Come responsabile delle strutture, coordinare le richieste di servizio con appaltatori esterni può richiedere tempo inutilmente se non viene gestito in modo efficace. Spesso devi inserire manualmente dettagli come edificio e persona di contatto in un'email e, quando l'appaltatore arriva sul posto, spesso non ha istruzioni chiare su chi contattare perché non riesce a trovare l'email corretta.
Con il portale del fornitore Dalux, puoi assegnare direttamente gli ordini di lavoro ai fornitori, assicurando che gli appaltatori esterni abbiano in anticipo tutte le informazioni di cui hanno bisogno.
Gli appaltatori esterni possono anche utilizzare i loro dispositivi mobili per segnalare il lavoro completato, inclusi foto e log completo.
Ordina lavori dai fornitori
Per assegnare lavoro a un appaltatore esterno, crea un ordine di lavoro e collegalo a un fornitore selezionandolo dall'elenco. Selezionando un fornitore vengono automaticamente aggiunti il contatto predefinito della tua organizzazione, garantendo che il fornitore abbia un punto di contatto per l'accesso o altre informazioni necessarie per completare l'ordine di lavoro.
In questo caso, l'ordine di lavoro è stato inviato al fornitore esterno. Se il fornitore ha domande o necessita di chiarimenti, può vedere chi contattare.
Per saperne di più
Se desideri saperne di più su l'ordinazione del lavoro, puoi leggere questo articolo: Come ordinare gli ordini di lavoro da un fornitore nel portale Fornitori
Portale del fornitore
L'appaltatore esterno ora ha accesso all'ordine di lavoro con le informazioni originali sul desktop e sul dispositivo mobile.
Ora ha la possibilità di rifiutare o approvare l'ordine di lavoro, assegnarlo internamente al dipendente che eseguirà il compito oppure inviare un messaggio al cliente.
Amministrazione del portale fornitore
Per poter assegnare ordini di lavoro a un fornitore esterno, l'amministratore di Dalux FM deve creare un'azienda con il tipo di azienda impostato su 'Fornitore' e configurare le impostazioni come descritto in questo articolo: Come configurare aziende per il portale Fornitori
Informazioni sull'azienda
Le aziende in Dalux FM possono essere configurate in diversi modi, qui c'è una configurazione tipica per un fornitore:
- Imposta il tipo di azienda su Fornitore.
- Specifica la regione in cui questo fornitore può operare. Gli ordini di lavoro possono essere assegnati solo al fornitore all'interno di questa regione specificata. In questo caso, viene selezionato un solo edificio.
- Se l'opzione 'I compiti richiedono approvazione' è selezionata, il responsabile delle strutture deve approvare gli ordini di lavoro prima che possano essere contrassegnati come pronti.
- Per questo fornitore, tutti gli ordini di lavoro vengono prima inviati al dispatcher, che li assegna a un dipendente. Questo processo garantisce che il contenuto venga esaminato prima dell'esecuzione. Quando il dipendente completa il compito e restituisce l'ordine di lavoro, il dispatcher esamina i dettagli prima di inviarlo nuovamente al responsabile delle strutture.
Dopo aver completato la configurazione iniziale, il passo successivo è aggiungere almeno un amministratore all'azienda.
L'amministratore avrà permessi elevati per gestire il flusso di lavoro dell'azienda. Questo utente avrà l'autorità di invitare persone al portale fornitore, assegnare ruoli e supervisionare tutti i compiti associati all'azienda.
Inoltre, l'amministratore ha una visibilità completa su ogni ordine di lavoro assegnato all'azienda.
Per saperne di più su come configurare un'azienda come fornitore, leggi qui: Come configurare le aziende per il portale Fornitori
Per saperne di più
Se desideri saperne di più su Supplier portal, puoi leggere questi articoli: Come usare il Supplier portal come fornitore su desktop e Come usare il Supplier portal come fornitore su mobile