade la gara, Dalux Gara blocca le offerte inserite. Puoi quindi esaminare ogni offerta e scaricare tutti i documenti allegati dagli offerenti. Ciò che esaminerai successivamente è l'insieme esatto dei documenti inseriti da ogni offerente, organizzati in base ai requisiti che hai definito, non un insieme di allegati estratti da diverse conversazioni e-mail.

Dalle e-mail sparse ai processi strutturati

Dalux Gara trasforma un processo di gara basato sulle e-mail in un'unica piattaforma strutturata che documenta requisiti, domande e offerte dall'inizio alla fine.

Con Dalux Gara ottieni:

• Offerte che soddisfano i tuoi requisiti: i campi obbligatori, incluso il DGUE quando richiesto dalla legge, devono essere completati interamente prima di poter inserire un'offerta
• Stesse informazioni e stesse scadenze: ogni offerente lavora sugli stessi file e requisiti e Dalux Gara notifica automaticamente ogni offerente se cambia una scadenza
• Un processo documentato: Dalux Gara registra ogni requisito, domanda e scadenza, fornendoti un'unica registrazione da consultare se un offerente o il proprietario dell'edificio chiede come è stata presa una decisione