Come facility manager, può essere una sfida assicurarsi che tutti gli occupanti possano facilmente segnalare richieste o problemi e che i ticket siano risolti entro il termine concordato.
Con il Dalux FM HelpDesk, puoi configurare una piattaforma in cui gli occupanti possono inviare ticket tramite desktop e dispositivi mobili, e i ticket possono essere instradati ai destinatari appropriati in base all’argomento - anche direttamente a un fornitore esterno se necessario.
I facility manager possono monitorare gli stati dei compiti per tenere traccia dei progressi in diverse fasi, come "nuovo," "in corso," o "risolto".
Possono applicare filtri per restringere i compiti in base a criteri quali ubicazione, priorità, assegnatario o data di scadenza. Le viste personalizzate possono essere utilizzate per raggruppare i compiti per dipartimento, urgenza o tipo per fornire una prospettiva su misura.
Inoltre, è possibile monitorare le prestazioni per identificare colli di bottiglia e garantire che i compiti siano completati entro i tempi concordati.
Codici QR
I dipendenti, gli inquilini e gli utenti dell'edificio possono segnalare rapidamente e facilmente i ticket utilizzando posizioni GPS, planimetrie o codici QR tramite l'app Dalux FM HelpDesk. Ogni stanza o asset può essere contrassegnato con un codice QR, assicurando una segnalazione comoda e immediata dei problemi, fornendo al destinatario dettagli di ubicazione accurati.
Automazione
I ticket del HelpDesk vengono automaticamente indirizzati al responsabile della struttura appropriato in base alla posizione e all'argomento. Il responsabile della struttura può quindi creare un ordine di lavoro per gestirlo internamente o esternamente, completo di tutte le informazioni pertinenti fornite dal segnalatore.
Questo processo garantisce un servizio più veloce ed efficiente indirizzando i ticket alla persona giusta fin dall'inizio. Inoltre, Dalux FM può assegnare ticket in base a tipi specifici di asset o categorie di stanze, migliorando ulteriormente l'efficienza del flusso di lavoro.
Dashboard
Mentre tutto funziona in background e i ticket vengono automaticamente indirizzati alla persona giusta, tu, come responsabile della struttura, puoi monitorare la situazione con più filtri e visualizzazioni.
Amministrazione HelpDesk
Come admin devi avere la configurazione di base creata prima che gli occupanti possano iniziare a segnalare stanze e asset.
Edifici
Ogni edificio deve essere creato completo di livelli e stanze, leggi questi articoli su come importare stanze nel tuo edificio: Come importare nuovi disegni DWG in FM oppure Come importare modelli IFC in FM
Asset
Gli asset contengono tutte le informazioni su un particolare componente dell'edificio, questo potrebbe essere una porta o una macchina da caffè, ecc. Se gli occupanti devono segnalare gli asset, questi devono essere creati e collocati all'interno di un edificio, di un livello o di una stanza.
Leggi questo articolo per saperne di più sulla creazione di asset: Come creare gli asset FM sul desktop
Team e argomenti HelpDesk
Ora che abbiamo una ubicazione per l'occupante in cui segnalare i ticket, possiamo impostare la struttura del team; questo assicurerà che il team corretto riceva solo i ticket pertinenti per lui.
Leggi questo articolo per saperne di più su come creare team: Come configurare i team per HelpDesk
Crea i temi per facilitare la segnalazione e assegnare automaticamente i ticket ai team pertinenti.
Leggi questo articolo per saperne di più su come creare argomenti: Come impostare argomenti in HelpDesk
Una configurazione semplice potrebbe apparire così, dove tutti i ticket relativi alla pulizia sono assegnati al gruppo del responsabile della pulizia. I ticket relativi al riscaldamento, alle luci, all'acqua e alle finestre sono assegnati ai servizi interni e, se qualcuno richiede un servizio, il ticket è assegnato alla reception.
Puoi ora generare i codici QR per le stanze e gli asset seguendo questi due articoli:
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Se desideri saperne di più sui ordini di lavoro, puoi leggere questo articolo: Come impostare gli ordini di lavoro
Se desideri saperne di più sulla creazione di un ticket, puoi leggere questo articolo: Come inviare ticket utilizzando l'app mobile HelpDesk